تعد كثرة الرسائل الالكترونية مشكلة شائعة في شركات الشرق الأوسط وشمال افريقيا. في الواقع، لا تقتصر هذه المشكلة على الأشخاص الذين يشغلون مناصب إدارية فحسب، فهي تواجه الموظفين عبر كافة الأدوار الوظيفية. وكوني أعمل كمسؤولة خدمة العملاء في بيت.كوم، أتلقى حوالي 300 الى 350 بريد إلكتروني يومياً. سأقدم في هذه المدونة بعض النصائح والحيل التي تعلمتها مع الوقت للتعامل مع تدفق الرسائل الإلكترونية بفعالية.
إليك بعض النصائح لمساعدتك على التعامل مع كثرة الرسائل الإلكترونية مهما كان الدور الوظيفي الذي تشغله:
1. تحديد أولوياتك
كي تتمكن من تنظيم كافة الطلبات التي تصلك على بريدك وتنفيذ مهامك بفعالية، يجب عليك تحديد موعد نهائي لكل مهمة ستعمل عليها. فتحديد الأولويات سيساعدك على اتباع نظام دقيق بعيد عن الفوضى. في الواقع، إن تحديد المهام التي ستعمل عليها أولاً سيساعدك على تنظيم وقتك بفعالية وتأجيل المهام الأقل أهمية الى وقت آخر. بعض الأشخاص يفضلون البدء بالمهام التي تتطلب وقتاً أقل، في حين يفضل بعضهم الآخر استغلال طاقتهم ونشاطهم في الصباح الباكر لأداء المهام المعقدة. مهما كانت طريقتك المفضلة في أداء مهامك وتنظيم يومك، يجب عليك تصنيف رسائلك الإلكترونية بحسب أهميتها.
2. تنظيم الصندوق الوارد
احرص على إنشاء ملفات لتصنيف وفرز رسائلك الإلكترونية. قم بوضع تسميات عليها مثل “مهمة” أو “يجب متابعتها” أو أي علامة أخرى تتناسب مع طبيعة العمل. في الواقع، إن فرز رسائلك وتسميتها سيساعدك على تحديد أولوياتك بشكل أفضل وسيبقيك على اطلاع على تقدمك، وهو أمر محفّز!
3. حذف الرسائل غير المهمة
لا يشمل بريدك الإلكتروني دوماً رسائل مهمة أو مستعجلة. في الواقع، يتكون معظم صندوقك الوارد من نشرات إخبارية وإعلانات والعديد من رسائل السبام. قم بحذف أكبر عدد ممكن من هذه الرسائل كي تتمكن من تحديد الرسائل المهمة والطلبات المستعجلة.
4. مقابلة الشخص وجهاً لوجه عندما يلزم الأمر
قد تكون أحياناً المرسلات عبر البريد الإلكتروني مضيعة للوقت حيث لا يتم التوصل الى نتائج مثمرة. فان شعرت بأنه من الصعب تحديد مشكلة ما وقمت بارسال عشرات الرسائل دون التوصل الى أي حل، قم بتنظيم إجتماع وجهاً لوجه مع الشخص كي تتمكن من فهم المشكلة بوضوح.
5. أخذ فترات استراحة
لا شك بأن كثرة الرسائل الإلكترونية يجعلك تشعر بالتوتر والإحباط في العمل. فقد أشار الرسم البياني من بيت.كوم حول “التوتر في مكان العمل في الشرق الأوسط وشمال افريقيا” (سبتمبر 2016) الى أن 40% من المهنيين في المنطقة يعتقدون أن التكنولوجيا الحديثة ساهمت في زيادة معدلات التوتر في العمل. قم بتخصيص بعض الوقت قبل الاطلاع على بريدك الالكتروني، لاتباع النصائح أعلاه واعداد خطة محكمة. واحرص أيضاً على أخذ فترات استراحة قصيرة من وقت لآخر لاستعادة نشاطك وتركيزك. فأنت انسان تمتلك طاقة كبيرة ولديك الكثير من الوقت، وقد تفشل أحياناً في إنجاز بعض المهام أو قد تحتاج الى دعم اضافي. من المهم أن تدرك ذلك جيداً وأن تخصص بعض الدقائق للاسترخاء واستعادة تركيزك عند اللزوم.
