السؤال: مرحباً، لقد أتاحت شركتنا مؤخرا خيار العمل عن بعد الذي اعتمده بعض الموظفين. وفي ضوء الأنباء الأخيرة حول الشركة العالمية الرائدة التي اعترضت على فكرة العمل عن بعد وطالبت بحضور كافة الموظفين الى المكتب، أود أن أسأل حول كيفية إدارة فرق العمل الإفتراضية أو المؤلفة من موظفين يعملون عن بعد بفعالية؟ هانس ه.
الجواب: مرحباً هانس، وشكرا على سؤالك المهم جداً. صحيح ان العمل عن بعد أصبح مؤخرا موضوع جدل في مجال الموارد البشرية.
ويعدّ العمل عن بعد خيارا مغريا للمهنيين وبخاصة في بيئة العمل الحالية حيث أن 43.3% من الموظفين صرحوا بأنهم فشلوا في تحقيق التوازن بين العمل والحياة (بحسب استبيان بيت.كوم حول "التوازن بين العمل والحياة في الشرق الأوسط" سبتمبر 2012). ولكن أكثر ما يقلق صاحب العمل هو ما إذا كان العمل من المنزل فعالاً ومنتجاً مثل العمل من المكتب. كيف يمكنك التأكد من الحفاظ على تواصل مستمر مع الفريق ومن أن كافة البيانات آمنة؟ إن فرق العمل الإفتراضية تختلف عن غيرها لأن الأعضاء لا يتواصلون ويتفاعلون وجهاً لوجه الا انه من الممكن إدارة هذه الفرق بنجاح إن قمت باتباع خطة محكمة:
1- حدد أهداف فريق العمل
على الرغم من أن أعضاء الفريق يعملون عن بعد إلا انهم بحاجة الى العمل سويا كفريق واحد. ويساعد وضع مجموعة من الأهداف المحددة والواضحة في ضمان ان الأعضاء كافة على علم بكل ما يجري. لذا تأكد من أن كل فرد في فريق العمل على دارية بكيفية مساهمته في تحقيق الأهداف المتفق عليها. فإن ظن أعضاء فريق العمل بأن كل منهم يعمل بشكل فردي، فسيتصرفون بشكل فردي ولكن إن اقتنعوا بأنهم يعملون من أجل تحقيق هدف مشترك سيزدادون نشاطاً وحماساً وسيحرصون على التعاون مع باقي الأعضاء.
2- إستخدم التقنيات المناسبة
من المهم جدا استخدام التقنيات المناسبة والأدوات الموجودة على الشبكة لانجاح برنامج العمل عن بعد. تأكد من أنه بامكان جميع أعضاء الفريق العمل على شبكة الإنترنت، والمشاركة في المؤتمرات الهاتفية، وتشارك الملفات والبرامج الأخرى من أجل التعاون في ما بينهم.
كما انك ستحتاج الى معرفة ما هي الأدوات والبرامج التي يستخدمها كل موظف يومياً والمخاطر التي قد تنتج عنها. لذا تأكد من أخذ كافة تلك الأمور بعين الأعتبار عند إعداد خطة العمل عن بعد. وبالإضافة الى ذلك، تأكد من أنه لا يمكن حفظ أو نقل البيانات السرية والمهمة كالعقود ولوائح العملاء مع سماح الإطلاع عليها فحسب. لذا قيّم تلك الأمور بعناية قبل أن تسمح للموظفين بالعمل عن بعد وذلك من أجل تفادي المشاكل التقنية وتسريب المعلومات.
3- حافظ على تواصل مستمر
من أجل ضمان عدم شعور فريقك بالإنعزال، عليك أن تنظم إجتماعات عن بعد يومية أو أسبوعية. فالتواصل اليومي مع الفريق سيساهم في رفع المعنويات وتعزيز الشعور بالإندفاع. وقد صرح 78% من المشاركين في إستبيان بيت.كوم حول "اندفاع الموظفين في الشرق الأوسط وشمال افريقيا" (يناير 2013) انهم يشعرون بان مديرهم المباشر يظهر التزاماً تجاه الشركة الا انه لا يقوم بمناقشة المسائل التنظيمية معهم.
4- إدارة عبء العمل بشكل إستباقي
كن متنبها جدا في ما يتعلق بإدارة عبء العمل من أجل ضمان تنفيذ الأعمال ضمن المهل المحددة. اعلم فريق عملك بمواعيد تسليم المشاريع النهائية مع تعيين كل مهمة. إن كان المشروع يستلزم ستة أسابيع لإتمامه، حاول أن تقسمه الى مراحل أسبوعية. فذلك سيضمن إلتزامك بالمهل المحددة.
صحيح ان الموظف يقدر خيار العمل عن بعد الا ان ذلك قد يساعدك أيضا على تثبيت مركزك كصاحب عمل متفهم.
هل العمل عن بعد متاح في شركتك؟ إن كنت صاحب عمل، شاركنا النصائح حول إدارة الفرق التي تعمل عن بعد.
