سؤال: أنا أعمل كتنفيذي علاقات عامة في شركة معروفة في قطر، وأضطر أحياناً الى العمل بعد ساعات العمل الرسمية كي أتمكن من مواكبة أخر تطورات مجال عملي. في الواقع، أنا أسعى جاهداً للالتزام بالمواعيد النهائية، الا أنني أشعر دائماً بالتوتر والقلق في نهاية اليوم. هل يمكنك تقديم بعض النصائح لمساعدتي على ادارة الوقت بفعالية وتحقيق التوازن بين حياتي المهنية والشخصية. – راني
قد نرغب أحياناً بطلب المساعدة من الآخرين كي نتمكن من انجاز كافة المهام اليومية في الوقت المحدد. في الواقع، ليس من السهل ادارة الوقت في العمل، اذ يتعين عليك انجاز مهام مختلفة ومتعددة، فضلاً عن تعدد مصادر اللهو في العمل. فقد أشار استبيان بيت.كوم حول "التوازن بين الحياة المهنية والشخصية في الشرق الأوسط وشمال افريقيا"، سبتمبر 2012، الى أن 35,4% من المهنيين في الشرق الأوسط وشمال افريقيا يعملون غالباً بعد ساعات العمل الرسمية. يقدم لك خبراء بيت.كوم في ما يلي نصائح متميزة لادارة الوقت بفعالية وتجنب الشعور بالتوتر في خلال اليوم.
1. الرفض عند الضرورة
ليس من السهل رفض القيام بالمهام التي يوكلها اليك مدير عملك، فقد تظن بأن ذلك سيترك انطباعاً سيئاً عن شخصيتك أو يقلل فرص حصولك على ترقية. في الواقع، يقدّر مدراء العمل ظروف موظفيهم ويحترمون آرائهم وقرارتهم. فقد أشار استبيان بيت.كوم حول "التزام الموظفين في الشرق الأوسط وشمال افريقيا"، ابريل 2014، الى أن 7 من أصل 10 مهنيين يشاركون آرائهم بسهولة مع مدرائهم. ولكن احرص على الرفض بطريقة لبقة كالقول: "لا يمكنني القيام بذلك في الوقت الحالي اذ يتعين علي القيام بمهام أخرى، سأقوم بذلك لاحقاً"، أو "هل يمكنني القيام بذلك لاحقاً، فأنا أرغب بالتركيز جيداً على هذه المهمة لتقديم أفضل النتائج."
2. قم باعداد قائمة بالمهام التي يتعين عليك انجازها
قد تجد هذا الأمر عادياً وغير مفيد، ولكن اعداد قائمة بمهام عملك سيساعدك بشكل كبير على تنظيم يومك بفعالية. فقد أشار استبيان بيت.كوم حول "مصادر اللهو في الشرق الأوسط وشمال افريقيا"، ديسمبر 2013، الى أن 94% من المهنيين يستخدمون قائمة المهام من أجل تنظيم يومهم. يمكنك اتباع الطريقة التقليدية للقيام بذلك، قم بترتيب المهام التي يتعين عليك القيام بها بحسب أولوياتها في بداية اليوم. كما يمكنك أيضاً استخدام جهاز الحاسوب، أو هاتفك النقال، أو القلم والورقة لتدوين مهامك اليومية وتنظيم يومك بفعالية.
3. خذ فترات استراحة
يتعين عليك أحياناً أخذ فترات استراحة بين الحين والآخر لاستعادة نشاطك وحيويتك، كما يمكنك أيضاً اغلاق جهاز الحاسوب لبعض الوقت والحصول على قسط من الراحة. في الواقع، ان العمل لساعات طويلة هو أمر مرهق للغاية، لذا احرص على أخذ استراحة قصيرة كل ساعة لاستعادة نشاطك وحيويتك، وستلاحظ تحسناً ملحوظاً من حيث انتاجيتك في العمل، كما أن ذلك سيساعدك على ادارة وقتك بفعالية.
4. قم بانجاز المهام التي تتطلب التركيز والتفكير أولاً
يوجد نوعان من المهام: المهام التي تتطلب التفكير والتركيز، والمهام البسيطة. يتعين عليك انجاز المهام التي تتطلب التركيز قبل استراحة الغذاء، اذ يمكنك تأجيل المهام البسيطة الى وقت لاحق. سيساعدك ذلك على أداء المهام الصعبة بشكل أسرع وادارة الوقت بفعالية.
5. تجنب اللهو
أشار استبيان بيت.كوم حول "مصادر اللهو في العمل في الشرق الأوسط وشمال افريقيا"، الى أن 6 من أصل 10 مهنيين في الشرق الأوسط يعتقدون أن اللهو مشكلة كبيرة في العمل. بامكانك اللهو لفترات قصيرة في العمل لاستعادة نشاطك وحيويتك، ولكن تجنب اللهو على مواقع التواصل الاجتماعي لفترات طويلة فهي تعد مشكلة كبيرة وتمنعك من أداء مهامك بفعالية، لذا احرص على تخصيص نصف ساعة من وقتك للهو على مواقع التواصل الاجتماعي كي تتمكن من التركيز على المهام الضرورية.
