مساعد مدير اداري

الوصف الوظيفي لوظيفة مدير اداري لشركة عقارية

المهام :

اولا:    الاشراف على العمليات اليومية و الدورية لفريق العمل كل حسب اختصاصة (المندوبين +الباحثين القانونين +التحصيل+التسويق+المحاسبة +شؤون الموظفين من اجازات دورية+تعيينات جديدة ) .

ثانيا:   متابعة تطبيق فريق العمل لساسيات الادارة كل حسب تخصصة و نقل التعليمات الخاصة بهذه السياسات الى فريق العمل كل حسب تخصصة و متابعة التنفيذ الدقيق لها .

ثالثا:  المتابعة المباشرة مع كل من الباحثين القانونيين فيما يخص ملفات القضايا المرفوعه امام القضاء من حيث متابعة مجريات كل قضية سواء كانت في طور البداية مثل رفع الدعوى او في طور التنفيذ في حال الحصول على احكام تنفيذية مع متابعة مصروفات العمليات اول باول ، المتابعة المالية من حيث متابعة العمليات المحاسبية اليومية مع مدير الحسابات في متابعة المصاريف اليومية و اثباتاتها و التأكد من مطابقتها لمعايير العمل .و متابعة قسم التحصيل للايرادات اليومية و اثباتاتها و التأكد من دخول كافة المبالغ المطلوبة في حسابات الشركة من العملاء سواء كانت على شكل ايجارات او بدل صيانة او استهلاكات للماء و الكهرباء .

رابعا:  متابعة حالة الشواغر العقارية بشكل يومي من حيث عدد و نوع و مكان الشواغر  و متابعة تسويقها من خلال قسم التسويق و الاشراف على الخطط التسويقية و مدى ملائمة المنصات المناسبة لغايات التسويق لاختيار افضل العملاء من المستأجرين ز التأكد من مطابقة العملاء للاشتراطات المقررة من الادارة قبل اجراء عملية التعاقد (التأجير) .

خامسا:  الاشراف على موجودات الشركة مثل السيارات و متابعة تواريخ انتهاء ترخيصها و مواعيد السيرفس اللازم لها و مدى التزام الموظفين المستخدمين بشروط الاستخدام المقررة في الشركة و جداول الحركة اليومية للعاملين عليها .

سادسا:   متابعة شؤون العاملين من حيث تواريخ تجديد اقامات العاملين قبيل انتهائها ، و  اجازات العاملين الدورية و التاكد من عدم حصول تعارض في اجازات الموظفين بحيث لا تؤثر على حسن سير العمل .و متابعة حتالات انتهاء عقود عملهم و نقل اقاماتهم و متابعة انهاء خدمات المنتهيه خدماتهم و كذلك عقود العمل الجديدة من حيث اختيار الانسب للعمل حسب طبيعة العمل المطلوبة و انهاء اجراءات عقود العمل الجديدة و نقل الاقامات و ما يتبعها من اجراءات .

سابعا:  متابعة موضوع التزامات الشركة تجاه الغير مثل استهلاكات الماء و الكهرباء و الهاتف الارضي و النقال الخاصة بالخدمات و مرافق الشركة و عقاراتها من خلال توجيه الفريق المختص لعمل اللازم من حيث استصدار الفواتير بشكل دوري ضمن تواريخ محددة ليسهل متابعتها مع مراقبة مستويات هذه الاستهلاكات بان لا تخرج عن المعتاد او المألوف و في حال كانت فيها اختلافات معرفة الاسباب و معالجتها .

ثامنا: متابعة شؤون المكاتب الخاصة بكافة الاقسام من حيث توفر الوسائل المكتبة و القرطاسية و شبكة الهاتف الارضي و النقال و الكمبيوتر و تحديث البرامج الخاصة بها حسب الحاجة .

تاسعا:   التأكد من التزام العملاء (المستأجرين ) بشروط عقود الايجار حسب نوع العقود من سكني او تجاري او مخازن او مكاتب او محلات من خلال متابعة حراس المباني و التواصل معهم بشكل دوري لمعرفة ايه مخالفات تتم لعمل اللازم .

عاشرا:  مقابلة العملاء(المستأجرين) كل حسب طلبة و حل مشكلاتهم بما يتناسب مع سياسات الشركة سواء كانت شكاوى مالية او ادارية او مع الموظفين او الجيران .

• حادي عشر:  التأكد خلال سير كافة الاعمال من التزام الموظفين و العملاء بالسياسات العامة للشركة من حيث المدد و الفترات للعقود و الالتزامات المالية و تطبيق اقصى الاجراءات للتأكد من ضمان ذلك من خلال المتابعة اليومية للوقوعات و الاعمال .
• ثاني عشر :  الالتزام بتنفيذ رؤية و سياسة ادارة الشركة في كافة الامور الادارية و القانونية و المالية و التسويقية حسب الضوابط التي تحددها الادارة و التي هي بطبيعة الحال متغيرة حسب مجريات الاعمال كما هو معلوم و ذلك بدون مجاملة  لاي طرف كان سواء كان من العاملين او العملاء

المستوى التعليمي :

-بكالوريوس ادارة اعمال على الاقل بتقدير جيد جدا و يفضل الماجستير في تخصص ادارة المواد البشرية

• في الادارة بمنصب قيادي لا تقل عن 8 سنوات
• حصولة على دورات في القوى البشرية او العلاقات العامة او القانون او المحاسبة .