سكرتيرة تنفيذية | Executive Secretary

Skills

:مسؤوليات الوظيفة• إعداد جدول الأعمال والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.• التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير العام.• استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.• التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.• إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين.• التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.• إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.• الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.• إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب • تتحدث اللغة العربية والانجليزيةJob Responsibilities:Preparing agendas and assisting in scheduling board meetings, conferences, etc.Coordinating and attending meetings on behalf of the General Manager.Receiving and redirecting phone calls as requested.Handling incoming and outgoing correspondence and organizing it by priority.Preparing and arranging travel for managers.Managing confidential documents and ensuring their secure storage.Preparing invoices and financial statements, and providing assistance with bookkeeping.Maintaining electronic and paper records, ensuring information is organized for easy access.Conducting research and preparing presentations and reports upon request.Proficient in Arabic and English.