Job Description
Job Summary:
The Secretary is responsible for providing administrative and clerical support to ensure the smooth operation of the office. The ideal candidate will be able to handle multiple tasks, organize information efficiently, and maintain a professional demeanor in all interactions.
Key Responsibilities:
- Perform general administrative duties including answering phones, taking messages, and redirecting calls when necessary.
- Manage office correspondence, including drafting letters, emails, and memos.
- Schedule appointments, meetings, and travel arrangements for managers or executives.
- Maintain and organize filing systems for important documents and records.
- Prepare reports, presentations, and documentation as requested by management.
- Manage and maintain office supplies, and order new supplies as needed.
- Assist in preparing meeting agendas and take meeting minutes when necessary.
- Handle confidential and sensitive information with discretion.
- Coordinate with other departments as required to facilitate smooth operations.
- Perform any other administrative tasks as assigned by the supervisor.
ملخص الوظيفة:
يتحمل السكرتير مسؤولية تقديم الدعم الإداري والمكتبي لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بالقدرة على إدارة مهام متعددة، تنظيم المعلومات بكفاءة، والحفاظ على سلوك مهني في جميع التعاملات.
· المهام الرئيسية:
- تنفيذ المهام الإدارية العامة مثل الرد على المكالمات الهاتفية، استقبال الرسائل، وتحويل المكالمات عند الضرورة.
- إدارة المراسلات المكتبية بما في ذلك صياغة الرسائل، البريد الإلكتروني، والمذكرات.
- جدولة المواعيد، الاجتماعات، وترتيب السفر للمديرين أو التنفيذيين.
- الحفاظ على أنظمة الملفات وتنظيم الوثائق والسجلات الهامة.
- إعداد التقارير، العروض التقديمية، والمستندات حسب طلب الإدارة.
- إدارة وصيانة مستلزمات المكتب، وطلب لوازم جديدة عند الحاجة.
- المساعدة في إعداد جداول الأعمال للاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات عند الضرورة.
- التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بسرية تامة.
- التنسيق مع الأقسام الأخرى حسب الحاجة لتسهيل سير العمل.
- تنفيذ أي مهام إدارية أخرى تُكلف بها من قبل المشرف.
