إنها بداية جديدة لك، وفي ظل استمرار جائحة كورونا، فأنت تتطلع إلى تغيير مسارك المهني أو التقدم لوظيفة جديدة بالكامل. ستحتاج إلى أكثر من مجرد ملء طلب الوظيفة أو إرسال سيرة ذاتية لمعظم الوظائف. على أقل تقدير، سيطلب مدراء التوظيف تقديم سيرة ذاتية ورسالة تعريفية مخصصة توضح السبب الذي يجعلك المرشح الأكثر كفاءة لهذا المنصب.
ومع ذلك، لن يكون كافيًا أن ترسل رسالتك التعريفية فحسب. ففي عام 2022، سيتعين عليك التأكد من أن سيرتك الذاتية ورسالتك التعريفية مكتوبان بطريقة تُرشحك لمرحلة المقابلة. ففي النهاية، إن الهدف الأساسي من التقدم لأي وظيفة هو الحصول على مقابلة.
لذا، هل أنت مستعد للبدء؟ إذا كانت إجابتك نعم، تابع قراءة هذا الدليل المفصل حول كيفية كتابة رسالة تعريفية منسقة بعناية تجعل طلبك الوظيفي مميزًا. اطلع على جميع النصائح حول ما يجب تضمينه، والأنواع المختلفة للرسائل التعريفية، وكيفية تنسيقها.
لكن أولًا...
ما هي الرسالة التعريفية؟
الرسالة التعريفية هي رسالة ترفقها مع سيرتك الذاتية لتقديم معلومات إضافية عن مهاراتك وخبراتك. إنها بمثابة عرض مبيعات حيث تقوم باستخدامها كأداة لتسويق مؤهلاتك وخبراتك على أمل الحصول على مقابلة.
وفقًا لدراسة حديثة، يولي 85% من خبراء التوظيف اهتمامًا كبيرًا بالرسائل التعريفية، فهي التي تساعد في تحديد ما إذا كان سيتم استدعاؤك للمقابلة الشخصية أم لا. لذا فإن معرفة كيفية كتابة رسالة تعريفية بأفضل طريقة ممكنة هو أمر ضروري لإبهار خبراء التوظيف لمنحك فرصة لإجراء مقابلة.
أنواع الرسائل التعريفية
قبل أن تبدأ بكتابة رسالة تعريفية، عليك التأكد من أنك اخترت نوع الرسائل الصحيح. سيختلف أسلوب الكتابة بالاعتماد على ما إذا كنت تكتب الرسالة استفسارًا عن وظيفة شاغرة، أو للإشارة إلى إحالة، أو لإرفاق سيرتك الذاتية.
يوجد بشكل عام ثلاثة أنواع من الرسائل التعريفية:
نصيحة مهنية: عند التقدم لوظيفة نشرتها شركة تتطلع إلى تعيين موظفين جدد، يتعين عليك استخدام نمط رسالة الطلب، والذي سنوضحه أدناه.
نصائح لكتابة رسالة تعريفية تعزز فرص الحصول على مقابلة
فيما يلي مخطط تفصيلي للعناصر التي يتعين عليك تضمينها في رسالتك التعريفية في عام 2022:
أجل، الأساسيات أولًا. يجب أن تبدأ رسائل الطلب ببيانات الاتصال الخاصة بك وبصاحب العمل، وذلك يتضمن الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني. عليك أن تتبع هذه المعلومات بالتاريخ.
إذا كنت تُرسل الرسالة عبر البريد الإلكتروني، فقم بتضمين بيانات الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة بعد توقيعك.
وتذكر أن تُبقي الرسالة مهنية وذلك باستخدام عنوان بريد إلكتروني يتضمن اسمك الرسمي، فاستخدام عناوين مثل funnyjanine@gmail.com أو johntheOG@hotmail.com سيؤثر سلبًا على فرص نجاحك. تجنب أيضًا استخدام عنوان عملك الحالي لإرسال رسالة تعريفية، فذلك مسيء لصاحب عملك الحالي والمستقبلي.
نصيحة إضافية: إذا كنت تكتب رسالة تعريفية ولا تعرف اسم مدير التوظيف، فقم بتضمين اسم القسم فقط عند العنوان، مثل "قسم التسويق الرقمي".
لا تعرف إلى من توجّه رسالتك التعريفية؟
حسنًا، وفقًا للخبراء المهنيين، عليك توجيهه إلى مدير التوظيف الذي سيقرأه.
قد تكون التحية هي أول أمر يُقيّمك عليه مدير التوظيف، مما يجعلها أحد أهم الأجزاء في أي رسالة تعريفية. وهناك طريقة واحدة مضمونة للتأكد من أن تحيتك ستلفت انتباه خبير التوظيف:
عزيزتي سوزان
عزيزي مايكل
هذا صحيح. باستخدام أسمائهم.
وفقًا لعدد كبير من الدراسات، يميل الأشخاص للتفاعل أكثر عندما يسمعون أو يرون أسماءهم. لذلك، بمجرد أن يرى مدير التوظيف اسمه في التحية، سيشعر أن الرسالة التعريفية مكتوبة خصيصًا له، مما يمنحك ميّزة على المتقدمين الآخرين.
إذا كنت لا تعرف الاسم، فابحث عنه عبر الموقع الإلكتروني للشركة والملفات الشخصية على منصة لينكد إن ومنصات التواصل الاجتماعي الأخرى، حيث يوجد قائمة بخبراء التوظيف.
إن لم تتمكن من معرفة الاسم بعد استنفاذ جميع الموارد، اختر الخيار البسيط "عزيزي مدير التوظيف". تجنب بدء رسالتك التعريفية بعبارة "لمن يهمه الأمر"، فهي تحمل مشاعر غير شخصية وبغيضة.
لننتقل إلى الجوهر مباشرة.
تحدد الجمل الأولى في رسالتك التعريفية ما إذا كان سيواصل مدير التوظيف في قراءتها أم لا. تشير الدراسات إلى أن مدراء التوظيف يلقون نظرة سريعة على الرسائل التعريفية لمدة متوسطها 7.4 ثانية، وأن المقدمة هي واحدة من العناصر الأكثر أهمية.
لذا، بدلًا من ذكر التفاصيل الواضحة في سيرتك الذاتية، قدم نبذة سريعة عن مهاراتك وخبراتك ذات الصلة، وأبرز جهة اتصال (ربما الشخص الذي قام بالإحالة)، وسلط الضوء على إنجازًا باهرًا لك يسلط الضوء على القيمة التي ستضيفها للشركة.
هدفك هو جذب انتباه خبير التوظيف.
قد ترغب أيضًا في تضمين بعض الكلمات المفتاحية المستخدمة في الإعلان الوظيفي. فمثلًا، يمكنك ذكر أن نجاحك في إدارة حملات إلكترونية على المستوى الوطني بميزانيات تقل عن 250,000$ يجعلك مرشحًا ممتازًا لهذا المنصب.
في الفقرة الثانية، اشرح سبب اهتمامك بالمنصب والعناصر التي تجعلك المرشح المناسب له. اذكر المؤهلات ذات الصلة المدرجة في الإعلان الوظيفي واشرح كيف أنك تستوفي تلك المتطلبات تمامًا. لا تقم بإعادة صياغة سيرتك الذاتية، بل سلط الضوء على الصفات الخاصة التي ستساعد في تلبية احتياجات الشركة.
تذكر أن الأفعال أبلغ من الأقوال، لذا لا تكتفي بذكر مؤهلاتك فقط، بل استخدم أمثلة ملموسة من خبرتك العملية توضح لمدير التوظيف هذه الصفات في التطبيق العملي.
مثال على ذلك:
في وظيفتي الحالية في شركة (س)، أشرفت على كل مرحلة من مراحل مبادرة التسويق الإلكتروني، سواءً كانت إبداعية أو تقنية. وفي العام الماضي، كان التحدي الأساسي بالنسبة لي هو تصميم وتحسين المواقع الإلكترونية الخاصة بعشرة منتجات رئيسية لشركة (س)، وتعزيز نتائج محركات البحث وتحسين تجربة المستخدم.
وها نحن، بعد ستة أشهر:
حتى الآن، كل شيء على ما يرام.
