Office Operations Manager

ملخص الوظيفة: مدير عمليات المكتب مسؤول عن الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، وضمان أن مكان العمل فعال ومنظم ومناسب للإنتاجية. يشمل هذا الدور إدارة اللوازم المكتبية، وصيانة المرافق، والإشراف على الموظفين الإداريين، وتنفيذ العمليات التشغيلية لتبسيط الأنشطة المكتبية.

Job Summary: The Office Operations Manager is responsible for overseeing the day-to-day operations of the office, ensuring that the workplace is efficient, organized, and conducive to productivity. This role includes managing office supplies, maintaining facilities, supervising administrative staff, and implementing operational processes to streamline office activities.

المسؤوليات الرئيسية:

Key Responsibilities:

إدارة المكتب:

Office Management:

ضمان أن بيئة المكتب نظيفة وآمنة وفعالة.

Ensure the office environment is clean, safe, and functional.

الإشراف على تخصيص مساحة المكتب وصيانة المعدات.

Oversee office space allocation and equipment maintenance.

إدارة اللوازم المكتبية والمعدات والمخزون، وضمان الشراء الفعال من حيث التكلفة.

Manage office supplies, equipment, and inventory, ensuring cost-effective procurement.

التنسيق مع البائعين الخارجيين لخدمات مثل التنظيف والصيانة واللوازم المكتبية.

Coordinate with external vendors for services such as cleaning, maintenance, and office supplies.

الدعم الإداري:

Administrative Support:

الإشراف وتنسيق الموظفين الإداريين لضمان الكفاءة والفعالية.

Supervise and coordinate administrative staff to ensure efficiency and effectiveness.

الإشراف على جدولة الاجتماعات والفعاليات المكتبية وترتيبات السفر.

Oversee the scheduling of meetings, office events, and travel arrangements.

الحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب وضمان الامتثال لأنظمة الصحة والسلامة.

Maintain office policies and procedures and ensure compliance with health and safety regulations.

إدارة الميزانية:

Budget Management:

مراقبة وإدارة ميزانية عمليات المكتب، وضمان استخدام الموارد بفعالية.

Monitor and manage the office operations budget, ensuring resources are utilized effectively.

إعداد تحليل التكلفة وتقديم تقرير إلى الإدارة العليا بشأن نفقات التشغيل المكتبية.

Prepare cost analysis and report to senior management on office operational expenses.

التواصل والتنسيق:

Communication and Coordination:

العمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين لضمان التواصل السلس.

Serve as a liaison between management and staff to ensure smooth communication.

التنسيق مع الإدارات الأخرى لدعم العمليات والمبادرات على مستوى الشركة.

Coordinate with other departments to support company-wide operations and initiatives.

إدارة عملية تأهيل الموظفين الجدد وضمان تلبية جميع الاحتياجات المتعلقة بالمكتب.

Manage the onboarding process for new employees and ensure all office-related needs are addressed.

تحسين العمليات:

Process Improvement:

تحديد مجالات التحسين في عمليات وإجراءات المكتب، وتنفيذ تغييرات لزيادة الكفاءة.

Identify areas for improvement in office processes and procedures, and implement changes to increase efficiency.

تطوير وتنفيذ أنظمة لتتبع وتحسين عمليات المكتب.

Develop and implement systems for tracking and improving office operations.

التبعية الإدارية:

Reporting To:

الإدارة العليا

Senior Management