مدير شؤون الأمانة العامة مسؤولاً عن الإشراف على الوظائف الإدارية والتشغيلية للأمانة العامة. تشمل هذه الوظيفة ضمان الحوكمة الفعالة، وإدارة الوثائق، وتسهيل التواصل داخل المنظمة.
المسؤوليات الرئيسية:
الإشراف على عمليات الأمانة العامة، لضمان دعم إداري فعال.
إدارة إعداد وتوزيع الوثائق الرسمية والتقارير والمراسلات.
تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك الجداول الزمنية، ومحاضر الاجتماعات، وإجراءات المتابعة.
ضمان الامتثال للسياسات التنظيمية ومعايير الحوكمة.
تسهيل التواصل الفعال بين الأقسام ومع المعنيين الخارجيين.
الحفاظ على السجلات والأرشيفات وإدارتها لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات واسترجاعها.
تقديم الإرشاد بشأن المسائل الإجرائية وأفضل الممارسات في الإدارة.
دعم القيادة في التخطيط الاستراتيجي وعمليات اتخاذ القرار.
الإشراف على فريق الأمانة العامة وتوجيهه، وتعزيز بيئة عمل تعاونية.
متابعة وتقييم أداء الوظائف الإدارية، وتقديم توصيات للتحسين عند الحاجة.
المهارات
المؤهلات:
يُفضل الحصول على درجة بكاليوس؛ ودرجة متقدمة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة هي ميزة إضافية.
خبرة مثبتة في الإدارة الإدارية أو دور مشابه.
معرفة قوية بعمليات الحوكمة والسياسات التنظيمية.
مهارات اتصال وتنظيم وتحليل ممتازة.
القدرة على إدارة مهام متعددة والمواعيد النهائية بفعالية.
