سؤال صاحب عمل: مرحبا! أنا أعمل كمدير إبداعي في وكالة اعلانات عالمية في دبي، حيث أدير فريق مكوّن من مصممين ومؤلفين وإعلاميين. تعلّمت من واقع تجربتي أن مراقبة الموظفين طوال الوقت والتسلّط عليهم يؤثر سلباً على أدائهم، وبخاصة إن كانوا يعملون في المجال الإبداعي. فمراقبة الموظفين طوال الوقت هو مضيعة وقت للجميع، فذلك يعيق تقدم الموظفين ويقلل من مستويات تحفيزهم وشغفهم تجاه عملهم. سؤالي هو كيف يمكنني ادارة مجموعة من الموظفين بفعالية دون فقدان السيطرة عليهم؟ وكيف يمكنني تعزيز شعورهم بالمسؤولية تجاه عملهم دون أن أبدو متسلطاً؟ شكراً. محمد.
الجواب: مرحبا محمد. يخشى العديد من المدراء التصرف بلطف مع موظفيهم، لذا يلجأون لمراقبتهم طوال الوقت. في الواقع، إن أفضل المدراء هم من يضعون الثقة في موظفيهم لأداء مهامهم بالشكل الصحيح، ومراقبة الموظفين والتسلّط عليهم تدل على انعدام الثقة بهم. وان سبق لك العمل مع مدير متسلّط، لا بد من أنك لاحظت بأن مراقبة الموظفين طوال الوقت يؤدي الى انخفاض الانتاجية ويزيد من مستويات توتر كل من المدير وفريق العمل. ولحسن الحظ، يوجد بعض الأمور البسيطة التي تعمل على تعزيز شعور الموظفين بالمسؤولية. نقدم لك في ما يلي خمسة نصائح لمساعدتك في ذلك:
1. تحديد توقعات واقعية
تتمثل الخطوة الأولى في التمتع بمعرفة واضحة حول الأمور المتوقع تحقيقها. ذلك يعني تحديد توقعات واقعية بشأن النتائج التي تسعى لتحقيقها وأسلوبك في قياس النجاح والطريقة التي يجب أن يتبعها الأشخاص لتحقيق الأهداف. لن تضطر للقيام بكافة الأمور وحدك، فكلما زاد عدد موظفيك المبدعين، زاد عدد الأفكار والاستراتيجيات المبتكرة التي ستحصل عليها. قم بإجراء حوار متبادل مع موظفيك وقبل الانتهاء أطلب منهم اعداد قائمة بأهدافهم الخاصة، ولخّص الأمور المهمة وشارك النتائج التي يسعون لتحقيقها، وكيف سيقومون بتحقيقها وكيف سيعرفون إن كانوا سيحققون النجاح أم لا.
2. تنظيم العمليات
من المهم جداً اعداد الإجراءات لمساعدة فريق عملك على معرفة كيفية حل المشاكل التي قد تنشأ بفعالية. فمثلاً يجب عليهم معرفة ما الذي يجب فعله إن لم يتمكنوا من الالتزام بموعد نهائي، وما هي الإجراءات للتعامل مع المشاكل المتعلقة بالوظيفة، ومن الشخص الذي يجب اعلامه عند تلقي الشكاوي. فتنظيم العمليات واعداد إجراءات محددة يساعد فريق العمل على حل المشاكل بدلاً من تجنبها. في الواقع، أشار استبيان بيت.كوم حول “فرق العمل في الشرق الأوسط وشمال افريقيا” (اكتوبر 2016) الى أن 88,2% من المهنيين يقولون أن فرقهم تعمل بفعالية معاً، مع إشارة 47,9% إلى أن أعضاء فريقهم يعملون بفعالية كبيرة مع بعضهم البعض. واحرص على تزويد فريق عملك بالموارد والمعلومات التي تلزهم لأداء مهام عملهم، كمنحهم دورات تدريبية وأدوات وفرصة التحدث مع مرشدين ومدرّبين.
3. تعزيز مستويات التزام الموظفين
تخيّل كيف سيكون شعورك عند العمل في وظيفة تحبها جداّ. لا بد من أنك ستشعر بمسؤولية كبيرة تجاه سلوكياتك وتصرفاتك كونك فخور بالأمور التي تقوم بها. الأمر عينه ينطبق على فريق عملك. أظهر اهتمامك بموظفيك وعزّز مستويات التزامهم، فذلك سيزيد من شعورهم بالمسؤولية تجاه وظائفهم. فالموظفين الذين لديهم معرفة جيدة بأهدافهم المهنية وعملهم ينسجم مع قيمهم الشخصية، يتمتعون بمستويات التزام أعلى من غيرهم. احرص على التحدث مع موظفيك وتعرّف على قيمهم الشخصية وأهدافهم المهنية، ومن ثم وضّح كيف تتناسب مهامهم ومسؤولياتهم اليومية مع هذه القيم والتطلّعات.
4. تعزيز التواصل مع الموظفين
من أكثر الأخطاء التي يرتكبها المدراء هي الفشل في اعداد استراتيجية تواصل فعّالة. من المهم جداً إنشاء بيئة عمل يسودها الصدق والتواصل بشفافية ومشاركة الآراء دون الخوف من مواجهة المشاكل. فعدم ابلاغ الموظفين بالأخطاء البسيطة التي يرتكبونها يؤثر سلباً عليهم ويقدم مثالاً سيئاً للموظفين الآخرين. ومن المثير للاهتمام أن حوالي 7 من أصل 10 مجيبين صرّحوا بأن قنوات التواصل داخل فريق عملهم مفتوحة وفعّالة، وذلك بحسب استبيان بيت.كوم حول “فرق العمل في الشرق الأوسط وشمال افريقيا“. ومن ناحية أخرى، من المهم جداً مدح الموظفين الذين يقدمون أداءً متميزاً علناً، فذلك سيعمل على تحفيز أعضاء الفريق الآخرين.
5. تشجيع الموظفين على التحدّث عن مشاكلهم
لا أحد منا يحب الأخطاء، فهي تؤثر سلباً على كل من عملائك وشركتك والموظف الذي يرتكبها. ولكن خوف موظفيك من اعلامك بالأخطاء التي ارتكبوها يزيد الوضع سوءاً. لذا احرص على تشجيع موظفيك على التحدث عن مشاكلهم، وحوّل الأخطاء الى دروس. واحرص أيضاً على تنظيم اجتماعات أسبوعية تتيح من خلالها الفرصة لكل موظف بالتحدّث عن مشكلة ما واجهته وكيف قام بحلّها. فذلك لن يشجّع فريق عملك على التحدّث عن المشاكل فحسب، بل سيجعلهم يتعلّمون من أخطائهم وأخطاء غيرهم.
