سؤال: مرحبا، لقد حصلت مؤخراً على ترقية كمدير مبيعات. في الواقع، كنت أحضر اجتماعات عمل يومية، وأسبوعية وشهرية في خلال وظيفتي السابقة. تعد الاجتماعات وسيلة فعّالة لتوجيه الفريق وتحفيزه، الا أنها قد تكون أحياناً مضيعة كبيرة للوقت. ما هي أفضل نصيحة تقدمينها لاجراء اجتماعات عمل فعّالة؟ - لوبو، مدير مبيعات
جواب. مرحبا لوبو، أشكرك على طرح هذا السؤال المتميز! في الواقع، تشكل اجتماعات العمل جزءاً مهماً من ثقافة عمل الشركة، الا أن الكثير من المهنيين لا يبدون أهمية كبيرة لها، فهم يعتقدون أنها مضيعة للوقت وتعمل على خفض مستوى الانتاجية في العمل، كما أنها غير مناسبة من حيث عملية اتخاذ القرارات. فقد تواجه الشركات مشاكل عدة ان لم تقم باجراء اجتماعات العمل بطريقة صحيحة.
في الواقع، قد يكون اجراء اجتماعات عمل بشكل يومي، أو أسبوعي أو شهري أمراً صعباً للغاية، الا أنه يمكنك التحكم بمدة اجتماع العمل لتتراوح ما بين 10 و45 دقيقة.
يقدم لك خبراء بيت.كوم في ما يلي بعض الأوامر والنواهي المتعلقة بإجراء اجتماعات عمل فعّالة:
أولاً: قم بالتحضير جيداً لاجتماع العمل
يعد الوقت عنصراً مهماً، لذا يجب استغلاله جيداً. في الواقع، يتعين عليك التحضير جيداً واعداد خطط فعّالة لضمان اجراء اجتماع عمل متميز. لذا احجز قاعة اجتماعات مناسبة، واحرص على إرسال بريد الكتروني يشمل كافة تفاصيل الاجتماع قبل يومين على الأقل واحضر باكراً الى قاعة الاجتماعات لاستغلال الوقت والبدء في الوقت المحدد.
ثانياً: شجّع جميع الأشخاص على المشاركة في الحوار
افسح المجال لأكبر عدد ممكن من الأشخاص للتحدث والتعبير عن آرائهم، فغالباً ما تكون اجتماعات العمل غير فعّالة لأنها لا تتيح للأشخاص فرصة التعبير عن آرائهم . فكونك مدير الاجتماع، يتعين عليك السيطرة على مجريات الأمور، والحرص على افساح المجال لجميع أفراد المجموعة للمشاركة في الحوار وتشجيع الأشخاص الخجولين على التحدث. قم بالتحدث الى الأشخاص الخجولين قبل اجراء الاجتماع وأوكل اليهم مهمة تحضير موضوع معين، فذلك سيساعدهم بشكل كبير على المشاركة في الحوار والخروج من منطقة الراحة الخاصة بهم.
ثالثاً: لا تبتعد عن الموضوع الرئيسي
كونك الشخص المسؤول عن اجراء اجتماع العمل، يتعين عليك الحرص على اتباع البرنامج المحدد للاجتماع وذلك من خلال الالتزام بالوقت المحدد. بامكانك تنظيم الاجتماع بطريقة تضمن التحدث عن المواضيع الخاصة بالمجموعة بأكملها أولاً، ومن ثم مناقشة الأمور الخاصة بكل فرد على حدة. سيساعد ذلك بشكل كبير على التطرق الى كافة المواضيع الضرورية. وفي حال تطرق أحد الأشخاص الى موضوع خارجي أو تحدث لفترة أطول من الوقت المخصص له، قاطعه بطريقة لبقة، واطلب منه التحدث عن هذا الموضوع لاحقاً.
رابعاً: قم بتوثيق اجتماعات العمل
يتعين عليك تسجيل كافة المواضيع التي تمت مناقشتها في خلال اجتماع العمل، فغالباً ما يتم التغاضي عن الوعود التي قطعتها والأمور التي تم التحدث عنها. يساعد ذلك بشكل كبير على تسليط الضوء على المواضيع المهمة كالقرارت والاجراءات التي تم اتخاذها في خلال الاجتماع. في الواقع، تساعد عملية توثيق اجتماع العمل على تجنب الغموض وتسهيل سير خطة العمل. كما يتعين عليك أيضاً توثيق الاجتماعات المهمة فحسب كالاجتماعات الشهرية والفصلية، حيث ليس من الضروري توثيق الاجتماعات القصيرة كتلك التي يتم اجراءها بشكل يومي.
خامساً: لا تغادر الاجتماع قبل اعداد خطة عمل واضحة
يتعين عليك اعداد خطة عمل واضحة تشمل الأمور التي يجب انجازها في حال كان موضوع الاجتماع يرتكز على تحقيق أهداف محددة. قم باختيار شخص مسؤول عن متابعة سير كل خطة عمل وأوكل اليه مهمة تحديث التقرير.
سادساً: قم بالتخطيط للاجتماع القادم
وقبل نهاية الاجتماع، حدّد المواضيع التي ترغب بمناقشتها في خلال الاجتماع القادم. اطلب مساعدة فريقك لاختيار هذه المواضيع، فذلك سيشجعهم على المشاركة بالحوار في المرة المقبلة.
ستساعدك هذه النصائح بشكل كبير على اجراء اجتماعات عمل ناجحة وفعّالة من خلال استغلال الوقت جيداً وزيادة مستوى الانتاجية.
