أهداف الوظيفة
الاجابة على استفسارات المتعاملين ومتابعة توفير الخدمات والتنسيق للبرامج والفعاليات المجتمعية في المراكز المجتمعية والمجالس وفقاً للخطط المعتمدة والتواصل مع الجهات الخارجية والداخلية للتأكد من كفاءة وفعالية التنفيذ وفقاً للمعايير المعتمدة.
الواجبات والمسؤوليات التشغيلية
1. استلام وتسجيل طلبات المتعاملين الواردين للمراكز المجتمعية / المجالس ضمن الوقت المحدد في نظام إدارة الحالات واستيفاء البيانات الأولية والتأكد من توافر كافة المستندات المقدمة وفقاً للمعايير والإجراءات والسياسات المعتمدة في الهيئة.
2. الإجابة على الاستفسارات الواردة من المتعاملين وتوفير المعلومات الخاصة بالخدمات والفعاليات في المراكز والمجالس التابعة للهيئة ومتابعة وصول الخدمات المطلوبة بشكل صحيح عن طريق النظام الاكتروني.
3. العمل على تخليص الخدمات الواردة من المتعاملين الواردين للمركز المجتمعي/ المجلس مع الجهات الخارجية ومتابعتها والتحقق من توفيرها في الوقت المحدد .
4. حجز القاعات والمرافق في المراكز والمجالس المجتمعية للجهات الخارجية بناء على الطلب بعد اتمام كافة الاجراءات والموافقات واعتماد طلبات في النظام الالكتروني وفقاً للإجراءات.
5. متابعة التنسيق مع الإدارات المختلفة داخل الهيئة فيما يتعلق بتنظيم الفعاليات لتوفير الدعم والخدمات والموافقات وفقاً للإجراءات المعتمدة.
6. التواصل مع الجهات الخارجية التي تتطلب تنظيم فعاليات في المراكز والمجالس المجتمعية والمراجعة لتأكيد الحجوزات وتوفير المتطلبات اللازمة لتنظيم الفعاليات والبرامج.
7. متابعة تنفيذ الفعاليات التي تقام بالمجالس التابعة للهيئة وحضور الفعاليات التي تنظم من الجهات الخارجية بالمجالس وتسهيل تلبية المتطلبات لتنظيم الفعاليات والتأكد من وجود كافة المستلزمات وكفاءة الاجهزة والمعدات حسب المتطلبات.
8. إجراء الزيارات الميدانية لخيم العزاء وحضور الفعاليات المختلفة في المجالس والمراكز لضمان مطابقتها للمواصفات المتفق عليها مع الموردين والوقوف على احتياجات رواد المجالس وكتابة الملاحظات .
9. التنسيق مع إدارة التسويق والاتصال المؤسسي لتوفير التغطية الاعلامية للفعاليات حسب الحاجة .
10. إستقبال الشكاوى والملاحظات من المتعاملين والمنتفعين من خدمات الهيئة وأية جهات ذات علاقة والعمل على حلها في نطاق الاختصاص أو رفعها للموظف أو الجهة المختصة ومتابعة الحل لإغلاق الملاحظات.
11. تجهيز الرسائل الرسمية والدعوات للحضور والمشاركة الخاصة في الفعاليات إلى الأشخاص المعنيين وإعداد المراسلات الداخلية واعتمادها .
12. إعداد العروض التوضيحية الخاصة بمهام العمل بالاضافة الى التقارير الدورية ورفعها للمسؤول المباشر.
الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات.14. أية مهام واختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفية.
المتطلبات التعليمية
بكالوريوس في الخدمة الإجتماعية أو بكالوريوس إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
متطلبات الخبرة
· 0-2 سنوات خبرة في مجال متعلق.