Account Payable Specialist

Job Environment:
AXA Global Business Services is a subsidiary of AXA Group, one of the leading insurance brands in the world. We embody the essence of a diverse, global team, uniting talents from around the world to create a seamless, supportive network for all AXA entities. Our story is one of collaboration and growth, deeply rooted in our mission and vision, guiding every step we take.

Our Mission: Together with entities, we deliver advanced services and shape solutions that drive operational excellence. In the heart of AXA, our role is multi-layered. From insurance operations to corporate functions, we leverage data, technology, and diverse capabilities to enhance our partners' performance in a streamlined, efficient manner.

Responsibilities:

• Operational Activities:

  
  
  • Mailbox Management:
    • Manage requests for information or complaints (via telephone or email).
    • Scan incoming supplier invoices and ensure all necessary supporting documents are collected.
    • Verify compliance by reviewing files and confirming that supplier invoices are organized correctly, while collecting all necessary documentation and information.
    • Sort and prioritize emails, requests, and requirements from suppliers and partners.
    • Ensure adherence to internal rules and procedures.
    • Monitor disputes and address non-compliant invoices.
    • Conduct effective follow-ups on reminders and recovery of receivables in coordination with the invoicing department (via telephone, emails, letters, etc.).
    • Assist in monthly and annual account closures (e.g., addressing missing invoices).
    • Prepare daily progress reports for the line manager.
    • Serve as a liaison between the company and suppliers to resolve any payment-related issues or concerns.
    • Perform supplier circularization to confirm outstanding balances.

• Invoice Processing:

  
  
  • Receive, review, and process invoices from vendors for goods and services received by the company, ensuring the accuracy of invoices.
  • Verify that payments are appropriately authorized and code invoices to the relevant general ledger accounts.

• Communication Skills:

  
  
  • Maintain relationships with internal departments by addressing requests and resolving discrepancies related to invoices (POs, GRs, credit notes) to ensure timely payments in compliance with company policies.
  • Clearly communicate with suppliers to resolve issues, respond to queries, and facilitate a smooth workflow.

Education and Experience:

• Graduate/Post Graduate from a recognized university with experience in accounting.

Technical Skills:

• Proficient in MS Excel, PowerPoint, Coupa, and SAP.
• Strong documentation skills.
• Excellent logical, analytical, and problem-solving abilities.
• Ability to manage multiple tasks and prioritize effectively.
• Strong time management skills; organized and focused.
• Capability to maintain a strict delivery timetable.

Key Skills and Competencies:

• Exceptional verbal and written communication skills to engage with stakeholders at all levels.
• Customer-focused: actively seeks and responds appropriately to customer needs.
• Competent in resolving problems in accordance with established procedures.

Language Skills:

• Fluency in French and English—speaking, reading, and writing.

Leader mondial de l’assurance et de la gestion d’actifs,  AXA aide  ses 100 millions de clients à traverser les petites et grandes difficultés de la vie et les accompagne dans la sécurisation de leurs projets. Pour aider ses collaborateurs dans leur mission, AXA se donne comme priorité de prendre soin d’eux.  Ainsi, en rejoignant AXA France vous travaillerez dans une entreprise responsable, offrant une véritable culture d’expertise, accélérant le développement des compétences de chacun, proposant une rémunération attractive et une évolution régulière. Pour vous, nous réinventons notre métier.

AXA évolue pour devenir une entreprise durable axée sur la technologie et, à AXA Group Operations, nous sommes l’un des principaux moteurs de cette transformation.

Nous favorisons l'évolution de notre modèle commercial dans le secteur des assurances grâce à la technologie et à l’innovation, pour garantir sa mise en œuvre concrète rapide au niveau global, avec des conseils et une exécution de grande qualité. Nous sommes présents dans 17 pays avec des équipes engagées et hautement qualifiées. Nous mettons à profit la technologie, les données, l'approvisionnement, la sécurité et l'allocation des investissements de manière globale, mais nous réalisons également des économies d'échelle et des synergies lorsque cela est nécessaire.

Présente au Maroc depuis 2009, AXA Group Opérations Maroc est une entité d’offshoring. Avec ses 300 collaborateurs et ses différents centres d’expertise opérant dans les domaines de l’informatique, de la Gestion de projet, de la Finance et des Ressources Humaines, AXA GO Maroc soutient Group Operations dans la réalisation de sa mission.

Nous célébrons l'expertise, la diversité culturelle et la créativité de plus de 8 000 employés de par le monde.  Nous nous engageons à assurer l'égalité des chances en matière d'emploi (parité hommes-femmes, communauté LGBT+, personnes handicapées ou personnes d'origines diverses) et à promouvoir la diversité et l'inclusion en créant un environnement de travail où tous les employés sont traités avec dignité et respect, et où les différences individuelles sont valorisées.