سكرتير للعمل بالسعودية

إدارة المراسلات:

• استلام وتصنيف وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الفاكسات، وما إلى ذلك).
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى المعنيين.
• صياغة الرسائل الرسمية والمراسلات والردود.

جدولة وتنظيم الاجتماعات:

• تنظيم مواعيد الاجتماعات والمقابلات الخاصة بالإدارة أو الموظفين.
• التنسيق مع الأطراف المعنية بشأن مواعيد الاجتماعات وتأكيد الحضور.
• تجهيز المواد والملفات اللازمة للاجتماعات ومتابعة الأمور التي تمت مناقشتها.

إدارة الوثائق:

• تنظيم وتخزين الملفات والوثائق بشكل منظم وسهل الوصول.
• حفظ السجلات والتقارير والملفات الخاصة بالشركة بشكل آمن ووفقًا للسياسات المعتمدة.
• مساعدة في إعداد وتجهيز المستندات المطلوبة للإجراءات الإدارية.

تنظيم الأعمال اليومية:

• تنظيم وجدولة الأنشطة اليومية للأفراد في الفريق، مثل المديرين أو المسؤولين.
• ترتيب سفر الموظفين (حجوزات الطيران والفنادق، تأشيرات السفر، وما إلى ذلك).
• إجراء المهام الروتينية مثل تنظيم المستندات، التعامل مع الاستفسارات، وتحضير التقارير الشهرية أو الدورية.

تنسيق مع الأقسام الأخرى:

• التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سلاسة العمليات الداخلية.
• إرسال استفسارات إلى الأقسام المختلفة وتقديم الدعم الإداري عند الحاجة.

إدارة المعدات المكتبية:

• مراقبة مخزون المعدات المكتبية مثل الأوراق، الأقلام، الأحبار، وغيرها، وطلب الإمدادات عند الحاجة.
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية تعمل بشكل جيد.

تنسيق الفعاليات:

• تنظيم وتنفيذ الفعاليات الداخلية والخارجية مثل المؤتمرات، ورش العمل، أو الاجتماعات الكبيرة.
• التنسيق مع الشركات الخارجية، المقاولين، أو الموردين عند الحاجة للفعاليات.

التعامل مع الزوار:

• استقبال الزوار بشكل احترافي وتوجيههم إلى المكان المناسب.
• الرد على استفسارات الزوار والضيوف وتوفير المعلومات اللازمة.

مهام إضافية:

• مساعدة في تجهيز التقارير والإحصائيات الدورية.
• أداء واجبات إدارية إضافية حسب الحاجة.
• تعقب عملية تنفيذ أي قرارات صادرة عن الإدارة.
• تنظيم الجدول الزمني للمؤتمرات والمقابلات.
• الإجابة عن الاستفسارات عبر المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية.