عند وجود شاغر ترغب بملئه في شركتك، عليك الحرص على اتباع خطوات سهلة، وسريعة، وفعّالة لضمان نجاح عملية التوظيف. وقد تكون هناك بعض الأمور التي لم تفكر بها، والتي من شأنها تسهيل عملية التوظيف، ومن أبرز هذه الأمور المسمى الوظيفي، والمهام الخاصة بالوظيفة، والقسم الذي ستكون فيه الوظيفة، والمهارات المطلوبة. ولمساعدتك على تحديد جميع التفاصيل المطلوبة لوظيفة ما، عليك أولاً كتابة الوصف الوظيفي الخاص بتلك الوظيفة. لذا يقدم لك خبراء بيت.كوم، أكبر موقع للوظائف في الشرق الأوسط، ست نصائح لمساعدتك على كتابة وصفاً وظيفياً أفضل بسهولة وسرعة.
1. ضع موجز لأهم النقاط
يُعد استخدام نماذج لكتابة أوصاف وظيفية من الأدوات الهامة لتسهيل العملية. وفي حال لم تمتلك نماذج سابقة، فلا داعٍ للقلق لأن استخدام نفس النماذج بحذافيرها لكتابة الوصف الوظيفي الجديد أمر غير ممكن؛ فوظيفة هذه النماذج السابقة هي إعطائك فكرة عن كيفية كتابة الوصف الوظيفي والأقسام المختلفة التي يجب أن يحتويه، ولكن لن تعطيك تعليمات محددة عن كيفية كتابة الوصف الجديد أو ما هي التفاصيل والمعلومات التي يجب كتابتها.
قبل البدء بالكتابة، عليك معرفة جميع التفاصيل المُتعلّقة بالوصف الوظيفي، وتشمل هذه التفاصيل المسمى الوظيفي، والمنصب في الشركة (أي القسم والوحدة)، وما هو التسلسل الإداري للوظيفة، وما هي المهام اليومية التي يجب على المرشح أدائها، وما هي المهارات المطلوبة لأداء المهمة بفعالية، أو أي متطلبات أُخرى (مثل التعليم، والمهارات اللغوية، وغيرها). بعد تحديد هذه التفاصيل، يمكنك البدء في كتابة الوصف الوظيفي.
2. ضع المسمى الوظيفي
احرص على كتابة مسمى وظيفي جاذباً للكفاءات التي تبحث عنها لملء منصبك الشاغر. في الواقع، يُعد المسمى الوظيفي هاماً لأنه أول ما سيقرأه المرشح عند تصفح الإعلان الوظيفي، لذا يجب أن يحتوي العنوان الرئيسي على الكلمات الرئيسية للمنصب (مثل مدير تسويق رئيسي أو مطور iOS مبتدئ). كما يمكنك إضافة تفاصيل أُخرى إلى المسمى الوظيفي، مثل موقع الوظيفة أو عدد سنوات الخبرة، حيث سيساعدك ذلك على فلترة المرشحين واستبعاد أولئك الذين لا تنطبق عليهم الشروط المحددة من موقع الوظيفة والخبرة المطلوبة.
3. اكتب نص الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي هو أول نص سيتبع المسمى الوظيفي، ولكتابة وصفاً وظيفياً رائعاً، عليك الحرص على أن يُطابق المسمى الوظيفي؛ فقد تتشابه المهام والمسؤوليات الوظيفية بين عدة وظائف تحمل مسميّات وظيفية مختلفة، ولتجنب إرباك المرشحين بين الوظائف، عليك كتابة وصفاً وظيفياً محدداً ومُفصّلاً وشاملاً ومرتبط بالمسمى الوظيفي بشكل واضح، فقد تؤدي الأوصاف الوظيفية غير الواضحة إلى تراكم طلبات المرشحين غير الملائمين للوظيفة الشاغرة المُعلن عنها. لذا، من المهم إضافة كلمات رئيسية واضحة للمسمى الوظيفي، فذلك سيساعد أيضاً على تجنُّب أي إرباك يمكن أن يشعر به المرشحون عند التقدم إلى الوظائف.
