UAE NATIONAL PRO (ضابط علاقات عامة)

الوصف الوظيفي

الغرض من الدور:

الغرض من دور PRO هو العمل كحلقة وصل بين الشركات والحكومة، وإدارة المهام القانونية والإدارية مثل الوثائق والموافقات وتجديد التراخيص. يتطلب هذا الموقف فهمًا عميقًا للإجراءات الحكومية لضمان الامتثال وتقديم الطلبات في الوقت المناسب للشركة وموظفيها.

المسؤوليات الرئيسية:

·       وثائق التأشيرة: قم بإعداد ومراجعة جميع الوثائق المتعلقة بالتأشيرة، بما في ذلك طلبات التأشيرة وخطابات الدعم والأوراق الأخرى المطلوبة للموظفين الجدد والتجديدات.

·       الامتثال للهجرة والدفاع المدني: ابق على اطلاع بقوانين ولوائح الهجرة والدفاع المدني، مما يضمن امتثال الشركة لجميع المتطلبات والمواعيد النهائية.

·       الاستشارة: تقديم التوجيه والدعم للموظفين الجدد والموظفين الحاليين فيما يتعلق بعملية طلب التأشيرة وتجديدها. أجب عن أسئلتهم وقدم حلولاً للتحديات المحتملة المتعلقة بالتأشيرة.

·       التعاون: العمل بشكل وثيق مع الموارد البشرية والمالية والإدارات ذات الصلة لجمع والتحقق من جميع المعلومات اللازمة لطلبات التأشيرة وتجديدها.

·       بناء العلاقات: تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع الوكالات الحكومية وأصحاب المصلحة الآخرين ذوي الصلة لتبسيط عملية الحصول على التأشيرة.

·       تحسين العملية: التقييم المستمر وتعزيز عمليات طلب التأشيرة والتجديد الخاصة بالشركة لزيادة الكفاءة والامتثال.

·       التقديم في الوقت المناسب: تأكد من تقديم جميع طلبات التأشيرة وتجديداتها بدقة وتقديمها في الوقت المحدد لتجنب أي انقطاع في حالة عمل الموظفين.

·       إدارة البيانات: الاحتفاظ بسجلات وقواعد بيانات دقيقة تتعلق بطلبات التأشيرة وتجديدها.

·       إعداد التقارير: إعداد تقارير منتظمة عن حالة طلبات التأشيرة وتجديدها، وتوفير التحديثات لأصحاب المصلحة المعنيين. المؤهلات.

·       معالجة جميع معاملات الدائرة الاقتصادية (تطبيق الترخيص، تجديد الترخيص، التعديل والمعاملات الأخرى).

·       تأسيس شركة في مناطق مختلفة في دولة الإمارات العربية المتحدة مثل (JAFZA و/و IFZA و/و MEYDAN أو/و ADGM أو/و DIFC و/أو MASDAR).

·       كن مسؤولاً عن تجديد بطاقة التوقيع الإلكتروني للشركة وبطاقة التأسيس في الوقت المناسب.

·       خبرة سابقة في دور مماثل مع التركيز على معالجة التأشيرات.

·       معرفة متعمقة بفئات التأشيرات ومتطلباتها وقوانين الهجرة.

·       اهتمام استثنائي بالتفاصيل والمهارات التنظيمية.

·       التواصل القوي والقدرات الشخصية.

·       القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

·       يعد الإلمام ببرامج الهجرة وقواعد البيانات ميزة إضافية.

·       تعتبر الشهادة المهنية في قانون الهجرة أو المجال ذي الصلة مفيدة.

·       تقديم الدعم الإداري للشريك الإداري ومدير الموارد البشرية.

·       إعداد شهادات الرواتب وشهادات الخبرة.

·       الحفاظ على بيانات الموظف/الموظفين.

Job description

Purpose of the role:

The purpose of the PRO role is to serve as the liaison between businesses and the government, managing legal and administrative tasks such as documentations, approvals, and license renewals. This position requires a deep understanding of governmental procedures to ensure compliance and timely submissions for the company and its employees.

Key Responsibilities:

• Visa Documentation: Prepare and review all visa-related documentation, including visa applications, support letters, and other required paperwork for new hires and renewals.
• Immigration & Civil Defense Compliance: Stay current with immigration & Civil Defense laws and regulations, ensuring that the company complies with all requirements and deadlines.
• Consultation: Provide guidance and support to new employees and existing staff regarding the visa application and renewal process. Answer their questions and offer solutions to potential visa-related challenges.
• Collaboration: Work closely with HR, Finance, and relevant departments to collect and verify all necessary information for visa applications and renewals.
• Relationship Building: Develop and maintain strong relationships with government agencies and other relevant stakeholders to streamline the visa process.
• Process Improvement: Continuously evaluate and enhance the company’s visa application and renewal processes to increase efficiency and compliance.
• Timely Filing: Ensure that all visa applications and renewals are filed accurately and submitted on time to avoid any interruptions in employees’ work status.
• Data Management: Maintain accurate records and databases related to visa applications and renewals.
• Reporting: Prepare regular reports on the status of visa applications and renewals, providing updates to relevant stakeholders. Qualifications.
• Process all the transactions of the Economic Department (License Apply, Renew License, Modify and other Transactions).
• Setting up of company in different Freezones of UAE such as (JAFZA or/and IFZA or/and MEYDAN or/and ADGM or/and DIFC or/and MASDAR).
• Be responsible for timely renewal of the company e-signature card, establishment card.
• Prior experience in a similar role with a focus on visa processing.
• In-depth knowledge of visa categories, requirements, and immigration laws.
• Exceptional attention to detail and organizational skills.
• Strong communication and interpersonal abilities.
• Ability to work effectively under pressure and meet tight deadlines.
• Familiarity with immigration software and databases is a plus.
• Professional certification in immigration law or related field is advantageous.
• Provide administrative support to the Managing Partner and HR manager.
• Preparing salary certificates and certificates of experience.
• Maintaining Employee/personnel data.