لقد حان وقت تقييم الاداء وأنا أشعر بالتوتر إذ يتوجّب علي تقييم فريق العمل الذي أديره والمؤلف من أربعة أعضاء. وما يقلقني هو ان اداء أحد أعضاء الفريق لم يكن ممتازا هذا العام في ظل تخلفه عن تحقيق بعض أهدافه. هل من نصيحة تساعدني على اتمام هذه العملية بمهنية ومن دون إحراج الشخص المعني؟
من الطبيعي الشعور بالتوتر مع اقتراب موعد تقييم الأداء إذ يتشارك مدراء عدة الشعور عينه خاصة عندما يتوجب عليهم تقديم تعليقات غير سارة. ولكن من الضروري معرفة انه لأصحاب الأداء المتميّز أيضا بعض نقاط الضعف. لذلك وللتأكد من إجراء تقييم عادل للاداء ومتوازن وقائم على الحقائق، ننصحك باتباع الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: التقييم يكون عادلا بحسب النظام المعتمد
من المهم ان يضع قسم الموارد البشرية نظام تقييم موضوعي يأخذ في عين الاعتبار الجوانب الوظيفية على المستوى الكلي (هدف الشركة، وقيمها، ومهمتها)، وعلى المستوى الجزئي أيضا (مؤشرات الأداء الرئيسية ومسؤوليات العمل). وفي حال لا تتبع الشركة أي نظام منهجي لتقييم الاداء، تأكد من ان يتسم التقييم الذي تجريه بالموضوعية قدر الإمكان. قم بتدوين كل الجوانب الوظيفية الجزئية والكلية، واعمل على تصنيفها بحسب نظام يرتكز على خمس درجات تتراوح بين "مُخيّب للأمل" و"يتجاوز التوقعات". يجب أن تقيم الموظف على جميع الأصعدة ليدل المتوسط الاجمالي عن مستوى الاداء العام.
الخطوة الثانية: استمع للرأي الآخر
تأكد من ان نظام التقييم المتّبع يحتوي على تقييم ذاتي. وينبغي ان يأخذ نظام التقييم الذاتي في عين الاعتبار العوامل نفسها المذكورة في الخطوة الأولى. اطلب من موظفيك ذكر أمثلة محددة عند تقييمهم لأنفسهم من أجل الحفاظ على الموضوعية. وسيساعدك التقييم الذاتي أيضا على معرفة مدى معرفة الموظف لواجباته الأساسية.
الخطوة الثالثة: حدد موعد مناقشة التقييم
تأكد من مراجعة التقييم الشخصي للموظف وقارنه بالتقرير الذي سبق لك وأعديته. فسيساعدك ذلك على التحضير لمجرى المناقشة. إذا تشابه كل من التقييمين في التصنيف على صعيد معظم العوامل، فهذا يعني أنكما على اتفاق وان الموظف على علم باهماله في انجاز بعض واجباته. أما في حال تباينت التقييمات إلى حد كبير، فهذا يشير إلى وجود قضايا مهمة يجب معالجتها مثل فهم مسؤوليات ومتطلبات الدور الوظيفي بشكل جيد. هذه العملية تجعل نظام التقييم أكثر شفافية وقابلا للمناقشة، وهو أمر حيوي. في الواقع، أظهر استبيان بيت.كوم حول "الرضا الوظيفي في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا" (نوفمبر2012) أن أكثر من ربع المهنيين في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا يشعرون بأن التواصل غير دائم في شركتهم.
الخطوة الرابعة: مرحلة مناقشة التقييم
عليك الأخذ في عين الاعتبار ان الموظف متوتر أكثر منك.
ابدأ دائما بتوجيه الشكر للموظف على جهوده واطلعه على أبرز المعلومات المتعلقة بالاداء العام خلال السنة. ثم اطرح عليه سؤالا يمهد لمناقشة عدم تحقيقه لاهدافه المحددة: "أنا أعلم أنك بذلت الكثير من الجهود، ما هو رأيك بالنتائج المحرزة؟" و"ما الذي كان ليضمن تحقيقك لأهدافك؟". هذه المقاربة ستساعد الموظف على الحفاظ على ثقته بنفسه كما ستحثه على الاعتراف بالتحديات الذي واجهها بدلا من ان تطلعه انت بها.
الخطوة الخامسة: التخطيط للنجاح
لا يعمل المدير المتميز على ادارة فريق فحسب بل يحفز أعضاء فريقه ويحثهم على تحقيق أفضل النتائج أيضا. الآن وبعد أن ناقشت اداء الموظف وأخذت برأيه عليك مساعدته على تحسين أدائه. إذا كانت مشكلته تكمن بإدارة الوقت فساعده على التخطيط ليومه وتنظيمه. وإذا كان يعاني من نقص في المعرفة أو لا يمتلك المهارات المطلوبة قدم له فرص تدريب مناسبة. أظهرت إحصائية بيت.كوم المستخرجة من استبيان "الرضا الوظيفي في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا" (نوفمبر2012)" أن 20٪ من المهنيين يرغبون في تغيير مسار التدريب والتطوير في وظيفتهم الحالية، لذا فان توفير فرص التدريب هي خطوة في الاتجاه الصحيح.
ولكن تذكر انه في هذه المرحلة تحتاج أيضا إلى تحديد جداول زمنية للأشهر القادمة والتي سيتم خلالها تقييم أداء الموظف بالنسبة للمعايير المحددة والتي كان يعاني من مشاكل على صعيدها. عليك ان تكون حازما ودبلوماسيا وان تعلمه بعواقب سوء الأداء من دون أن تكون متسلطا.
إذا كنت تتبع منهجية مدروسة مثل تلك المذكورة أعلاه، سوف تسهل العملية على جميع الأطراف وتجعلها أكثر فعالية. حظا سعيدا!
