الرسائل التعريفية هي طريقة ممتازة لمعرفة المزيد من المعلومات حول المرشحين؛ حيث يمكنك معرفة المزيد حول أسلوبهم الكتابي، وطريقة تعبيرهم عن أنفسهم، إلى جانب مسيرتهم المهنية، والتطور المهني الذي حققوه. كما تلعب الرسائل التعريفية دوراً كبيراً في تسهيل عملية تصفية المرشحين، حيث تساعد على تصفيتهم دون الحاجة للاطلاع على السيرة الذاتية الخاصة بهم. ونظراً لكثرة طلبات التوظيف، قد تكون عملية قراءة الرسائل التعريفية بشكل كامل عملية صعبة. ولمساعدتك على تخطي هذه الصعوبة، يقدم لك خبراء بيت.كوم، أكبر موقع للوظائف في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، مجموعة من النصائح التي تستطيع من خلالها تقييم أي رسالة تعريفية خلال وقت قصير:
1. التنسيق
إن تقديم رسالة تعريفية ذات تنسيق خالٍ من الأخطاء لا يعني أن المرشح هو مثالي، ولكن تقديم رسالة تعريفية ذات تنسيق سيء تعني أن المرشح هو المرشح الخاطئ. ففي حال كنت تبحث عن شخص ينتبه إلى التفاصيل، ومنظم بشكل كبير، ومرتب، أو شخص يهتم بتقديم عمل جيد خالٍ من الأخطاء، فإن الرسالة التعريفية ذات التنسيق السيء لا تُعبّر عن هذا الشخص أبداً. بل يجب على الشخص الذي يتمتع بالصفات السابقة الانتباه بشكل كبير إلى الوثائق التي يقدمها للحرص على التعبير عن نفسه بأفضل صورة.
عليك كصاحب عمل البحث عن رسائل تعريفية منظمة ومرتبة ومُنسّقة بشكل لائق، وتحتوي على جميع معلومات المرشح الشخصية، وتمتلك الهوامش بالقياسات المناسبة، وتنسيقها يبدو مهني بشكل عام. والرسالة التعريفية الجيدة هي تلك التي تستخدم خط عادي وليس خطوط مزخرفة أو غير لائقة لوثيقة مهنية، أو تلك التي تستخدم خط عريض أو مائل. اختر الرسالة التعريفية التي تتبع التنسيق المناسب الذي يمكن أن ترسله لعملائك.
2. عبارات عامّة
خذ نظرة سريعة على الرسالة التعريفية، وفي حال وجدت عبارات مثل "شركتك الموقرة" أو أي عبارة عامّة أُخرى مثل "امتلك المهارات التي تتلاءم مع وظيفتك الشاغرة"، تأكد من أن المرشح يرسل ذات الرسالة التعريفية للعديد من الشركات. والمشكلة في هذه الرسائل التعريفية أنها لا تُقدم أي معلومات محددة حول المرشحين لأنها مكتوبة بشكل عام لتتلاءم مع جميع الوظائف، والقطاعات، والشركات. في حال كنت تبحث عن مرشح خصص الوقت والجهد للبحث عن شركتك وقراءة الوصف الوظيفي الخاص بالشاغر، إذاً فوجود العبارات العامة هذه تدل على أن الرسالة التعريفية التي تقرأها ليست المطلوبة.
عليك البحث عن اسم شركتك في الرسالة التعريفية، أو المسمى الوظيفي المحدد، وبعض الكلمات المفتاحية المرتبطة بالمنصب الشاغر في شركتك والمهارات المطلوبة. على سبيل المثال، لو كنت تعمل في شركة عقارات وتبحث عن مدير مبيعات، ولكن كان المرشح يتحدث عن المؤهلات التي يمتلكها في مجال الهندسة، إذاً عليك تجاهل الرسالة التعريفية هذه والمتابعة للرسالة التعريفية التالية.
3. القصص
انتبه من الرسائل التعريفية التي تسرد قصصاً طويلة. وفي حال كان هدفك الحصول على كفاءات فعالة، فإن قراءة رسالة تعريفية ذات ثلاث صفحات سيُعيق هذا الهدف فقط. وتدل الرسالة التعريفية الطويلة على أن المرشح يفتقد إلى الفعالية والقدرة على إعطاء الأولوية للأمور الهامة؛ حيث يجب على المرشحين اختيار الأمور الهامة، وتقييم المعلومات التي يجب إضافتها إلى الرسالة التعريفية، واستبعاد المعلومات غير الهامة بشكل ذكيّ، ومعرفة الأمور التي قد تهم صاحب العمل، وتساعد المرشح في الحصول على الوظيفة التي يتقدم إليها، وتجنب ذكر تلك المعلومات الإضافية التي لا تساهم في تعزيز فرصه.
ابحث عن الرسائل التعريفية التي لا يتجاوز طولها صفحة واحدة، فهذا هو الطول المثالي. ويعني ذلك أن صفحة واحدة من الرسالة التعريفية تحتوي على معلومات كافية لتتمكن كصاحب عمل من أخذ فكرة جيدة عن المرشحين، ونقاط قوتهم، ومهاراتهم ومؤهلاتهم دون قراءة الكثير من المعلومات والتفاصيل غير الهامة.
4. أخطاء إملائية
إن تقديم رسالة تعريفية خالية من الأخطاء الإملائية لا يقتصر على إعطاء فكرة مثالية عن المرشح فحسب، بل إن تقديم رسالة مليئة بالأخطاء الإملائية يعني أن المرشح قد لا يكون مناسباً لوظيفتك الشاغرة؛ فإذا كان المرشح يقدم رسالة تعريفية مليئة بالأخطاء، فيجب عليك البدء في التفكير في جودة الوثائق التي قد يرسلها إلى عملائك، وأعضاء الفريق، وغيرهم من المهنيين أو المدراء. وقد يضعك ذلك في موقف محرج، ويؤثر بشكل سلبي على صورة الشركة، مما قد يجعلها تبدو غير مهنية أمام المدراء الإداريين أو غيرهم من المسؤولين.
ابحث عن الأخطاء الإملائية في الرسالة التعريفية، وتأكد من أن اسم الشركة والمسمى الوظيفي مكتوبان بطريقة صحيحة، إلى جانب كتابة اسم المسؤول عن التوظيف أو مدير الموارد البشرية بشكل صحيح. في حال كان أي مما سبق مكتوباً بشكل خاطًئ، فقد يكون هذا المرشح غير ملائم لوظيفتك الشاغرة.
هذا ليس كل شيء، فما يزال هناك العديد من القواعد الرئيسية التي يجب أخذها في عين الاعتبار عند اختيار المرشح المناسب. كما تُعد بعض القواعد السابقة مرنة وغير شديدة؛ فعلى سبيل المثال، لو كان المرشح مثالياً ويمتلك جميع المهارات والمؤهلات المطلوبة، ولكن يوجد خطأ إملائي صغير في رسالته التعريفية فهذا لا يعني أن عليك تجاهل جميع الأمور الأُخرى بسبب خطأ صغير. ولكن في حال اجتماع جميع العوامل السابقة في نفس الشخص، فقد تكون تلك إشارة أن المرشح غير ملائم لوظيفتك الشاغرة. وفي حال كنت لا تمتلك سوى 30 ثانية لتخصيصها لكل رسالة تعريفية، فهذه هي الأمور البارزة التي عليك البحث عنها.
هل سئمت من البحث عن مرشحين بنفسك؟ اطلع على خدمة Source 2 Hire من بيت.كوم.
