الوصف الوظيفي
استقبال الزوار:الترحيب بالزوار والعملاء وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المعني.التعامل مع استفسارات الزوار والمساعدة في توفير المعلومات المتعلقة بالخدمات أو المنتجات.إدارة المكالمات الهاتفية:الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة احترافية.تحويل المكالمات إلى الأقسام المناسبة أو تسجيل الرسائل للمسؤولين عند عدم تواجدهم.التعامل مع الاستفسارات الهاتفية المتعلقة بالخدمات أو المواعيد.تنظيم المواعيد:تنسيق المواعيد للمقابلات والاجتماعات الداخلية.إدارة الجدول الزمني للمديرين أو الموظفين الآخرين وتنظيم المواعيد بشكل فعال.التأكد من أن كل اجتماع أو لقاء يتم وفقًا للجدول الزمني المحدد.إدارة البريد والمراسلات:استقبال البريد الوارد والطرود وتوزيعها على الأقسام أو الموظفين المعنيين.إرسال البريد والمراسلات الصادرة حسب الحاجة.التأكد من تنظيم المراسلات والملفات بطريقة صحيحة.إعداد وصيانة الوثائق الإدارية:تنظيم الملفات والمستندات الخاصة بالمكتب بشكل مرتب ومنظم.تقديم الدعم الإداري الأساسي، مثل طباعة الوثائق، نسخها، وتحضيرها للاجتماعات.مراقبة المرافق:ضمان أن منطقة الاستقبال تظهر دائمًا بشكل لائق ومنظم.الحفاظ على النظافة والراحة في منطقة الاستقبال.الدعم اللوجستي:مساعدة الزوار أو الموظفين في تحديد أماكن الاجتماعات أو الغرف التي يحتاجون إليها.تقديم الدعم للأقسام المختلفة فيما يتعلق بالاحتياجات اليومية مثل تجهيز المواد المكتبية أو الخدمات اللوجستية.متابعة وإدارة البيانات:تسجيل وتوثيق المعلومات المتعلقة بالزوار أو المكالمات التي يتم تلقيها.الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة لعدد الزيارات، والمواعيد، والأحداث.تعزيز صورة الشركة:تقديم صورة إيجابية واحترافية عن الشركة أو المؤسسة من خلال التفاعل مع الزوار والعملاء.الحفاظ على علاقة ودية ومحترمة مع الزوار والعملاء لضمان تجربة زيارة مميزة.
