سكرتير تنفيذي للعمل بالسعودية

إدارة المواعيد والجدولة:

• تنظيم مواعيد الاجتماعات والأنشطة اليومية للمدير التنفيذي أو الفريق الإداري.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية مع الأطراف المعنية.
• إعداد وتحديث تقويم المدير التنفيذي بما يتناسب مع أولويات العمل.

تنسيق البريد والمراسلات:

• استقبال وتنظيم المكالمات الهاتفية والرد عليها أو توجيهها للأشخاص المعنيين.
• تلقي البريد الوارد والمرسل، وتنظيمه والقيام بالإجراءات اللازمة.
• إعداد الردود على المراسلات اليومية وتنظيمها.

إعداد التقارير والوثائق:

• إعداد التقارير، المحاضر، والمراسلات الرسمية بناءً على توجيه المدير التنفيذي.
• كتابة الملاحظات والتوثيق خلال الاجتماعات وتوزيع المحاضر على المعنيين.
• إعداد العروض التقديمية أو المستندات المطلوبة وفقًا لمتطلبات العمل.

إدارة الملفات والوثائق:

• تنظيم وتحديث الملفات الإلكترونية والورقية وضمان سهولة الوصول إليها.
• الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات الهامة المتعلقة بالشركة.
• تطبيق إجراءات الأرشفة المناسبة للوثائق الإدارية والمراسلات.

التواصل مع العملاء والموردين:

• التعامل مع الاستفسارات من العملاء والموردين وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
• التنسيق مع الموردين والجهات الخارجية لتنظيم الاجتماعات والزيارات.
• تقديم الدعم اللازم للمدير التنفيذي في التعامل مع الشركاء والعملاء.

التنسيق الداخلي والخارجي:

• تنسيق الفعاليات والأنشطة الداخلية مثل ورش العمل أو المؤتمرات.
• تنظيم السفر والرحلات للمدير التنفيذي بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق.
• إعداد وإدارة العروض والمناسبات الخاصة بالشركة.

إدارة الاتصالات:

• إدارة البريد الإلكتروني الرسمي للمدير التنفيذي، وترتيب أولويات الردود.
• إرسال الدعوات، التذكيرات، والإشعارات المتعلقة بالمواعيد والاجتماعات.
• متابعة التواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية لضمان سير العمل بشكل سلس.

دعم الإدارة العليا:

• تقديم الدعم الإداري للمدير التنفيذي في اتخاذ القرارات اليومية.
• مساعدة المدير التنفيذي في إعداد الخطط الاستراتيجية وتقارير الأداء.
• التنسيق مع فرق العمل المختلفة لتنفيذ الأنشطة والمهام المتعلقة بالشركة.

القيام بالمهام الطارئة:

• تنفيذ المهام غير المقررة التي تتطلب اهتمامًا عاجلاً.
• التعامل مع أي مشاكل أو قضايا قد تنشأ في غياب المدير التنفيذي.
• تصميم الرسائل الإدارية للجهات المختلفة.
• ترتيب وحفظ الملفات والوثائق والمستندات الإدارية.
• تحديد مواعيد المؤتمرات والاجتماعات.