هل تساءلت يوماً كيف يستطيع مديرك العمل على أكثر من مشروع في الوقت عينه وإنجاز كافة مهامه بفعالية؟ في الواقع، لا تقتصر هذه الصفة على مديرك فحسب، فجميعنا يضطر أحياناً لإنجاز أكثر من مهمة خلال فترة قصيرة.
إن إدارة أكثر من مشروع في الوقت عينه ليس بالأمر السهل، فقد تفقد تركيزك بسهولة نتيجة لعدم توفر الكثير من الوقت. أعلم ذلك جيداً كوني مررت مسبقاً في هذه التجربة وكذلك أيضاً معظم المهنيين حول العالم. لا تقلق، إذ يمكنك النجاح في ادارة أكثر من مشروع في الوقت عينه وإنجاز كافة مهامك بسهولة.
كل ما تحتاجه هو اعداد خطة محكمة واتباع بعض الخطوات البسيطة. يقدم لك خبراء بيت.كوم في ما يلي 7 نصائح لمساعدتك على إدارة أكثر من مهمة بفعالية.
1. قم باعداد قائمة بمهامك اليومية
لا تعتمد على ذاكرتك فقط لتذكر كافة المشاريع والمهام التي يتعين عليك تنفيذها، فذلك لن يفيدك على الاطلاق! قم باعداد قائمة بالمشاريع التي تعمل عليها حالياً وبالمهام التي يجب عليك إنجازها في كل مشروع. واحرص على تحديد الوقت الذي يلزمك لأداء كل مهمة وحدّد لها موعداً نهائياً. ومن ثم قم بشطب كل مهمة تنجزها كي تتمكن من السيطرة على جدول أعمالك. ستساعدك هذه القائمة على تنظيم أمورك، كما ستعمل على تذكيرك بالمهام التي يجب عليك تنفيذها. في الواقع، تعد قائمة المهام أفضل وأسهل وسيلة لتعزيز إنتاجيتك في العمل!
2. احرص على تخصيص وقت اضافي
فكّر جيداً عندما تقوم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة على القائمة، ومن ثم قم بضرب الوقت ب 1.2. فبهذه الطريقة سيكون لديك 20% وقت اضافي في حال فاتك الموعد النهائي. حيث يمكن استغلال الوقت الاضافي لمراجعة عملك والتأكد من دقة التفاصيل.
3. قم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة
لن تحتاج فقط لتحديد المدة التي تلزمك لاكمال مشروع معين، بل ستحتاج أيضاً لتحديد التاريخ والوقت لبدء العمل على كل مهمة. فان لم تخصص وقت معين لكل مشروع، ستفشل حتماً في تنظيم وقتك. وبالنسبة لأكثر المهام تطلباً، قم بتحديد وقت تقوم خلاله باغلاق جهاز هاتفك وايقاف كافة التنبيهات كي تتمكن من التركيز لبضع ساعات.
4. قم بأداء مهمة واحدة فقط تتطلب الابتكار كل يوم
يمكنك بسهولة اقناع نفسك بأنك قادر على أداء أكثر من مهمة تتطلب الابداع، ولكن ذلك لن يجدي نفعاً. فضيق الوقت قد يحد من قداراتك الابداعية، وستبدأ بالاستياء من العمل. فالمهام التي تتطلب التفكير بشكل مبدع ومبتكر، تحتاج الى المزيد من الوقت والطاقة. لذا من الأفضل القيام بمهمة واحدة معقدة ومهمتين بسيطتين كل يوم.
5. ارفض القيام بمهام اضافية
لا توافق على أداء أي مهمة اضافية قبل أن تقول “اسمح لي أولاً بالاطلاع على قائمة مهامي اليومية وسأخبرك لاحقاً”. فذلك سيمنحك الوقت لتحديد ما إن كنت قادراً على تحمّل مهاماً اضافية. فان كنت قادراً على تحمّل المزيد من المهام، يمكنك اضافتها الى قائمتك اليومية. وان لم تتمكن من أدائها، كن صريحاً وارفض ذلك، حيث يمكنك القول ببساطة بأنه لا يوجد لديك الوقت لتنفيذ مشروع جديد. وتذكر بأنه ليس من اللائق قبول مهام اضافية وعدم النجاح في أدائها في الوقت المحدد.
6. تجنب العمل دون توقف
احرص على أخذ استراحة بين كل مهمة، قم بالسير في أنحاء المكتب أو تحدّث مع زميلك لبضع دقائق. فذلك سيساعدك على استعادة نشاطك وتركيزك وسيحفزّك على العمل على المهمة التالية بتركيز أكبر.
7. لا تؤجل مهامك
تجنب هدر وقتك عندما يكون لديك مهمة مستعجلة يجب انجازها خلال فترة قصيرة. لا تواصل في تأجيل مهامك، حيث ستبدأ بالشعور بالتوتر والهلع عند اقتراب الموعد النهائي للمهمة. تجنب المماطلة بأي ثمن. اليك بعض النصائح لمساعدتك على الحد من تأجيل مهام عملك.
