من الأفضل في تلك الأوقات التي يحتاج بها صديقك إلى مساعدة احترافية مهنية أن تكون على دراية بالتنسيق الصحيح لكتابة رسالة التوصية له بدلًا من تجربة الأمر بدون خبرة. ومن الصحيح القول بأنّ معظم الأشياء تميل بأن تثمر عن النتيجة الأفضل عندما تُنفّذ وفق خطة ما. وفي حين أنه يوجد أوقات للقيام بالأمور بالاعتماد على الحدس وطريقة التسرع في إبداء الرأي المعهودة، إلا أن صياغة حروف رسالة التوصية المميزة عادةً ما يتم التخطيط له مسبقًا.
ولا داعي لأن أخبرك بأن العمل على تحسين مهاراتك في كتابة رسالة التوصية سيحسّن من فرص الشخص المُوصى به ضمنيًا كي يتم قبوله للمنصب الوظيفي. وهنا مقترحات لما عليك القيام به كي تضمن أن يقوم صديقك المرشح للوظيفة باجتياز المقابلة بامتياز بفضل المساعدة التي قدمتها له.
ما هو الذي نوصي به بالضبط؟
يجب أن أعدل لك السؤال، ليس ما هو، بل مَن هو؟
لمن ليس لديه المعرفة الكافية، وإن تجاوزت قراءة المقدمة (إنه الكسل، أليس كذلك؟)، إن رسالة التوصية حرفيًا عبارة عن رسالة يتعمق كاتبها في سرد قدرات شخصٍ آخر (المعروف بأنه الموصى به)، وتناقش الرسالة نقاط قوته ومؤهلاته بشيء من الإسهاب. أما الغاية من الرسالة فهي إقناع المستلم، وعادة ما يكون مدير التوظيف، بالأسباب التي تجعل من هذا المرشح موظفًا ثمينًا ومهمًا ضمن القوى العاملة لدى الشركة.
تشكل رسالة التوصية في بعض الأحيان مجرد حبة الكرز التي تزين الكعكة (أما الكعكة فهي طلب التوظيف الذي يقدمه الأفراد). وفي حالات أخرى، تكون الرسالة هي المكون الأساسي. وإلى هنا تكفينا هذه الجولة لندخل في صميم العمل.
أخطاء يجب تلافيها
إن التنسيق مهم، مهما كان ما تقوم بكتابته، إذ أن كيفية شروعك في كتابة رسالة التوصية سيؤثر على انسيابية المحتوى ومدى سهولة قراءته، وصولًا إلى طريقة تلقيه من المستلم، وأخيرًا القرار النهائي. ألا يبدو الأمر غاية في الأهمية؟
إذن، لنناقش النقاط المرفوضة قبل الانتقال إلى تلك المرغوب بها، وسأبدأ بموضوع التنسيق خلال برهة.
في البداية، عليك تجنب النصوص الكبيرة إذ ستكون مهمتها هي عدم تشجيع القارئ على استيعاب المحتوى ... وهذا يعني حسب علمك، النقيض لقراءته.
ثانيًا، لا تذكر أية عقبات أو صفات غير مرغوبة. هذه ليست جلسة إرشادية، هنا عليك أن توضح لمدير التوظيف لم عليه تعيين هذا الشخص. إن لم يكن الشخص الذي أمامك جديرًا بالمنصب، فمنذ البداية لا تكتب الرسالة. وفي الوقت نفسه، عليك ألا تتبجح بصفاته، لذا لا داعي للمبالغة، وكذلك الكذب. إذ أن الرسالة الخالية من الحقيقة ستؤدي إلى توظيف صديقك، لكن ستحصل خيبة أمل وسيعمل لفترة قصيرة في تلك الشركة، لأن أداءه لا يعكس ادعاءاتك.
ثالثًا، اتجه إلى الكتابة الموجزة والمختصرة. عليك تجنب توضيح نقطة ضمن فقرة بينما يمكن صياغتها بجملة فقط (صحيحٌ أنني أميل لتجاهل هذه النصيحة في هذا السياق، لكن مهلًا.. كونك المعلم لا يمنحك صفة الطالب الجيد).
وأخيرًا، إن جوهر رسالة التوصية بطبيعته يكون بطول خمس أو ست فقرات، تقريبًا. والذي أعنيه هنا بالجوهر، أي شيء مكتوب ما عدا معلومات الاتصال والتحيات والخاتمة.
