L'Office Manager assure la gestion administrative de l'entreprise et des relations avec les prestataires et les clients, tout en veillant à la bonne organisation et à la gestion des documents, des commandes, des contrats, et des paiements.
Responsabilités :
Préparation des bons de commande :
Élaborer et préparer les bons de commande pour les achats de biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
Préparation des virements :
Assurer le traitement des paiements en préparant les virements nécessaires aux fournisseurs, prestataires et autres créanciers.
Élaboration des contrats de travail :
Rédiger et mettre à jour les contrats de travail pour les employés de l'entreprise.
Traitement des dossiers d’assurances :
Gérer et suivre les dossiers relatifs aux assurances (santé, responsabilité civile, etc.).
Suivi des réparations des véhicules :
Veiller à la bonne gestion des réparations, de la maintenance et des entretiens des véhicules de l'entreprise.
Coordination avec la société de Budget LLD (Location Longue Durée) :
Assurer la communication avec la société de location pour la maintenance, la réparation, les vidanges et les visites techniques des véhicules.
Traitement des courriers :
Gérer et distribuer les courriers entrants et sortants en temps opportun.
Classement, scan et archivage des documents administratifs :
Organiser et classer les documents administratifs (contrats, factures de loyers, d'eau et d'électricité) en format physique et numérique.
Gestion de la caisse :
Assurer la gestion de la caisse de l’entreprise, y compris les entrées et sorties d'argent.
Gestion des relations avec les locataires des sites :
Maintenir une relation professionnelle et de qualité avec les locataires, répondre à leurs demandes et gérer les réclamations.
Remontée des demandes et réponse aux réclamations :
Collecter et transmettre les demandes des locataires aux services concernés et apporter une réponse appropriée aux réclamations.
Dispatching des factures par email :
Envoyer les factures aux parties concernées via email de manière claire et structurée.
Recouvrement :
Assurer le suivi et le recouvrement des paiements dus par les locataires et autres créanciers.
Compétences et qualifications requises :
Compétences administratives solides : Bonne maîtrise des tâches administratives et des outils bureautiques.
Organisation et rigueur : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
Sens de la communication : Capacité à communiquer efficacement avec les clients internes et externes.
Compétences en gestion financière : Connaissance des processus de facturation, virements et recouvrement.
Connaissances juridiques de base : Notamment en ce qui concerne les contrats de travail et les obligations administratives.
