Gestionnaire de Site et Moyens généraux
Full-time
Company Description
Sopra HR Software, filiale de Sopra Steria, offre des solutions RH complètes parfaitement adaptées aux besoins des Directions des Ressources Humaines et aux organisations de moyennes et grandes tailles, des secteurs public et privé.
Spécialiste du pilotage des RH, de la paie et du talent management dans un contexte local et international, Sopra HR accompagne plus de 950 clients, en mode « on-premise » ou mode cloud.
Partenaire de la réussite de la transformation digitale de ses clients vers la RH 3.0, Sopra HR, acteur global des Ressources Humaines, privilégie la Co-innovation, favorise les enjeux de performance RH et met en avant l’expérience collaborateur.
Job Description
Finalité/objectives
Applique les règles, procédures de la fonction de gestionnaire de site Réalise en autonomie les différentes missions associées à la fonction, en particulier la gestion du site au quotidien et les achats nécessaires à son bon fonctionnement et aux besoins des différents clients internes Fait appel à son encadrement pour les prises de décisions relatives aux événements exceptionnels et relations prestataires Développe ses relations avec les collaborateurs du site et prestataires extérieurs.
Responsabilités et activités clés
Produire
Écoute et comprend les besoins des clients internes, prépare les réponses aux demandes d’information Réalise, des tâches ou missions, en comprenant leur objectif final et dans le respect des politiques du Groupe relatives à la fonction, dans les domaines suivants :
Planification et suivi de la Maintenance des locaux (entretien, réparations ou aménagements du site), organisation et contrôle des interventions préventives ou curatives sur les équipements et installations, en relation avec les services/directions concernés et les prestataires sélectionnés (plomberie, électricité, chauffage, climatisation, ascenseurs, accès au site, propreté, archivage, mobilier, déménagements...) Prévention et sécurité des personnes et des biens en termes de gestion des systèmes de contrôle d’accès au site (badges, alarmes…), sensibilisation et formation des collaborateurs au respect des règles, contrôles et exercices obligatoires pour les bâtiments ou équipements (incendie…) Respect des obligations légales en termes de tenue à jour des affichages, registres et déclarations règlementaires, convocations et archivage liés à la médecine du travail (selon le site), à la formation des collaborateurs (incendie et sécurité/secours au travail) Organisation de la logistique du site en termes d’achat et de commandes fournisseurs et validation des factures, mise à jour des plans du site et suivi des taux d’occupations en accord avec le directeur de site Superviser la maintenance du site (électricité, fluide, air, génie civil, Ascenseur, vidéo-surveillance & anti-intrusion) Assure le suivi de la flotte GSM si besoin et à la demande du Directeur du site Supervise du service de nettoyage Assurer des opérations de dépannage ponctuel dans l’attente de l’intervention des prestataires sous contrat Assurer la Gestion du stock des produits d’entretien et d’hygiène Assurer l’inventaire physique avec le Directeur du Site
Sait expliquer, apporte un support et veille à la bonne application des règles et procédures de la fonction auprès des entités du Groupe Contrôle systématiquement la qualité de ses travaux, participe à des réunions Fait appel au support en cas de difficulté et d’événements imprévus
Gérer
Gère ses priorités en respectant les consignes et échéances prévues Comprend et respecte les règles et procédures du Groupe relatives au domaine fonctionnel Reporte régulièrement à son responsable de l’avancement de ses travaux
Entreprendre
Comprend le projet du Groupe Comprend la finalité de son domaine fonctionnel Propose des améliorations sur son périmètre
Développer
Se forme aux outils et méthodes du Groupe Intègre les valeurs et fondamentaux du Groupe
Finalité/objectives
Applique les règles, procédures de la fonction de gestionnaire de site Réalise en autonomie les différentes missions associées à la fonction, en particulier la gestion du site au quotidien et les achats nécessaires à son bon fonctionnement et aux besoins des différents clients internes Fait appel à son encadrement pour les prises de décisions relatives aux événements exceptionnels et relations prestataires Développe ses relations avec les collaborateurs du site et prestataires extérieurs.
Responsabilités et activités clés
Produire
Écoute et comprend les besoins des clients internes, prépare les réponses aux demandes d’information Réalise, des tâches ou missions, en comprenant leur objectif final et dans le respect des politiques du Groupe relatives à la fonction, dans les domaines suivants : Planification et suivi de la Maintenance des locaux (entretien, réparations ou aménagements du site), organisation et contrôle des interventions préventives ou curatives sur les équipements et installations, en relation avec les services/directions concernés et les prestataires sélectionnés (plomberie, électricité, chauffage, climatisation, ascenseurs, accès au site, propreté, archivage, mobilier, déménagements...) Prévention et sécurité des personnes et des biens en termes de gestion des systèmes de contrôle d’accès au site (badges, alarmes…), sensibilisation et formation des collaborateurs au respect des règles, contrôles et exercices obligatoires pour les bâtiments ou équipements (incendie…) Respect des obligations légales en termes de tenue à jour des affichages, registres et déclarations règlementaires, convocations et archivage liés à la médecine du travail (selon le site), à la formation des collaborateurs (incendie et sécurité/secours au travail) Organisation de la logistique du site en termes d’achat et de commandes fournisseurs et validation des factures, mise à jour des plans du site et suivi des taux d’occupations en accord avec le directeur de site Superviser la maintenance du site (électricité, fluide, air, génie civil, Ascenseur, vidéo-surveillance & anti-intrusion) Assure le suivi de la flotte GSM si besoin et à la demande du Directeur du site Supervise du service de nettoyage Assurer des opérations de dépannage ponctuel dans l’attente de l’intervention des prestataires sous contrat Assurer la Gestion du stock des produits d’entretien et d’hygiène Assurer l’inventaire physique avec le Directeur du Site Sait expliquer, apporte un support et veille à la bonne application des règles et procédures de la fonction auprès des entités du Groupe Contrôle systématiquement la qualité de ses travaux, participe à des réunions Fait appel au support en cas de difficulté et d’événements imprévus
Gérer
Gère ses priorités en respectant les consignes et échéances prévues Comprend et respecte les règles et procédures du Groupe relatives au domaine fonctionnel Reporte régulièrement à son responsable de l’avancement de ses travaux
Entreprendre
Comprend le projet du Groupe Comprend la finalité de son domaine fonctionnel Propose des améliorations sur son périmètre
Développer
Se forme aux outils et méthodes du Groupe Intègre les valeurs et fondamentaux du Groupe
Qualifications
Compétences techniques et fonctionnelles clés
Connaissance de la maintenance technique d’un site et des services généraux, polyvalence Maîtrise des outils bureautiques Bonne communication orale et écrite
Compétences comportementales clés
Savoir établir des relations avec l’équipe client interne de façon à collecter les informations nécessaires à la bonne réalisation de ses travaux Savoir identifier les manques d’information requise pour comprendre un problème ou une situation et trouver des solutions pour combler ces manques* Savoir porter de l’attention
