قد يكون الحفاظ على مستوى عالٍ من الانتاجية في سوق العمل الحالي تحدياًُ كبيراً بخاصة مع وجود الاجتماعات المتواصلة، والمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني. بامكانك تحسين مستوى انتاجيتك في العمل من خلال اتباع بعض الخطوات البسيطة للحفاظ على مستوى عالٍ من الكفاءة في العمل.
نقدم لك في ما يلي اثني عشر نصيحة من شأنها مساعدتك على الاستفادة من وقتك في العمل:
1. لا تدع الرسائل الالكترونية تأخذ حيزاً كبيراً من وقتك
جميعنا مدمنون على الرسائل الالكترونية، ففي حال تلقينا رسالة جديدة نسارع الى الضغط عليها من دون تفكير، ونركز جيداً على محتوى البريد، ثم نجيب عليه. تعمل هذه الأمور البسيطة على اضاعة الكثير من الوقت بحيث تؤدي الى هدر يومك بالكامل، كما تعمل على الهائك عن انجاز مهامك اليومية.
قم بالاجابة عن الرسائل التي لا تتطلب الكثير من الوقت. فكلما كانت رسائلك قليلة كلما قل عدد الرسائل المتلقاة لذا اجعل رسائلك قصيرة، ولا ترسل الكثير منها. يقدم لك الخبراء المهنيين في بيت.كوم بعض النصائح لمساعدتك على السيطرة على تدفق رسائل البريد الالكتروني في العمل.
2. قم بالغاء الاجتماعات غير الضرورية
يعد التواصل الشخصي أمراً ضرورياً (أكثر أهمية من الرسائل الالكترونية). ولكن يتعين عليك اظهار الجدية بشأن ادارة وقتك. تجنب حضور الاجتماعات غير الضرورية.
3. الرفض عند الضرورة
يرغب الجميع باظهار مهارات العمل الجماعي، قد يكون الرفض هو الخيار الصائب أحياناً. بامكانك رفض أداء مهمة معينة اذا لم تكن أنت الشخص المناسب للقيام بها، أو في حال كان لديك الكثير من المهام.
4. قم باعداد لائحة بمهامك
تعد لائحةالمهام من أكثر الأمور التي تعمل على تعزيز مستوى الانتاجية. قم باعداد لائحة من المهام المتعددة: مهام على المدى القصير والطويل. حدّد المهام التي يمكنك القيام بها، ثم قم بتنفيذها فعلاً. قم بتقسيم لائحة مهامك الى أقسام مختلفة: 1. الأمور المستعجلة التي يتعين عليك تنفيذها فوراً 2. الأمور التي يتعين عليك القيام بها في خلال الأيام القادمة 3. الأمور التي يمكن تأجيلها لوقت لاحق. وبهذه الطريقة، ستكون على دراية كاملة بكافة المهام ولا داعي للقلق حيال نسيان أمر ما.
قم بتنظيم يوم عملك كي يتسنى لك معالجة أهم أولوياتك، سيساعدك ذلك على ادخار الوقت والحفاظ على مستوى عالٍ من الكفاءة والانتاجية في العمل. كما أن انجاز المهام الأكثر أهمية في بداية اليوم سيساعدك على زيادة مستوى انتاجيتك واستغلال يومك بشكل أفضل.
5. قم بانجاز المهام التي تربكك
يتم تأجيل بعض المهام اليومية في العمل لعدة أسباب. يعد الالتزام بانجاز المهام الأقل أهمية من أهم تلك المشاكل. ان أفضل وسيلة للحد من التأجيل هي انجاز المهام التي نكرهها أولاً. ما إن يتم انجاز تلك الأمور، يصبح بقية اليوم أقل تحدياً أو أكثر إثارة، بالاضافة الى زيادة مستوى الانتاجية!
6. تجنب استخدام مواقع التواصل الاجتماعية
تجنب استخدام الفيس بوك والتويتر في العمل. اطلع على المزيد من النصائح حول تجنب اللهو على الانترنت في العمل. يشير استبيان بيت.كوم حول "مصادر اللهو في العمل في منطقة الشرق الأوسط وشمال افريقيا"، ديسمبر 2013، الى أن 25% من المهنيين يعتقدون بأن مواقع التواصل الاجتماعي هي من أهم مصادر اللهو في العمل.
