سؤال: مرحبا، أنا أعمل كمديرة في شركة استشارات كبيرة. أقوم عادة بتنفيذ مهام عدة في الوقت عينه، وأواجه غالباً صعوبة كبيرة في تفويض هذه المهام بفعالية، اذ أخشى تفويض مهام معينة الى أشخاص غير مناسبين. هل يمكنك تقديم بعض النصائح لمساعدتي على تفويض مهام العمل بفعالية؟ شكراً! أمل. ف
يواجه معظم المدراء صعوبة كبيرة في تفويض مهام العمل واختيار الموظفين المناسبين لتنفيذها. في الواقع، يوجد اختلاف كبير بين "التفويض" و"التوجيه"، فالتفويض يعني توكيل فريق عملك مسؤولية تنفيذ المهام بالطريقة التي يفضلها بشرط الالتزام بالمعايير المتفق عليها. أما التوجيه فيعني توكيل مهمة لشخص معين، واجباره على تنفيذها بطريقة معينة والتدخل بكافة التفاصيل كي يتم انجازها بالشكل المطلوب.
في الواقع، يساعد التفويض الصحيح لمهام العمل على رفع معنويات الموظفين وتعزيز انتاجيتهم. يقدم لك خبراء بيت.كوم في ما يلي الأوامر والنواهي المتعلقة بتفويض مهام العمل بفعالية:
الأوامر التي يجب اتباعها:
عزّز مهارات موظفيك: أوكّل الى موظفيك المهام التي تتطلب تحمل المسؤولية، واجعلهم يتبعون أساليبهم الخاصة لتحقيق النتائج المطلوبة. فقد أشار استبيان بيت.كوم حول "التزام الموظفين في الشرق الأوسط وشمال افريقيا"، أبريل 2014، الى أن 7 من أصل 10 مهنيين صرّحوا بأن مدراهم يقدّرون مهاراتهم والمساهمات التي يقومون بها. فذلك سيعزز شعورهم بالتقدير والرضا.
اختر الموظفين المناسبين: قيّم موظفيك جيداً قبل تفويض المهام اليهم. في الواقع، يعتمد ذلك على عاملين أساسيين: المهارة والكفاءة، اذ يتعين عليك تدريب الموظفين الذين لا يتمتعون بالمهارات اللازمة قبل تفويض المهام اليهم. وفي حال لم يتوفر لديك الوقت أو الموارد اللازمة للقيام بذلك، أوكل شخصاً آخر مهمة تنفيذها.
قم بتحديد معايير معينة: من الجيد تفويض المسؤوليات الى فريق عملك، الا أنه يتعين عليك تحديد معايير معينة لضمان تحقيق النتائج المطلوبة. تحدّث بوضوح عن الأهداف التي ترغب بتحقيقها في نهاية المهمة، وحدّد معايير تقييم أدائهم في العمل، فذلك سيساعدك على تجنب ارتكاب الأخطاء في المستقبل. كما يتعين عليك متابعة تقدمهم باستمرار دون ازعاجهم لضمان تنفيذ المهمة بالشكل المطلوب.
احرص على تقديم نتائج واضحة ومناسبة: فان كانت المهمة تتطلب تقديم تقارير، يتعين عليك ضمان تقديمها بدقة وفي الوقت المناسب. كما يمكنك تفويض مهمة جمع المعلومات الى بعض الأشخاص والاشراف على دقة العملية بنفسك.
قدّر موظفيك وقيّمهم بطريقة عادلة: احرص على تقييم أداء موظفيك بطريقة عادلة وفقاً للمعايير المحددة. فقد أشار استبيان بيت.كوم حول "التزام الموظفين في الشرق الأوسط وشمال افريقيا" الى أن 80% من المهنيين صرّحوا بأن شركتهم تقيس الاداء المهني بطريقة عادلة. تجنب تقديم توقعات غير واقعية في الدقائق الأخيرة واحرص على تقديم ملاحظات عادلة لموظفيك في حال عدم التزامهم بالمعايير ومكافأتهم عند انجاز المهام بطريقة جيدة، واشكرهم في جميع الحالات.
النواهي التي يجب تجنبها:
تجنب التحكم بموظفيك: فالأمر يتعلق بالتفويض وليس التوجيه. تجنب التدخل في كافة التفاصيل المتعلقة بالمهمة، فقد سبق لك توكيل موظفيك مسؤولية تنفيذها واتخاذ القرارات. الا أنه يمكنك مساعدتهم وتوجيههم عند الحاجة لذلك.
لا تتحمل مسؤولية تنفيذ كافة المهام وحدك: يفضل معظم المدراء تولي كافة مهام العمل بأنفسهم. في الواقع، يتعين عليك تفويض بعض المهام الى فريق عملك حتى وان كنت أفضل شخص يمكنه تنفيذها، فذلك سيساعدك على الحد من الشعور بالتوتر والقلق ويعزز مهارات فريق عملك. لذا احرص على تعليم موظفيك ودعمهم باستمرار.
تجنب تفويض المهام بسبب ضيق الوقت: يتعين عليك اهمال عنصر الوقت والتركيز على تفويض المهام الى الموظفين الذين يتمتعون بالمهارات اللازمة. لذا تجنب تفويض المهام الى الموظفين الذين لديهم الوقت الكافي، واختر الموظفين المناسبين لتنفيذها وساعدهم عند الحاجة.
تجنب النقد اللاذع: تجنب النقد بطريقة غير بنّاءة، واحرص على تشجيع الموظفين وتحفيزهم عند تقديم الملاحظات اليهم. اذ يمكنك القول مثلاً: "أعتقد بأن اتباع هذه الطريقة أمراً جيداً، ما رأيك بذلك؟" فذلك سيساعد بشكل كبير على تعزيز مهارات الموظفين وكفاءتهم المهنية.
