سكرتير تنفيذي

المسؤوليات:

1. تنظيم المواعيد وإدارتها:

• جدولة الاجتماعات والمقابلات.

• مراقبة التواريخ المهمة والمواعيد النهائية للمشروع.

2. إدارة الاتصالات:

• الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني.

• إعداد المراسلات والتقارير الرسمية.

3. الاستفادة من برنامج إدارة المهام:

• إدارة وتنظيم المهام باستخدام برامج مثل Trello وAsana وMonday.com وClickUp وJira وNotion وWrike وBasecamp.

• تحديث حالة المشروع وتوزيع المهام بين الفريق.

4. دعم الإدارة العليا:

• تقديم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين.

• إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية.

5. تسهيل تعاون الفريق:

• التنسيق بين الفرق المختلفة لضمان سير العمل الفعال.

• تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية.

6. إدارة المستندات والسجلات:

• تنظيم السجلات والوثائق المهمة والاحتفاظ بها.

• ضمان التحديثات المنتظمة للملفات.

المؤهلات المطلوبة:

• شهادة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

• خبرة سابقة في دور السكرتارية أو المساعد الإداري، ويفضل أن يكون ذلك في قطاع المقاولات.

• الكفاءة في برامج إدارة المهام مثل Trello أو Asana أو أدوات مماثلة.

• مهارات تواصل قوية باللغتين العربية والإنجليزية.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بشكل فعال.

السمات الشخصية:

• الاهتمام بالتفاصيل.

• مهارات تنظيمية عالية.

• القدرة على التكيف مع بيئة عمل سريعة الخطى ومتغيرة.