"الوقت هو المال".. إنها إحدى مقولات بنجامين فرانكلين، والتي لا يمكن إنكار صحتها بالنسبة لخبراء المبيعات. فعندما ننظر إلى مهارات إدارة الوقت، نجد بأنها ضرورية في معظم الوظائف، لكنها تصل إلى مستوى المخاطرة بالنسبة لخبراء المبيعات.
قد يعني التركيز بشكل مضاعف على عميل محتمل دون آخر حدوث ذلك الفارق بين إغلاق المبيعات على مبلغ كبير والتعرض لرفض العرض. كما أن قضاء وقت محدد لأداء مجموعة من المهام قد يؤدي إلى تسجيل أسبوع قياسي، بينما قد يؤدي التركيز على أداء مهام أخرى إلى الركود. وهذا يعني أنه عادة ما يتولى موظفو المبيعات عدة مهام بالغة الأهمية نظرًا لعدم مكافأتهم حسب عدد الساعات التي يقضونها في العمل، بل حسب النتائج المثمرة، خصوصًا أن نتائج المبيعات تُقاس وفق بيانات تلك المبيعات.
لذا من الضرورة لموظفي المبيعات إدارة وقتهم بفعالية، واستغلاله إلى أبعد الحدود. لا يمكننا التحكم في الوقت، ولكن يمكننا التحكم بما نقوم به بما يناسب وقتنا.
وفيما يلي 7 نصائح موجهة لموظفي المبيعات كي يديروا وقتهم بكفاءة:
من الواضح أن أولى خطوات النجاح هي حسن التنظيم، لذا من الضروري أن يكون لديك قائمة مهام قابلة للتكييف، بحيث تتمكن في اليوم التالي من أداء عملك مباشرة. املأ قائمتك وحدد مهامك لليوم التالي قبل أن تخلد إلى النوم بدلًا من تضييع وقتك بالتخطيط ليومك في كل صباح حافل بالانشغالات.... بهذه الطريقة ستتمكن من استغلال وقتك في العمل إلى أبعد ما يُمكن من خلال إبقاء مهام إعداد جدول أعمالك لليالي التي تعود فيها منهكًا بعد قضاء يوم حافل. تصوّر خطّة عملك لليوم برمته، وقم بإعداد قائمة المهام التي تتسم بالمرونة، رتبها وفق أولويات مبيعاتك الأهم. بما أن مجموع الدقائق يساوي ساعة، قم بترتيب الأعمال وفق الدقائق!
علاوة على ما سبق، من المفيد عمل سجل للوقت الذي تستغرقه في أداء الأعمال اليومية، تأكد من السجل كل يوم واحرص على تسجيل مهامك قبل الذهاب إلى النوم. ثم لا بد من القيام بتقييم أسبوعي لترى أين تهدر/تستغل وقتك، وهنا يمكنك تخصيص هذا الوقت في القيام بعمل أكثر إنتاجية. ومن أجل توفير بعض الوقت، فوّض بعض المهام إلى أشخاص آخرين – مثل مساعديك ومرؤوسيك، أو أفراد عائلتك. وإذا كنت تكافئهم بالشكل المقبول وتهنئهم، فسيشعرون بسعادة غامرة لأنك وثقت بأدائهم وتحمُّلهم المسؤولية لأداء مهمة ما إلى جانب كسب المال.
يعتبر مفهوم تعدد المهام جزءًا من التصورات الخاطئة، فوفقًا للدراسات، لا يمكن للمرء إنجاز أمرين في الوقت ذاته، لكن كل ما في الأمر أنه يمكن التبديل بينهما بسرعة. إذ يجب تكييف أدمغة الأشخاص لكل مهمة، والتبديل الذي يحصل يؤدي إلى إضعاف التركيز وإبطاء الأداء. وفي سياق المبيعات، يتم توظيف العضلات الذهنية المختلفة حسب المهام المختلفة. تتطلب العروض على سبيل المثال عقلية ومستوى تركيز يختلفان تمامًا عن التحضير لإجراء مكالمة أو الإشراف على أحد خطوط الإمداد. وعبر تجميع الواجبات ذات الصلة، يمكن رفع كفاءة موظفي فريق المبيعات.
