بالرغم من أن البريد الإلكتروني أصبح وسيلة الاتصال المفضلة في أماكن العمل الحديثة، إلا أن الطريقة التي يجب أن نتعامل بها مع هذه الرسائل الإلكترونية في العمل يمكن أن تؤثر بشكلٍ كبير على سمعتك المهنية وعلاقاتك مع زملائك ورؤسائك. وفي هذه المقالة، سنقدّم لك بعض النصائح الأساسية حول آداب الرسائل الإلكترونية التي ستمكنك من التواصل بفعالية وبناء علاقات قوية، فضلاً عن الحفاظ على صورة إيجابية في العمل. لنبدأ!
إن صياغة موضوع واضح ووصفي يلخص محتوى البريد الإلكتروني هو أمرٌ جوهري في أي رسالة. فإذا ركّزت في كتابة هذا البند بالذات، ستساعد مستلمي الرسالة على تحديد الأولويات منها وتوضيح مدى أهميتها من نظرة واحدة.
مثال:
الموضوع: تحديث أسبوعي لحالة المشروع – الإجراءات المطلوب بحلول يوم الجمعة
ابدأ دائماً أي رسالة خاصة بالعمل بتحية مهذبة، واستخدم اسم المستلم إذا كان ذلك ممكناً لإضافة لمسة شخصية.
مثال:
عناية [اسم المستلم]،
تحية طيبة وبعد،
حافظ على استخدام لهجة ولغة احترافية ومهنية في رسائلك الإلكترونية في العمل، وتجنّب استخدام اللغة العامية أو الرموز التعبيرية أو الاختصارات غير الرسمية.
مثال:
أسلوب غير مناسب في المراسلات المهنية: مرحباً، هل يمكنك أن ترسل لي التقرير قبل نهاية اليوم؟ شكراً!
أسلوب مناسب في المراسلات المهنية: عناية [اسم المستلم]، تحية طيبة وبعد، نرجو منكم إرسال التقرير المطلوب بحلول نهاية اليوم؟ مع الشكر والتقدير.
احرص على أن تكون رسالتك موجزة وتوضح النقطة الرئيسة منذ بدايتها، وتجنّب الإسهاب غير الضروري وحافظ على أن تركز رسالتك الإلكترونية على موضوع واحد.
مثال:
بدلاً من هذا الأسلوب: أتمنى أن تكون قد قضيت عطلة نهاية أسبوع رائعة! أردت أن أتحدث معك عن الاجتماع الذي عقدناه الأسبوع الماضي. كانت هناك نقطة واحدة اعتقدت أنها بحاجة إلى المزيد من المناقشة، وكنت أفكر أنه ربما يجب علينا تحديد موعد لاجتماع آخر لمعالجتها. ما رأيك؟
حاول أن تستخدم هذا الأسلوب: فيما يتعلق باجتماع الأسبوع الماضي، هل يمكننا تحديد موعد لمناقشة النقطة ٣؟
قد يكون من الصعب نقل الفكاهة أو الدعابة عبر البريد الإلكتروني، فقد يُساء تفسيرها. لذا استخدم هذا الأسلوب باعتدال وتأكّد من أنها تتماشى مع الثقافة المؤسسية وشخصية مستلم الرسالة.
مثال:
أسلوب مناسب في المراسلات المهنية: أحببت العرض التقديمي الذي قدّمته! لقد جعلت الفريق بأكمله يشعر بالحيرة من هذه المقارنة الذكية.
أسلوب غير مناسب في المراسلات المهنية: كان العرض التقديمي الذي قدّمته سيئاً جداً؛ أضحكتني كثيراً!
قم بتنظيم بريدك الإلكتروني باستخدام الفقرات والنقاط لتحسين إمكانية القراءة. استخدم الخط الغامق أو المائل باعتدال للتأكيد على النقاط المهمة.
مثال:
الفريق العزيز،
أردت أن أشارك معكم جميعاً بعض الأخبار الرائعة:
لقد تجاوزت إيراداتنا الربع سنوية التوقعات بنسبة 15٪!
اكتسبنا ثلاثة عملاء جدد بارزين في الشهر الماضي.
دعونا نحتفل بالجهود الرائع التي بذلها فريقنا خلال الاجتماع القادم.
احرص دائماً على تدقيق رسائلك الإلكترونية بحثاً عن الأخطاء المطبعية والنحوية وتأكّد من وضوحها قبل الضغط على زر "إرسال". وتأكّد أن رسالة البريد الإلكتروني المصممة جيداً تعكس مدى مستوى الاحترافي والمهني واهتمامك بالتفاصيل.
مثال:
قبل التدقيق: سأحضر اجتماع مجلس الإدارة يوم الخميس، لكن إذا كان هناك أي تغيير، فسأعلمكم بذلك.
بعد التدقيق: سأحضر اجتماع مجلس الإدارة يوم الخميس. إذا كان هناك أي تغييرات في الجدول الزمني، سأبلغكم بذلك على الفور.
إن إتقان آداب الرسائل الإلكترونية هو مفتاح للتواصل الفعّال والتطوّر الوظيفي. وباستخدام هذه المجموعة من النصائح، ستُبهر رسائلك الإلكترونية الآخرين وستترك انطباعاً دائماً. نتمنى لك رسائل مُبدعة!
للمزيد من النصائح الرائعة الخاصة بالتطوّر الوظيفي، يُرجى زيارة مدونتنا!
