يقول المثل "لا تهدر وقتك فيما لا يهم"، لكنك قد تجد بأنك بالفعل تقوم بإهدار وقتك على ما لايهم فيما يتعلق بإرسال رسائل البريد الإلكتروني في مجال عملك. إذ قد يتبادر لذهنك أن تتساءل: "هل أبدأ الرسالة بكلمة عزيزي.. أو أتجاهل الأمر؟"، أو "هل أضع بعض الرموز التعبيرية أو لا يجوز ذلك؟" وغيرها.
لنفصّل الموضوع أكثر، فقد تكون مهمة كتابة رسائل البريد الإلكتروني في العمل من المهام الصعبة، خاصة عندما يعمل الموظفون مع بعضهم عن بُعد. فكتابة رسائل بريد إلكتروني جيدة ينطوي على بناء علاقات عمل ناجحة، أو ارتباك محتمل، أو عراك أو الشعور بالإهانة – وجميع ما ذكر قد يزداد صعوبة إن كان زملاؤك لا يعملون في نفس مقر العمل. لذا قبل أن تضغط على زر الإرسال، لا بأس من أن تسأل نفسك: "هل تحتاج رسالتي المرسلة عبر البريد الإلكتروني إلى بعض التحسين؟"
إليك مجموعة من القواعد الأساسية الواجب اتباعها عند كتابة وإرسال رسائل العمل عبر البريد الإلكتروني:
تتميز سطور الموضوع القوية بأنها موجزة ووصفية وعملية أينما أمكن ذلك، لذا أولًا عليك تجنب سطور الموضوع غير الواضحة والطويلة. فلماذا سيقوم المستلم بفتح الرسالة إن كان سطر الموضوع فارغًا؟ على سبيل المثال: "تأجيل اجتماع الإدارة إلى الثلاثاء 21/11" أقوى من "تم تغيير موعد الاجتماع". لا يمكن المبالغة في أهمية سطر الموضوع القوي، خاصة إن استُخدم البريد الإلكتروني لأغراض التسويق المباشر. استخدم دائمًا سطر الموضوع الذي يُشير للمستلم بأنك تتحدث عن مسائل العمل أو غيرها من الأمور.
يجب أن تتأكد من توافر ثلاثة شروط لوصف رسالة البريد الإلكتروني التي كتبتها بأنها مهنية:
واحدة من أفضل الطرق كي تتجنب مسح رسالتك الإلكترونية هي تجنب استخدام العنوان غير المصنّف أو الذي لا يحمل اسم العلامة التجارية. إن كنت تتحدث باسم شركة ما، عليك استخدام العنوان الذي تزوده الشركة دومًا. هذه واحدة من نصائح التسويق المهمة والمتفوقة لأنها تمنحك صفة الشخص الذي يمكن الوثوق به وبالتالي تعزيز إمكانية وصول الرسالة إلى حد كبير. في جميع الأحوال إن كنت تستخدم عنوان بريد إلكتروني خاص (سواءً كنت تعمل كموظف حر أو لأنك تفضل ذلك)، عليك أن تتوخى الحذر الشديد وأنت تختار طريقة تعاملك التجاري. إن كنت تعتمد طريقة التسويق بين الشركات (B2B)، يجب أن يتضمن عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالشركة اسمك.
من المنطقي تقديم معلومات إضافية حولك أو حول شركتك للقارئ المستلم للرسالة. ويتضمن توقيع البريد الإلكتروني اسمك الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة ومعلومات الاتصال. قد تقوم بتضمين بعض الإعلانات لكن ابتعد عن المبالغة باستخدام الرسومات أو الروابط أو الشعارات أو الاقتباسات. وللحفاظ على الأسلوب المهني المحترف، حافظ على اتساق الخط الذي اخترته وحجم الكتابة وكذلك لون النص مع باقي محتوى بريدك الإلكتروني.
من المهم تعلُّم كيفية استخدام التحية المهنية عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني، إذ عليك توخي الحذر عند استخدام التحية غير الرسمية مثل: "Hi everyone" بمعنى "مرحبًا بالجميع". تظل التحية غير الرسمية غير لائقة في الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، لذا تأكد دائمًا من أنك تعرف الشخص الذي تراسله وتصرف (اكتب) بناء على ذلك.
انتبه لتلك المبالغات الفكاهية أو التعبيرات العامية. حافظ على رسائل بريدك الإلكتروني مختصرة وموجزة قدر المستطاع، فقد تفقد بعض الفكاهات معناها إن لم يتم إرفاقها بالرموز التعبيرية المناسبة أو نبرة الصوت. وما لم تكن تعرف المستلم حق المعرفة، فمن الأفضل تجنب كافة أشكال الفكاهة في جميع مراسلات البريد الإلكتروني المهنية. وتذكّر أنّ ما قد تجده مضحكًا ومسليًا قد لا يكون كذلك لدى غيرك، كما أنه في بعض المواضع، قد تبدو الفكاهة كنوع من الوقاحة أو الإيذاء، لذا إن راودك الشك، اصرف النظر عن الأمر برمّته.