تقدم رسالتك التعريفية نظرة سريعة على مهاراتك وخبراتك ذات الصلة. فما الخطأ الذي يمكن أن يحدث؟
وفقًا للمدربين المهنيين، قد تحدث الكثير من الأخطاء.
الآن أنت بحاجة إلى كتابة الخاتمة، وهي جزء حاسم ومؤثر.
يجب أن تعزز الخاتمة الانطباع الذي صنعته بالفقرات السابقة. لذلك، يجب عليك إعادة ذكر كيف أن مهاراتك تجعلك المرشح المثالي لهذه الوظيفة. كما يمكنك مناقشة الأسباب التي تجعلك ترغب في العمل مع الشركة إذا كان لديك المجال لذلك.
يجب أيضًا التعبير عن سرورك بالحصول على فرصة لإجراء مقابلة أو مناقشة فرص التوظيف. ناقش ما ستفعله ومتى ستفعل ذلك.
مثال على ذلك:
أرحب بالفرصة لمناقشة أهدافكم المتعلقة بالتسويق الرقمي بشكل مفصل وإظهار كيف يمكن لنجاحي في شركة (س) أن يساهم في نمو التسويق الإلكتروني لدى شركة (ص).
بمجرد الانتهاء من كتابة الخاتمة، يجب وضع نهاية رسمية مع عبارات مثل:
بعد ذلك، يمكنك إضافة توقيعك اليدوي، متبوعًا باسمك مطبوعًا. إذا كانت الرسالة عبر البريد الإلكتروني، يمكنك إدراج اسمك المطبوع ومعلومات الاتصال في النهاية.
قبل إرسال رسالتك التعريفية المكتوبة بشكل مثالي، يتعين عليك مراجعة التنسيق المستخدم، حيث يشمل ذلك:
يجب ألا تتجاوز الرسالة التعريفية أكثر من صفحة واحدة وأكثر من ستة فقرات. وإذا كانت الرسالة طويلة جدًا، لا تستخدم خطًا أصغر حجمًا، بل قم بتعديلها وتأكد من عدم تجاوز صفحة واحدة.
يجب تنسيق رسالة الطلب بشكل احترافي، حيث يجب أن يكون نوع الخط فيها متوافقًا مع نوع الخط الذي استخدمته في سيرتك الذاتية. كما يجب أن يكون الخط بسيطًا لتسهيل عملية قراءتها، اختر خطوطًا مثل Arial أو Calibri أو Times New Roman.
حجم الخط هو عنصر أساسي أيضًا، فإذا جعلت النص صغيرًا جدًا، فقد لا يرغب مسؤول التوظيف في قراءته. بناءً على نوع الخط، يُوصَى باستخدام حجم يتراوح بين 10 و12 لضمان قراءة سهلة وواضحة.
تأكد من ترك مسافة بين العنوان والتحية، و قبل كل فقرة والخاتمة وتوقيعك.
مراجعة رسالتك التعريفية
بالإضافة إلى ضرورة الانتباه لتنسيق الرسالة التعريفية، تحتاج أيضًا إلى:
لا تقم بالنقر وإرفاق رسالتك مباشرة قبل التحقق من وجود أخطاء إملائية ونحوية. اقرأها بصوت عالٍ للتحقق من وجود أية أخطاء. إذا كنت تُرسل رسالتك عبر البريد الإلكتروني، يمكنك استخدام أدوات مثل Grammarly لإجراء التعديلات اللازمة.
سيشير الإعلان الوظيفي في حالات استثنائية إلى الحاجة لرسالة مفصلة. لذا، تأكد من اتباع التعليمات المذكورة وتضمين المعلومات المطلوبة بشكل محدد.
على سبيل المثال، قد تطلب بعض الشركات منك تضمين راتبك الحالي أو نطاق الراتب المطلوب.
عند إرسال رسالة الطلب عبر البريد الإلكتروني، احرص على تضمين توقيع يحتوي على اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وملفك الشخصي على لينكدان (ذلك يعتبر جزءًا أساسيًا من رسالتك التعريفية في عام 2022). سيسهل ذلك على مدير التوظيف الاتصال بك.
