Contracts Section Head

أهداف الوظيفة

إدارة عمليات استلام وتحديد متطلبات الشراء الواردة من الإدارات والوحدات التنظيمية في الهيئة ودراستها بالتوافق مع السياسات والاجراءات المعتمدة والتنسيق مع الموردين لاجراء المناقصات وتقديم العروض لتوفير المتطلبات بأعلى جودة ووفقاً للفترات الزمنية المحددة والتأكد من الامتثال للشروط وحماية مصالح الهيئة.

المسؤوليات والواجبات القيادية

الاستراتيجية

• إعداد الخطط والأهداف التشغيلية قصيرة ومتوسطة الأجل لقسم العقود ومواءمتها مع خطط الإدارة والقطاع.
• وضع السياسات والإجراءات لعمليات القسم وضمان تنفيذها وتطوير أساليب وإجراءات العمل من خلال التطبيق والتحسين المستمر لمعايير ومقاييس أداء العمليات.

الشؤون المالية 

• إعداد الميزانية السنوية لقسم العقود والحصول على الاعتمادات اللازمة، وكذلك مراقبة تنفيذ الميزانية ضمانًا للاستخدام الأمثل بما يتوافق مع السياسات المالية.

التطوير

• بث روح القيادة، وإدارة الموظفين وتحفيزهم ووضع أهداف لهم، واستعراض أداء الموظفين، والتوصية بالبرامج التدريبية الملائمة، وتقديم المشورة بشأن إدارة الموارد لموظفي قسم العقود بهدف تحقيق الأهداف العامة للإدارة والهيئة.

المسؤوليات والواجبات التشغيلية 

1. إعداد الأطر والآليات لدعم الوحدات التنظيمية في الهيئة لاستقبال ورصد وتحليل المتطلبات الشرائية وتحديد الأولويات وفقاً للخطط الاستراتيجية والمشاريع والمبادرات والتشريعات والموازنات المعتمدة وصولاً لتحديد الموردين واختيارهم.
2. إدارة عملية تقديم العطاءات من خلال إعداد وثائق العطاء وضمان نشرها أو تداولها بين الموردين المؤهلين في السوق.
3. ضمان تأشير وثائق العطاء المستلمة بتاريخ ووقت الاستلام وترتيب اجتماع للجنة العطاءات لفتح العطاءات المقدمة.
4. الإشراف على إعداد تقارير تقييم الموردين وتقارير تحليل العطاء وفقًا للعروض الأسعار  وتوصيات الإدارة بأفضل مقدمي العطاءات والتأكد من تقديم الأدلة المساندة اللازمة.
5. إدارة تنظيم الاجتماعات مع مقدمي العطاءات أو الموردين المستوفين للشروط الأولية والتدخل في المفاوضات بهدف توضيح الشروط التعاقدية لهيئة تنمية المجتمع واستكمال إجراءات المورد والمخرجات النهائية للاتفاقيات.
6. إدارة عملية مراجعة العقود  بما يتضمن الصياغة بالتعاون مع الإدرارات المعنية ومكتب الشؤون القانونية وضمان انعكاس نتائج التفاوض في العقود والاتفاقيات لضمان مصلحة الهيئة والوحدات التنظيمية.
7. مراجعة العقود المنفذة بصفة دورية لضمان الاستفادة من المستخدمين النهائيين في الوحدات التنظيمية ورصد الملاحظات لمتابعة إعداد واعتماد التعديلات المطلوبة لضمان صلاحية وقابلية تطبيق العقود.
8. مراقبة وتحليل ومراجعة أداء الموردين بالتوافق مع التوصيات بالإجراءات التصحيحية لضمان امتثال مزودي الخدمات والمشتريات للشروط والأحكام التعاقدية أثناء التنفيذ ورفع التوصيات للرئيس المباشر.
9. عقد الشراكات مع الموردين بما يخدم المصالح المالية لهيئة تنمية المجتمع والعمل على تطوير برامج رفع مستوى رضا الموردين من خلال اجراء وتحليل نتائج الاستبيانات ورفع التوصيات لبرامج ومبادرات لمعالجة نقاط الضعف وتعزيز النقاط الايجابية في الاتفاقيات والعقود المبرمة.
10. الإشراف على إجراء الدراسات لتحليل الفجوات بهدف وضع وتحسين عمليات التعاقد والشراء من خلال طرح ممارسات مطورة تتسم بالفاعلية والكفاءة وتحقق المستهدفات في فترات زمنية استثنائية.
11. الإشراف على تحديث الأنظمة وقواعد البيانات المستخدمة للعمليات الشرائية والعقود وضمان طرح كافة طلبات الشراء والتأكد من إنشاء طلبات الاكتتاب العام والمشتريات في الوقت المحدد.
12. الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات
13. أية مهام واختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفة.

المتطلبات التعليمية

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها بحد أدنى.
• اجادة اللغتين العربية والانجليزية (محادثة وكتابة).

متطلبات الخبرة

• 8 -10 سنوات خبرة في مجال الوظيفة .