7. حافظ على نظافة مكتبك
قم بتنظيف مكتبك في بداية اليوم أو نهايته. تخلص من الأمور التي لا تحتاجها وقم بحفظ الأوراق في ملفات بشكل يومي. ان المكتب غير المنظم سيعمل على خفض مستوى انتاجيتك. استخدم الملفات، والجوارير وأدوات التخزين المفيدة لتنظيم مكتبك. تجنب الفوضى وقم بتنظيم نفسك، سترى تغيراً ملحوظاً في مستوى انتاجيتك. يشير استبيان بيت.كوم حول "مصادر اللهو في العمل في منطقة الشرق الأوسط وشمال افريقيا" الى أن 30% من المهنيين يعتقدون بأن بيئة عمل أكثر مهنية قد تساعدهم في التقليل من نسبة اللهو.
8. استغل التكنولوجيا
يوجد العديد من الأدوات المتميزة التي يمكنك استخدامها في مكتبك لزيادة مستوى انتاجيتك وادخار الوقت في العمل. استخدم ملفات جوجل للتعاون مع زملائك في العمل على الوثائق، واستعن بأدوات التخطيط لتنظيم جدول أعمالك معهم. استخدم سكايب لاجراء حوار مع الأشخاص في الدول الأخرى، حيث لن تضطر للسفر لحضور الاجتماعات. كما يمكنك الاستعانة بفريق تكنولوجيا المعلومات في شركتك للتعرف على التكنولوجيات الجديدة التي من شأنها مساعدتك على ادخار الوقت، فقد تكون مورداً مهماً لك وللشركة بأكملها.
9. قم بتصفية ذهنك
ليس من الضروري التواجد في مكان خلاب كي تشعر بالراحة، قم بتخصيص دقائق قليلة من وقتك عدة مرات في اليوم لتهدئة أعصابك وتصفية ذهنك.
10. خذ فترات من الراحة
يجهل الأشخاص أهمية أخذ فترات من الراحة في خلال يوم العمل. من الضروري التركيز على وظيفتك، ولكن الجلوس أمام جهاز الحاسوب لساعات طويلة قد يؤدي الى خفض مستوى انتاجيتك، حيث سيؤثر ذلك بشكل كبير على مستوى كفاءتك ويجعلك تشعر بالتعب والارهاق. لذا انهض، وتجول في أنحاء المكتب وخذ فترة من الراحة. سيساعدك التجول في المكتب لمدة خمس دقائق على تصفية ذهنك، وعلى زيادة تدفق الدم لدماغك. يشير استبيان بيت.كوم حول "مصادر اللهو في العمل في منطقة الشرق الأوسط وشمال افريقيا" الى أن 19% من المهنيين يأخذون فترة الراحة المسموح بها كل 2-3 ساعات.
11. تجنب القيام بمهام متعددة
أصبح من الصعب تجنب ذلك في سوق العمل الحالي. في الواقع، ان تجنب القيام بمهام متعددة سيساعد على تحسين مستوى انتاجيتك. يعتقد الخبراء المهنيين بأن الدماغ يعمل بشكل أفضل اذا قام الشخص بالتركيز على أمر واحد فحسب. لذا قم بتخصيص وقت معين لكل مهمة، ولا تتنقل ما بين المهام.
12. استيقظ باكراً
ان المكاتب الهادئة والخالية من الأشخاص تساعد على الحد من اللهو في العمل، لذا اذهب الى العمل باكراً قبل ازدحام المكتب. يعتبر الزملاء من أهم مصادر اللهو في العمل، كما أنهم يعملون على خفض مستوى انتاجيتك. في الواقع، يعتقد 18% من المهنيين بأن الزملاء في العمل هم من أهم مصادر اللهو في العمل (بحسب استبيان بيت.كوم حول "مصادر اللهو في العمل في منطقة الشرق الأوسط وشمال افريقيا"). لذا سيساعدك تجنب التحدث مع الأشخاص المحيطين بك على الحفاظ على مستوى عالٍ من الانتاجية.
يتطلب الحفاظ على مستوى عالٍ من الانتاجية الكثير من التركيز والحيوية. بامكانك زيادة مستوى انتاجيتك في العمل بشكل ملحوظ اذا صممت القيام بذلك. حاول اتباع هذه النصائح بشكل يومي لزيادة مستوى الكفاءة والانتاجية، والحصول على نتائج أفضل.
