Job Description
المهام الرئيسية:1.استلام طلبات الشراء المحلية والخارجية والشراء العاجل الواردة من الوحدات التنظيمية المختلفة حسب أصناف المواد المطلوبة والقيام بدراستها تمهيدا لاختيار الموردين حسب آلية العمل المحددة.2.دراسة ومراجعة طلبات الشراء الواردة من الوحدات التنظيمية المختلفة ومتابعة إجراءات الموافقة، التعديل، الإلغاء للمواد والسلع المطلوبة ومتابعة تطبيق إجراءات فعالة لضمان الانجاز السريع والكفء لمعاملات المشتريات ومتابعة توريد المشتريات في المواعيد المحددة ضمن العقود المبرمة وذلك حسب آلية العمل المحددة.3.إعداد طلبات الشراء وتوزيعها على الموردين المعنيين، وجمع عروض الأسعار للطلبات البسيطة للمشاركة في العطاءات.4.إرسال العروض المستلمة للطلبات البسيطة إلى الإدارات الفنية لدراستها واستلام التقارير الفنية من الجهات المختصة لتقييم العروض.5.متابعة تنفيذ توصيات اللجنة بشأن اختيار العروض المناسبة استنادًا إلى السعر والمواصفات ومدة التوريد، والتأكد من الالتزام بالقرارات الصادرة.6.التعاون مع اللجان المختصة لتقييم العروض المالية المقدمة للمناقصات الصغيرة وتقديم الملاحظات اللازمة لضمان توافقها مع أهداف الدائرة.7.مراجعة التقييمات الفنية المقدمة من الإدارات لضمان أن العروض تتماشى مع معايير المناقصات الصغيرة الخاصة بالقسم.8.العمل على التفاوض مع الشركات لضمان الحصول على أفضل الأسعار والشروط الممكنة للطلبات البسيطة بما يدعم الأهداف المالية للمشاريع.9.متابعة إجراءات اعتماد تقارير تحليل المناقصات وأوامر الشراء للطلبات البسيطة المتعلقة بالقسم لضمان الامتثال للأنظمة والسياسات المؤسسية.10.القيام بإنجاز الطلبات الواردة من الوحدات التنظيمية المختلفة لمنح الصلاحيات للمعنيين في النظام، بالإضافة إلى إنجاز الطلبات الواردة بخصوص المعالجة الفنية في نظام المشتريات وحل جميع المشكلات الفنية المرتبطة فيه.11.التدقيق على العقود المشارفة على الانتهاء وتحرير تذكير بها لقسم المستودعات لمحاولة الاستفادة من الكميات المتعاقد عليها مع الشركات المعنية خلال فترة سريان العقد أو الإفادة عن مدى الحاجة أو الإغلاق طبقاً للإجراءات المتبعة ومراقبة العقود وعدم تجاوزها للحد القانوني سواء بالزيادة أو بالنقص.12.العمل على إعداد وتحديث قوائم بأسماء منسقي المشتريات في الوحدات التنظيمية وإعطائهم الصلاحيات في نظام المشتريات بالإضافة إلى متابعة تدريبهم على ذلك النظام وتقديم المساعدة اللازمة لهم عند الطلب.13.مراقبة طريقة سير طلبات الشراء الفعلية على مدار العام لحساب نسبة انحراف الخطة عن المخطط له ومتابعة توريد المواد حسب آلية وإجراءات العمل المحددة.14.المتابعة الدورية لأوامر الشراء العالقة بنظام المشتريات والتأكد من التوريدات ومتابعة أسباب عدم التوريد أو عدم إعداد سندات الاستلام وإغلاق الارتباطات العالقة في النظام.15.دراسة المنازعات والأوامر التغيرية لأوامر الشراء الصادرة وكافة الأمور المتعلقة بالمشتريات ورفع النتائج والتوصيات للمشرف المباشر لاتخاذ القرارات المناسبة16.التنسيق مع قسم المستودعات لدراسة المواد الأكثر تكراراً وتضمينها لعقود سنوية لتوفير التكلفة وحصر الموارد بشكل دوري وعمل قوائم تبين طالب المواد وكمياتها ومدى تكرار طلبها خلال العام.17.متابعة عمليات التوريد لأوامر الشراء القياسية والتأكد من توريد المواد حسب المواصفات وفي الوقت المحدد18.التأكد من أن عمليات الشراء تتوافق مع المعايير البيئية والاجتماعية، وحماية البيانات الحساسة المتعلقة بالمشتريات من الاختراقات.19.التحقق من أن طلبات الشراء تستوفي كافة المتطلبات الضرورية لطرحها، وضمان توافق المواد والسلع المطلوبة مع احتياجات الدائرة.20.التنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية لضمان تطابق الميزانية المعتمدة مع قيمة العقود وأوامر الشراء للطلبات البسيطة ضمن نطاق عمل القسم.21.إعداد وإصدار ومتابعة أوامر الشراء المعتمدة للطلبات البسيطة في الأنظمة الإلكترونية الخاصة بذلك، أمر شراء بالجملة (Blanket)، أمر شراء قياسي (Standard).22.تحليل ودراسة طلبات الشراء المباشرة المتعلقة بالقسم بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية ورفعها للجنة المختصة حسب الإجراءات التعاقدية المعتمدة23.تقديم الدعم الفني والإداري للجان المسؤولة عن شراء السلع والمواد البسيطة خلال مراحل الطرح والتحليل والترسية، لضمان سير العمل بفعالية ووفقاً للمعايير المطلوبة.24.تسهيل وتنظيم المهام الخاصة باللجان المعتمدة، لتمكينها من تنفيذ نشاطاتها المرتبطة بعملية شراء السلع والمواد البسيطة بكفاءة ووفقاً للتشريعات والقوانين والأنظمة والقرارات واللوائح المعتمدة بالدائرة.25.تنفيذ كافة المهام والمسؤوليات الموكلة وفق سياسة أمن وسرية المعلومات المعتمدة في الدائرة وفي حدود الصلاحيات الممنوحة.
