سؤال صاحب عمل: أنا صاحب شركة صغيرة الحجم في أبو ظبي، وأخطط لتعبئة 12 وظيفة شاغرة خلال هذا العام. وأحتاج الى بعض النصائح والتوجيهات لمساعدة الموظفين الجدد على التكيّف مع ثقافة عمل الشركة والمساهمة في تحقيق أهدافها والاحتفاظ بهم لوقت طويل. فما هي أفضل وسيلة لمساعدة الموظفين الجدد على الاندماج في الشركة وضمان تحقيق أقصى قدر من الكفاءة والانتاجية؟ شكراً! عمر ب.
الجواب: مرحبا عمر. نظراً لتحسّن الأوضاع الاقتصادية في المنطقة، تخطط العديد من الشركات توظيف موظفين جدد خلال هذا العام. وهذا يعني انفاق الكثير من المال والوقت لمساعدة هؤلاء الموظفين على التكيّف مع مهام العمل اليومية. في الواقع، يمكن تقليل الوقت الذي يحتاجه الموظف الجديد لأن يصبح قادراً على أداء كافة مهامه بكفاءة وفعالية، ويطلق على هذه العملية "تأهيل الموظفين الجدد". إن تأهيل الموظفين الجدد هو منهج شامل يساعد الموظف على التكيّف بسرعة وسهولة مع ثقافة عمل الشركة. تهدف خطط التأهيل بشكل أساسي الى تعزيز معرفة الموظفين بأهداف الشركة العامة، ومساعدتهم في ادارة مشاريعهم من أجل تحقيق كاقة أهداف الشركة بكفاءة وفعالية. يقدم لك خبراء بيت.كوم في ما يلي 6 نصائح لاعداد برنامج لتأهيل الموظفين الجدد:
1. التخطيط المسبق
قم بالتخطيط لعملية تأهيل الموظفين الجدد قبل موعد انضمامهم الى الشركة، واحرص على اعداد خطة متعلقة بمهامهم خلال يومهم الأول ومساعدتهم على إنجازها، واحرص على الترحيب بهم فور وصولهم الى الشركة، وتزويدهم بجهاز حاسوب ورقم هاتفهم الفرعي وكافة اللوازم المكتبية. اظهر لهم بأنك تهتم لأمرهم. اليك قائمة بالأمور التي يجب عليك القيام بها في أول يوم:
- ارسال بريد إلكتروني لكافة الموظفين في الشركة للترحيب بالموظف الجديد.
- تزويد الموظفين بشارة أمنية عند الحاجة لذلك.
- وضع لوحة تحمل اسمه الموظف على مكتبه أو على باب الشركة كي تبيبن بأنك قمت بتخصيص مكتب له.
- تزويد الموظفين بجهاز حاسوب.
- إنشاء بريد إلكتروني خاص بهم.
- تزويدهم بمعلومات حول البرمجيات التي سيقومون باستخدامها.
- تزويدهم برقم هاتفهم الفرعي.
2. اعداد حزمة للترحيب بالموظفين الجدد
قم باعداد حزمة تشمل كافة الأمور التي يجب على الموظف الجديد معرفتها، واذكر فيها رؤية الشركة ومهمتها وقيمها، وقدّم لهم أمثلة لمساعدتهم على تحقيقها. يمكنك أيضاً وضع قرطاسية أو كوب أو قميص يحمل اسم شركتك، أو أي شيء آخر مثل بطاقة ترحيب.
3. التحدث عن ثقافة شركتك
لا تتجاهل أهمية تزويد الموظفين الجدد بمعلومات حول ثقافة الشركة ولا توكل هذه المهمة لفريق العمل، فقد يتم إيصالها بطريقة خاطئة. يمكنك مثلاً استخدام قصص نجاح الموظفين المتعلقة بأعمال الشركة أو التواصل مع منظمات المجتمع كوسيلة لعرض ثقافة عمل الشركة. واحرص على إنشاء فيديو بمساعدة بعض الموظفين يظهر بأنه يتم اتباع قيم شركتك ورؤيتها بشكل يومي. تعرّف على ثقافة عملنا في بيت.كوم. في الواقع، لا يوجد وسيلة أفضل من ذكر قصص الشركة في برنامج التأهيل لتعزيز مستويات ولاء الموظفين وسعادتهم.
4. إشراك كافة الموظفين في الشركة
ساعد الموظفين الجدد على الشعور بالراحة من خلال أخذهم بجولة حول المكتب للتعرّف على الموظفين في مختلف الأقسام. يمكنك مساعدة الموظفين الجدد على إقامة علاقات جيدة مع فريق عملهم من خلال اعداد برنامج الزمالة، إذ ستضمن وجود شخص يجيب عن كافة أسئلتهم. يمتلك بيت.كوم برنامج زمالة متميز، حيث يكافئ الموظفين القدماء على مساعدة الموظفين الجدد على الاندماج في الشركة. إذ سيصطحب هذا الشخص الموظف الجديد في جولة حول المكتب لتعريفه على كافة الموظفين، كما سيساعده في التعرّف على أهداف الشركة والأمور المطلوبة منهم، ويضمن هذا البرنامج تناول الموظف الجديد الغذاء مع فريق عمله.
5. الاهتمام بأدق التفاصيل
اليوم الأول من العمل مرهق للغاية بالنسبة للموظفين الجدد، فهم يسعون جاهدين لاثارة اعجاب مديرهم الجديد، فمن المحتمل بأن يتجنبوا طرح الأسئلة البسيطة ككيفية استخدام آلة الطابعة مثلاً، واكتشاف ذلك بأنفسهم يؤدي الى هدر الكثير من الوقت. ولكن تجنب اخبارهم بالكثير من الأمور في اليوم الأول، فلن يتمكنوا حتماً من تذكر جميع هذه الأمور. واحرص على اعداد برنامج تأهيل يهدف لتزويد الموظف الجديد بالمعلومات الضرورية بطريقة تدريجية ومبسطة، كي يتمكن من أداء مهامه اليومية بكفاءة وفعالية.
6. تقديم الملاحظات باستمرار
يسعى الموظفين الجدد لعرض مواهبهم وقدراتهم والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة في وقت مبكر. لذا تجنب توكيل مهام الموظف الجديد للموظفين الآخرين خلال الأيام أو الأسابيع الأولى. قم بتوكيل مجموعة من المهام لهم وزوّدهم بالمعلومات اللازمة لأدائها بفعالية. وزوّدهم بملاحظاتك باستمرار لمساعدتهم على معرفة كافة الأمور المطلوبة منهم والبدء بتنفيذها. من الضروري جداً تقديم ملاحظاتك للموظفين الجدد بشكل أسبوعي خلال الشهر الأول، وبعدها بشكل شهري أو منتظم (بحسب مدى كفاءتهم في أداء مهامهم).
