ملخص مهام الوظيفة:
يهدف السكرتير إلى تقديم الدعم الشامل لمكتب الرئيس التنفيذي ومدير الشؤون الإدارية، وتنظيم الجدول الزمني والأعمال اليومية، وإدارة المكالمات والمراسلات الإلكترونية، وتنظيم الاجتماعات، وتحضير وإعداد المستندات والتقارير، والعروض التقديمية، والحفاظ على سرية المعلومات ومجموعة متنوعة من المهام الإدارية والتنظيمية.
المهام والمسؤوليات:
تنظيم الوقت: القدرة على إدارة الجداول الزمنية والأعمال اليومية بفعالية.
إدارة المهام: تحديد الأولويات ومتابعة المشاريع والمهام المطلوبة.
التواصل الفعّال: مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي، بما في ذلك القدرة على كتابة مراسلات رسمية.
إدارة المكالمات: التعامل المهني مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات العامة.
تكنولوجيا المعلومات: إتقان برامج الحاسوب الأساسية مثل Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وبرامج إدارة المراسلات.
إدارة المراسلات الإلكترونية: القدرة على استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعّال.
السرية والموثوقية: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والامتثال للسياسات الأمنية.
المرونة والتكيف: القدرة على التعامل مع المهام المتغيرة والضغط.
تنظيم الاجتماعات: القدرة على تنسيق وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية بفاعلية.
دعم إداري عام: القدرة على تنفيذ المهام الإدارية المختلفة، مثل تنظيم السفر والإقامة.