سكرتير تنفيذي - Executive Secretary

يعتبر السكرتير التنفيذي جزءًا حيويًا من أي منظمة، حيث يلعب دورًا محوريًا في تسهيل العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة. في صناعة العطور ومستحضرات التجميل، يكون السكرتير التنفيذي مسؤولًا عن دعم الإدارة العليا من خلال تنظيم الجداول الزمنية، وإدارة الاتصالات، وتنسيق الاجتماعات. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع معلومات حساسة، مما يجعله مثاليًا للأفراد الذين يتمتعون بمهارات متعددة.

المسؤوليات:

1. إدارة جداول الأعمال اليومية للمديرين التنفيذيين وتحديد المواعيد.
2. تنسيق الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية.
3. إعداد وتوزيع المذكرات والتقارير والعروض التقديمية.
4. التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بطريقة احترافية.
5. تنظيم الملفات والمستندات وضمان سهولة الوصول إليها.
6. تقديم الدعم الإداري للمشاريع الخاصة والمبادرات.
7. تتبع الميزانيات والنفقات المتعلقة بالمكتب.
8. تطوير وتحسين العمليات الإدارية لتحقيق الكفاءة.
9. التعاون مع الفرق الأخرى لضمان تحقيق أهداف الشركة.
10. تقديم المساعدة في التوظيف والتدريب للموظفين الجدد.

المرشحون المفضلون:

1. خبرة سابقة في دور سكرتير تنفيذي أو إداري.
2. مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
3. قدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مواعيد نهائية صارمة.
4. مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية.
5. إجادة استخدام برامج الكمبيوتر، بما في ذلك حزمة Microsoft Office.
6. القدرة على التعامل مع معلومات سرية وحساسة.
7. مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار.
8. القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
9. إجادة اللغة الإنجليزية، ويفضل أن تكون اللغة العربية أيضًا.
10. مرونة في التعامل مع المهام المتعددة.