السؤال لقد انضممت الى الشركة التي أعمل بها حالياً منذ ستة أشهر كمدير للموارد البشرية وانا مسؤول منذ ذلك الوقت عن الإشراف على كافة المهام المتعلقة بالموارد البشرية وتقييمها وإدارتها. وإحدى الأمور التي لاحظتها هي النسبة العالية لتغيّب الموظفين وغياب التدابير اللازمة للحد من تلك النسبة العالية. كيف يمكنني معرفة أسباب هذا التغيّب وما هي التدابير للحد منه؟ لطالما عملت في شركات حيث مستوى التغيّب معتدل وحيث السياسات المتعلقة بهذا الموضوع كانت قائمة وسارية المفعول للتحكم بنسبة التغيّب. ولكن البدء من الصفر واستحداث نظام للشركة التي انضممت اليها مؤخراً مسؤولية كبيرة وانا لا أريد ارتكاب اي أخطاء
الإجابة ان التحكم بالتغيب من الأمور الأساسية في كل شركة. وفي حين ان الأسباب المؤدية الى التغيّب هي معقدة ومتعددة، يمكن اتخاذ تدابير تصحيحية فعالة بهذا الشأن. ستجد، في ما يلي، تفسيراً للتغيّب وأسبابه وكيفية معالجته
ينقسم التغيّب الى ثلاث فئات القانوني أي العطل الرسمية المصرح به غير المصرح به (التغيب غير المأذون) – هذا هو نوع التغيّب التي تعاني منه معظم الشركات وتعمل على تجنبه أو تخفيض نسبته. في الواقع، لقد اشار استبيان بيت.كوم الأخير حول "التغيّب عن العمل في منطقة الشرق الأوسط" (يوليو 2012) الى ان 79.8% من المهنيين في الشرق الأوسط يعتقدون ان تغيّب الموظفين يضرّ باستمراريّة العمل، ويعتبر 58,2% منهم أنه "مضر جداً"؛ ويتم النظر إلى تناقص الإنتاجية الإجماليّة على أنها أكثر الآثار الجانبيّة كلفة لتغيّب الموظّفين (26.8%)، تتبعها إمكانية خسارة الشركة لعملائها أو عدم رضاهم عنها (22,3%) ومواجهة مشاكل على صعيد معنويات الموظّفين
كيفية قياس نسبة التغيّب إن الطريقة الشائعة التي يتم من خلالها قياس نسبة تغيّب الموظفين هي صيغة " معدل الوقت الضائع" وصيغة "الوتيرة على الصعيد الشخصي معدل الوقت الضائع = (عدد أيام العمل الضائعة / العدد الإجمالي لأيام العمل)* 100 الوتيرة على الصعيد الشخصي= (عدد الموظفين الغائبين/ معدل عدد الموظفين) * 100
أسباب التغيّب هناك أسباب عدة لتغيّب الموظفين ونذكر منها العمر: تشير التجربة الى ان الموظف الكبير في السن يميل الى التغيّب بصورة أقل من الموظف الشاب وذلك لأنه يستقر في وظيفته. ومع ذلك، فإن الموظف الكبير في السن يميل الى التغيّب لأسباب صحية وغالباً ما تكون فترة غيابه أطول من فترة غياب الموظف الشاب الجنس: تميل المرأة الى التغيب أكثر من الرجل وبخاصة تلك التي لديها عائلة لتعتني بها. وقد اشار استبيان بيت.كوم حول "التغيّب عن العمل في منطقة الشرق الأوسط" ان 42.6% من الموظفات تغبنَ بشكل أكبر من الرجال في العمل الأقدمية: في حين يظن البعض أن الموظف الجديد يحاول الإستفادة من العطل غير المأذون بها أكثر من مدير تنفيذي من أجل الراحة والإسترخاء، يعتقد 50,2% أن كبار الموظّفين يأخذون إجازات غير مخطّط لها أكثر من أي شخص آخر ويعتقد 58,2% أن الإدارة تُعامل بأفضلية في ما يتعلّق بالتغيّب عن العمل السلوك الشخصي: الموظف الذي يتمتع بأخلاقيات عمل رصينة يقدر عمله ونادراً ما يسمح لنفسه بأخذ عطل غير مصرح بها في حين أن غيره يميل الى عدم تحمل المسؤولية كثيراً. فيعتقد 22.7% من المهنيين أن "غياب المسؤولية" من الأسباب الأساسية للتغيب عن العمل ضغط العمل: عندما تكون الوظيفة مسبّبة للتوتر، يميل الموظف الى أخذ أيام عطل غير مصرح بها من أجل التخفيف من الضغط والتوتر الذي يشعر به روتين العمل اليومي: إن الأشخاص الذين يشغلون وظائف مملة وتتسم بالتكرار يميلون الى الإستفادة من التغيّب غير المأذون به من أجل القيام بنشاطات أو أمور أكثر أهمية الرضا الوظيفي: كلما كان الموظف غير راضٍ عن مهامه الوظيفية، كلما زاد غيابه عن العمل. والى جانب "غياب المسؤولية" فإن "عدم الرضا الوظيفي" هو ايضاً من الأسباب الأساسية للتغيّب عن العمل مع 22.7% لكل منهما
حلول التغيّب صرّح أكثر من نصف المهنيين في الشرق الأوسط أي 51% أن مكافأة الموظّف على التزامه بالمواعيد وحضوره المنتظم هو السبيل الأمثل لتخفيض معدّلات التغيّب عن العمل وأشار 18,5% الى أنه من الجيّد اتّباع سياسة تغيّب صارمة، في حين يعتقد 9% أن إطلاع الموظّف على التكاليف التي يمكن أن تنتج عن التغيّب من شأنها أن تخلق رادعاً له لعدم القيام بذلك مجدداً. في ما يلي بعض النصائح
الطلب من الإدارة بتأسيس نظام لتسجيل التغيّب والالتزام به الشرح للمدراء كلفة التغيّب لكي يتمكنوا من إطلاع فرق العمل على سلبيات هذا الأمر إعداد سياسة حضور وتطبيقها مع فرض عقوبات على الغيابات المتكررة وغير المبررة توفير أوقات عمل مرنة أو خيار العمل عن بعد إن كان ذلك ممكناً وبخاصة للنساء والأمهات العاملات مكافأة الموظّف على التزامه بالمواعيد وحضوره المنتظم كلما سنحت الفرصة
حظاً سعيداً
