Résumé des fonctions:
- Assurer la gestion des fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d'un journal de distribution.
- Réceptionner et préparer les expéditions du pouch, organiser les dédouanements, préparer les documents/documentations pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées) ainsi que la facturation nécessaire et le suivi du recouvrement des coûts y relatifs
- Mettre en œuvre des actions de suivi et rédiger la correspondance relative aux expéditions/dédouanement.
- Organiser les réservations de voyages et d'hôtels, préparer les autorisations de voyage. Sur demande, collecter des informations pour DSA, les agences de voyages et d'autres enquêtes administratives.
- soutenir les agences des Nations Unies dans les achats et les arrangements logistiques
- Fournir un soutien administratif à l'organisation de conférences, d'ateliers, de retraites pour le PNUD et d'autres agences.
- Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances
- Aider à organiser et participer à la formation du personnel des opérations/projets sur l'administration.
- Collecte des informations et de préparation de rapports pour les enquêtes administratives.
- Suivi et mise à jour des données de toutes les transactions liées aux services administratifs généraux délivrés aux projets et agences UN ;
- Recouvrement des coûts dans quantum pour les services rendus ;
- Préparation ou révision des dossiers pour présentation au Comité d’évaluation et/ou d’attribution des marchés.
- Mise en œuvre effective du cadre de contrôle interne, le bon fonctionnement du système
- Respect et conformité aux règles et procédures des Nations Unies ainsi qu’aux politiques, procédures et stratégies du PNUD
- Assure un soutien à l'approvisionnement demandé par les unités de projets et agences UN, en se concentrant sur la réalisation du résultat suivant:
- Préparation de réquisition dans quantum
- Organisation des processus d’approvisionnement, y compris la préparation des documents de RFQ , ITB ou RFP, réception des soumissions ou des propositions.
- Coordination de l’évaluation des services reçuspar les fournisseurs
- Mnimum Qualifications of the Successful NPSA
Min. Academic Education - Diplôme d’études secondaires est requis, OU
- Diplôme universitaire en gestion administrative ou logistique, en sciences commerciales, en administration publique et autres domaines connexes sera dument pris en considération mais pas un requis
Min. years of relevant Work experience - Minimum 4 ans (avec le diplôme d’études secondaires) ou 1 an (avec le diplôme de licence) d’Expérience professionnelle pertinente en gestion administrative ou logistique, en gestion de projets ou domaine connexe est requise
Required skills and competencies Maitrise de l’utilisation des logiciels usuelsen informatique (MS Word, Excel, etc) et à l’utilisation des logiciels de gestion base de données.
Desired skills
and competencies
-Expérience en gestion administrative
- Connaissance des processus de gestion de projet
- Connaissance des procédures de passation de marchés des organisations nationales et/ou internationales
-Expérience en Gestion des connaissances et Apprentissage
Required Language(s) (at -Excellente maîtrise du français et de l’arabe est requise.
-Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.
5. Competencies
Core Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Thematic Area Name Definition Business Management Working with Evidence and Data
- Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions, and supporting decision-making
Business Management Digital Awareness and Literacy
- Ability and inclination to rapidly adopt new technologies, either through skillfully grasping their usage or through understanding their impact and empowering others to use them as needed
Business Management Customer Satisfaction/Client Management
- Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers' needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
Business Management Communication
- Ability to communicate in a clear, concise, and unambiguous manner both through written and
- verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience. Ability to manage communications internally and externally, through media, social media, and other appropriate channels.
Business Management Monitoring
- Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results.
Technical - Finance Budget management
- Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Administration & Operations Event Management
- Support projects with event management including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