4. احرص على جعل الوصف جاذباً قدر الإمكان
إن كتابة وصفاً وظيفياً قصيراً وواضحاً ويشمل المهام الوظيفية، والمسؤوليات، والواجبات، والمهارات سيساعدك على جعل العملية سريعة وسهلة، كما سيساعدك على توظيف المرشح الملائم. ولكن قد لا يكون ذلك كافياً؛ فلتحرص على جعل الوصف الوظيفي الخاص بالوظيفة جاذباً قدر الإمكان، عليك الالتفات إلى الطريقة التي يظهر بها الإعلان من وجهة نظر الباحث عن عمل. فإذا كان المسمى الوظيفي يبدو جاذباً، ولكن يبدو الوصف الوظيفي مملاً وغير مُشجّع على القراءة، عليك إجراء بعض التعديلات.
ببساطة، عليك جعل الوصف الوظيفي مثيراً للاهتمام، فمثلاً يُعد كتابة المهام والمسؤوليات على شكل نقاط أمر ممل وغير مسلٍ عند القراءة. حاول كتابة المهام والمسؤوليات الوظيفية على شكل جدول عمل يومي، وذلك لإعطاء المرشح فكرة عن روتين العمل اليومي. بهذه الطريقة، يمكن للمرشح معرفة كيفية سير يومه في العمل من خلال تحفيزه على تخيُّل الوظيفة ومهامها. كما عليك إثارة اهتمام المرشح فيما يتعلّق بتطور مسيرته المهنية وكيف سيكون دوره هاماً في تطور الشركة ودعم نموها.
5. أضف الميزات والفوائد ولمحة عن شركتك
يُعد إضافة الأمور التي سيحصل عليها المرشح من العناصر الهامة، إلى جانب ذكر المهام والمسؤوليات التي تتضمنها الوظيفة، حيث يمكنك ذكر الفوائد والميزات التي يقدمها المنصب، مثل التأمين الصحي، وبدل السكن، وبدل المواصلات أو السيارة، والمكافآت بأنواعها، والحوافز، وغيرها. بهذه الطريقة، ستضمن إثارة اهتمام المرشح بالوظيفة التي تعرضها. ومن الأمور التي يمكنك ذكرها في هذا القسم هي لمحة عامة حول شركتك، مثل القطاع الوظيفي الذي تعمل به شركتك، ونوع الأعمال التي تديرها، بالإضافة إلى مهمة شركتك، ورؤيتها، وأهدافها. كما يمكنك التحدث عن قصة شركتك وبعض إنجازاتها، حيث سيساعد ذلك المرشحين على معرفة بيئة العمل التي سيعملون بها.
6. اختر أماكن الإعلان عن وظيفتك
بعد الانتهاء من كتابة الوصف الوظيفي وإضافة جميع التفاصيل، عليك اختيار الأماكن التي عليك الإعلان عن وظيفتك عبرها لضمان تلّقي عدد طلبات يضمن لك إيجاد المرشح المناسب. يمكنك الاستعانة بموقع بيت.كوم الذي يُعد من أفضل المنصات الإلكترونية للإعلان عن وظيفتك والوصول إلى ملايين المرشحين. كما يُوفر لك موقع بيت.كوم أدوات فلترة للمرشحين لمساعدتك على تنظيم وترتيب طلبات الوظائف التي تتلقاها عبر بريدك، مما سيساعدك على تقليص الوقت المُستهلَك في الإعلان عن وظيفتك، وإعداد القائمة النهائية من المرشحين، والبدء في عملية المقابلة الشخصية.
في الختام، يجب التأكيد على أهمية الأوصاف الوظيفية في عملية التوظيف، وأهمية تخصيص بعض الوقت لكتابة وصف وظيفياً مُتقناً. إذا كنت ترغب بمعرفة المزيد حول الأوصاف الوظيفية، يمكنك الاطلاع على صفحة مصادر الموارد البشرية المجانيّة حيث ستجد العديد من نماذج الأوصاف الوظيفية لعدة مناصب مختلفة.
