مساعد شخصي وسكرتير تنفيذي (للمكتب والشؤون الخاصة)

الهدف العام للوظيفة:

تقديم دعم إداري وتنظيمي شامل، وإدارة المهام اليومية المتعلقة بالمكتب والشؤون الخاصة، بما يضمن سير العمل بسلاسة وكفاءة عالية، مع الحفاظ على السرية التامة.

المهام والمسؤوليات:

أولًا: المهام المكتبية والإدارية

1. إدارة المكتب والتنسيق الإداري:

• تنسيق جداول الأعمال والاجتماعات والمواعيد الرسمية.

• تنظيم المستندات والملفات والتأكد من حفظها بشكل آمن ومنهجي.

• الإشراف على البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية، وإعداد التقارير الدورية.

• التعامل مع المكالمات والمراسلات الواردة والصادرة بلباقة واحترافية.

2. تنظيم الاجتماعات والسفر:

• ترتيب الاجتماعات وإعداد محاضرها ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.

• تنظيم ترتيبات السفر (طيران، إقامة، تنقلات) للمناسبات الرسمية والخاصة.

• تجهيز الوثائق المطلوبة للسفر والاجتماعات وفق أعلى درجات الدقة.

3. متابعة المهام والمشاريع الخاصة:

• تنسيق المهام والمشاريع الموكلة بدقة وفعالية.

• الإشراف على تنفيذ مشاريع خاصة وإعداد تقارير متابعة دورية.

• التواصل مع الأطراف ذات الصلة لإنجاز المهام بكفاءة.

ثانيًا: المهام المتعلقة بالشؤون الخاصة

1. تنسيق وإدارة الشؤون الخاصة:

• متابعة جداول المواعيد الشخصية وإدارتها بفعالية.

• ترتيب وتنظيم الفعاليات والمناسبات الخاصة.

• الإشراف على الجوانب اللوجستية المختلفة بما يضمن السلاسة في إدارة المهام الشخصية.

2. إدارة الموظفين والخدمات:

• الإشراف على الموظفين المساعدين في الشؤون الخاصة، مثل السائقين والمساعدين الشخصيين.

• متابعة جداول عملهم وضمان أداء المهام وفق التوقعات المطلوبة.

• التنسيق مع مقدمي الخدمات والموردين عند الحاجة.

3. إدارة المشتريات والاحتياجات الخاصة:

• الإشراف على تأمين الاحتياجات والمتطلبات الخاصة.

• متابعة المشتريات وضبط الميزانية ذات الصلة.

• ضمان توفير أفضل الخدمات والمنتجات وفق معايير محددة.