لا يمكن ملاحظة علامات الترقيم عند استخدامها بالشكل الصحيح والعكس صحيح. لا تربك مَن يستلم رسالتك، راجع علامات الترقيم والتزم بشكل صارم بالإرشادات الأساسية وغير الأساسية. واحدة من بين تلك العلامات هي علامة التعجب (!)، والتي يجب تلافي استخدامها بإفراط.
وإذا كنت معتادًا على استخدام علامة التعجب، فحاول استخدامها بشكل قليل جدًا عند التعبير عن حماسك. حيث يميل بعض الأشخاص إلى الإفراط في استخدام علامة الترقيم هذه، مما قد يعطي صورة غير مهنية وغير لبقة عن الكاتب. لذا احرص على استخدامها باعتدال وعند الضرورة فقط.
كن دقيقًا وانتبه عندما تكتب أي اسم من قائمة جهات الاتصال لديك في سطر "إلى" أي المستلم. للأسف، يسهل اختيار الاسم الخطأ، وهو ما قد يسبب الإحراج لك ولمستلم رسالتك عن طريق الخطأ. كما عليك استخدام CC وBCC (نسخة إضافية/نسخة إضافية مخفية) بشكل قليل لتجنب فوضى المحادثات. من المحتمل أن تضطر في بعض الحالات، مثلًا عند بدء مشروع جديد أو اطْلاع الجميع على التحديثات، أن ترسل البريد الإلكتروني إلى عدة أشخاص، ومن بينهم الزملاء والعملاء ومديرك. لا تتردد في نقل أحدهم إلى خانة (نسخة إضافية مخفية) إن لم يعودوا ضمن فئة "بحاجة إلى الاطلاع". لا داعٍ لأن يظل الجميع ضمن دائرة المحادثة كل الوقت. ببساطة أخبر الجميع "سأقوم بنقل *مع إدراج اسم الشخص المعني* إلى نسخة إضافية مخفية BCC".
تقع الأخطاء المتعلقة بالإملاء أو القواعد بين فينة وأخرى، لكن إن كانت تلك الأخطاء ثابتة ضمن رسائل بريدك الإلكتروني، إذن لديك مشكلة، حيث يعطي ذلك صورة غير مهنية عنك، وكأنك لا تمنح الاهتمام الكافي لعملك، وهو انطباع لا ترغب بتركه لدى الآخرين. لذا راجع كل رسالة بريد إلكتروني تقوم بإرسالها، خاصة الرسائل الأطول. ولا بأس بأن يقوم أحد الزملاء بمراجعة ما كتبت، ومن المفيد أيضًا استخدام الأدوات والتطبيقات مثل Grammarly للكشف عن الأخطاء.
من الأفضل فيما يخص شؤون التواصل في العمل، استخدام الخطوط والأحجام والألوان الكلاسيكية والبسيطة.
القاعدة الأكثر أهمية التي يجب عليك تذكرها هي ضرورة مراعاة سهولة قراءة رسالتك، فمن الأفضل دومًا استخدام حجم الخط بين 11 و12 وخطوط Sans Serif مثل New Times Roman أو Arial أو Calibri، ويعتبر اللون الأسود أسهل ألوان الخطوط قراءة. لا تُكثر من استخدام تنسيقات التسطير وتظليل النص والكتابة بالخط الداكن، فهذه التأثيرات تساعد على تمييز المعلومات المهمة، لكنها قد تسبب بعض الإرباك عند الإكثار منها.
كما هو الأمر مع إساءة تفسير الأسلوب الفكاهي، فقد يُساء فهم أسلوب كتابتك (النبرة) كذلك. قد يبدو أسلوبك فظًا وأنت تحاول فقط أن تكتب ما تريد مباشرة. قبل إرسال رسالتك، اقرأها بصوت مسموع، وإن لاحظت بعض مواطن السلبية أو الأسلوب الفظ، فمن غير المشكوك فيه أن المستلم سيراها كذلك. لا تنسَ عباراتك المهذبة المعتادة مثل: "رجاء" و"أشكرك"، وابتعد عن اللغة الدرامية أو التي تتسم بالسلبية.
وفي النهاية لتلخيص ما تم ذكره، تأكد من الرد على كل رسالة تصلك عبر البريد الإلكتروني. لا ننكر صعوبة الأمر، لكن من الجميل تجربة القواعد الجوهرية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية.
