CDD - Office Manager (H/F/X) - Novembre 2024

CHANEL est une entreprise indépendante qui croit en la liberté de la création, cultive le potentiel humain et s'engage pour avoir un impact positif dans le monde.

L’activité Parfums Beauté affirme sa singularité à travers une promesse : celle de révéler la beauté de chaque femme dans ce qu’elle a de plus singulier à travers son Parfum, son Maquillage et ses produits de Soin.

La Direction PR & Influence est en charge de définir, créer et orchestrer la stratégie PR et Influence de la Division Parfums Beauté à l’international. Vous accompagnez 3 membres du CODIR en jouant un rôle essentiel de relais et de communication auprès des équipes basées en France et à l'international.

VOS MISSIONS

• Assurer l'assistanat au quotidien des 3 pôles : gestion d'agenda complexe, organisation des déplacements, suivi des mails, prise en charge des appels téléphoniques et suivi administratif courant.
• Assurer une communication interne fluide et précise auprès du Comité de Direction et de l'ensemble de l'équipe, ainsi qu'avec les différents interlocuteurs du siège et des Régions en coordination étroite avec les autres Assistantes de Direction.
• Aider à la préparation de réunions et organiser si nécessaire les séminaires/événements internes à l’équipe ou avec les marchés français ou internationaux : partage d'information, gestion logistique, préparation des ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes-rendus …etc.
• Contribuer au suivi de certains dossiers spécifiques ainsi qu'à la préparation de supports de présentations.
• Suivi administratif et juridique selon les process mis en place (certificats de confidentialité, bons de commandes, contrats).
• Gestion et suivi budgétaire de l’exécution des dépenses, suivi des notes de frais.
• Coordination de l’équipe au quotidien ; préparation et onboarding des nouveaux arrivants, organisation d’événements et célébrations diverses au sein de l’équipe, soutien sur la vie de bureau et des déplacements collectifs.

VOTRE PROFIL

• De formation supérieure de type Bac+2/3, vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) de Direction dans un contexte international.
• Fiable, rigoureux(se), organisé(e) et impliqué(e), vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service et de la confidentialité.
• Autonome, vous savez faire preuve d'anticipation, de proactivité et possédez les atouts nécessaires pour intégrer un environnement exigeant.
• Vous avez un tempérament positif, dynamique, vous êtes moteur dans la proposition de solutions.
• Vous favorisez la communication grâce à votre excellent sens du contact et votre diplomatie.
• Vous parlez couramment anglais.
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et êtes autonome pour assurer la bonne qualité de présentation d'un document.

VIVEZ L’EXPERIENCE CHANEL !

Tout au long de votre expérience, vous serez immergé(e) dans un environnement dynamique, innovant et apprenant, où la création et l'humain sont au coeur des préoccupations.

Vous rejoignez une activité singulière, aux méthodes et procédés uniques - qu'ils soient créatifs, de développement ou d'industrialisation - et évoluez aux côtés d'une diversité d'experts aux savoir-faire reconnus.

Poste basé à Neuilly-Sur-Seine.

De la singularité de chacun nait la richesse de nos équipes. CHANEL valorise la diversité sous toutes ses formes.