لنواصل باتجاه صميم المدونة هذه:
تنسيق الرسالة كالخبراء
توجد ثمانية مكونات لرسالة التوصية المعهودة، لنعمل على مناقشة كل واحدة منها.
عليك تضمين معلومات الاتصال في أول الرسالة، والأسباب هي:
أ) إتاحة الفرصة للقارئ بمعرفة الشخص الذي يقف خلف الكلام القوي الموجود في الوثيقة، و
ب) منحه الوسيلة كي يقوم بالتواصل معك إن كان لديه استفسار عاجل.
كقاعدة عملية، عليك أن تذكر اسمك، ومسمّاك الوظيفي الرسمي، والعنوان، ورقم الهاتف، وبالتأكيد عنوان بريدك الإلكتروني – بحسب هذا الترتيب. وانتبه، عليك بعد كتابة اسمك أن تضع فاصلة أو شرطة (-) بينه وبين مسمّاك الوظيفي. بعد ذلك، انتقل إلى السطر الثاني وأدرج بقية المعلومات.
بعد أن تنتهي من كتابة معلومات الاتصال، عليك إضافة تاريخ كتابة الرسالة، كي يكون المستلم واثقًا من أن الوصف المكتوب يعكس مؤهلات الشخص في الوقت الحاضر وليس في ما مضى. وبدون ذكر التاريخ، لن تصمد درجة حداثة المعلومات أمام التدقيق، وأنت لست بحاجة إلى حدوث ذلك، لذا اكتب التاريخ.
من حيث المبدأ هنا تبدأ الرسالة. وعلى نحو مثالي، عليك معرفة اسم مستلم الرسالة مسبقًا. اكتب "المحترم" ثم أضف اسمه. وإن لم تعلم اسمه (وهذا خطأ صديقك)، يوجد خيار آخر عملي بعض الشيء وهو "إلى من يهمه الأمر". وأقول هنا بعض الشيء لأنه غير شخصي (مبني للمجهول)، والحال الأحسن لك هو أن تمنح رسالتك طابعًا شخصيًا. ومن الأفضل كتابة "المحترم مدير التوظيف".
هنا بالذات عليك أن تكتب باختصار، اذكر الشخص الذي توصي به، والمنصب الذي توصي بالشخص من أجله، هكذا مباشرة إلى صلب الموضوع.
ثم عليك أن تقدم نفسك للمستلم مع منحه السبب الكافي كي يأخذ رأيك على محمل الجد، وأن تصور نفسك بمصداقية لكن مع الحفاظ على قلة الكلام، فقط نبذة مختصرة من المعلومات.
وبعد ذلك قدّم له عينة من الأسباب التي أدت إلى توصيتك بالمرشح. واذكر بعض مواصفاته أو قدراته الرئيسية والتي ستثير اهتمام القارئ.
الفكرة هنا أن تتعمق أكثر في تفاصيل السبب الذي جعلك ترى أن المرشح سيشكل الإضافة الممتازة إلى شركة مستلم الرسالة. وإن لم تكن واثقًا من كيفية الشروع هنا في الأمر، اذكر إنجازين مهمين (الوصف بشكل عام الذي يفتقد لبعض الأمثلة من الواقع سيؤدي إلى فقدان اهتمامهم بسرعة).
يمكنك تلخيص كل ما شرحته في بضع أسطر فقط. وأؤكد مجددًا بأن رأيك المختص سيمنح الدعم اللازم لقبول المرشح في شركة مدير التوظيف. لا تتردد بتمرير ملاحظة حول مهاراته مجددًا.
هذه الخطوة هي ما قبل الأخيرة، وهي دعوة المستلم للتواصل إن كان في جعبته أية أسئلة. حيث عليك وضع معلومات الاتصال التي تفضلها مرة أخرى، وهنا يمكن كتابتها في سطر واحد.
وفي النهاية، اختم رسالتك بعبارة "مع خالص التحيات" (أو أي عبارة تحافظ على النبرة الاحترافية). أضف توقيعك، وها نحن ذا! لقد كتبت رسالة التوصية.
لا داعي للشعور بالقلق إن كنت تكتب رسالة التوصية للمرة الأولى، ما عليك إلا أن تتبع التنسيق المكتوب هنا بدقة، ولن يكون هنالك المجال لارتكاب الأخطاء في رسالتك. هل ترغب في معرفة المزيد من المعلومات حول تطوير مسيرتك المهنية أو مسيرة صديقك؟ اطلع على مدونتنا من هنا.