لنتحدث كمثال عن البحث عن عملاء محتملين. لنتخيل أن الشركة التي تعمل فيها تشجع استخدام البريد الصوتي والبريد الإلكتروني كعناصر رئيسية في البحث عن عملاء محتملين، وقد قمت أنت بتخصيص ساعتين من الوقت لإجراء المكالمات. إحدى الاستراتيجيات التي قد تتبعها هي الاتصال بالعميل المحتمل، والحصول على بريده الصوتي، فإرسال رسالة إليه، ثم كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة، وبعد ذلك إرسالها، ثم توثيق الإجراء ضمن نظام إدارة علاقات العملاء، وبعدها إنشاء مهمة جديدة تتمثل في محاولة الوصول مجددًا إلى العميل المحتمل، ثم المضي إلى العميل الثاني المحتمل ضمن قائمتك، والمتابعة في نفس الدائرة لمدة ساعتين. وهذا كله بسبب التبديل بين الأعمال، وهو ما يستغرق الكثير من الوقت.
توجد خيارات كثيرة لتبسيط أداء هذه المهمة، منها تجميع المهام:
يؤدي هكذا تغيير بسيط متمثل بتجميع المهام إلى إجراء عدد أكبر بكثير من المكالمات، وزيادة فرصك في التحدث مع أحد العملاء عبر الهاتف حول العروض التي تود تقديمها له، أليس هذا ما ترغب في تحقيقه؟
أهم ما يمكنك القيام به هو إنجاز المهمة الأصعب أو تلك التي لا تحبها. من المعروف أن لدى كل موظف مبيعات مهمة يستثقلها، من بينها: البحث عن العملاء المحتملين أو تتبع إنجاز العمل وغيرهما. والغريب أننا قد نبدو في غاية الإنتاجية عندما نفكر في أساليب تجنبنا أداء المهام التي نكرهها. إن كنت من أولئك الذين يبالغون في أداء بعض المهام لتجنب أخرى، ستطاردك المهمة التي تجنبتها من جديد. الخلاصة، ابدأ بإنجاز المهمة التي تثير قلقك، ففي جميع الأحوال لا مفر من القيام بها.
تعتبر محادثات التمهيد من الأمور الأخرى التي قد يضيّع عليها موظفو المبيعات وقتهم. مثلًا يميل بعض العملاء المحتملين لتوجيه السؤال التالي في خضم المحادثة: "ما هو عملك؟". هذا مثال على السؤال الذي يمكنك أن تبتكر له عرضًا قيّمًا موجزًا. تذكر أن الردود الواضحة والمختصرة ستمنحك الوقت الكافي للتحدث مع العملاء المحتملين حول الموضوعات التي تعنيهم بالفعل، وتعلُّم كيفية مساعدتهم.
كما أن وجود العرض القيّم جيد التنسيق والواضح بين يديك سيجنبك التعثر في عملية الشرح. لا تنسَ أن عملية البيع تتقدم مع المشتري عندما تكون أنت أشد فصاحة.
إن الاتصال بمقاول في تمام الساعة 10:00 صباحًا لن يؤدي إلى نتيجة إيجابية، فهو سيكون في موقع عمله. كما أن الاتصال بمطعم يقدم الوجبات السريعة في فترة ما بعد الظهيرة لن يؤدي إلى حصول التفاعل المرجو. يمكنك أن ترتب جدول عملك وفق المشتري الذي تنوي استهدافه، وذلك يتعلق بشخصيته وعمله وجدول مواعيده، كي لا تضيع وقتك في تلك المكالمات الفائتة.
قد لا تحبذ السيناريوهات المتعلقة بمجال المبيعات، لكن قد يتمحور عمل شركتك حول نوع معين من المشترين، لذا سيكون هناك تشابه كبير بين العملاء المحتملين الذين تتعامل معهم. وبدل إضاعة الوقت في ابتكار مجموعة أسئلة جديدة للعميل المحتمل، أنشئ مجموعة أساسية يمكنك العمل وفقها وتخصيصها. ومن الطرق الرائعة أنه يمكنك إنشاء إطار عمل يتعلق بالبحث عن العملاء المحتملين. يمكنك كذلك فحص الصفقات الماضية التي ربحتها، واستخدام العناصر التي أثبتت نجاحها مرارًا وتكرارًا، إذ يمكنك أن تباشر العمل بها عندما تبحث عن الفرص الجديدة. إن الاحتفاظ بنماذج لرسائل البريد الإلكتروني أنجح من كتابة رسالة جديدة كل مرة، بحيث يمكنك تخصيص الاسم والموقف، مما يوفر الكثير من وقتك.
تأكد من التخلص من كافة الأمور التي تؤدي إلى الإلهاء كي تضمن أن يظل تركيزك منصبًا على ما تقوم به. يمكنك على سبيل المثال استخدام إضافة BlockSite من متصفح جوجل كروم لحظر تلك المواقع التي لا تفيدك في مجال عملك، أو إخفاء الهاتف المحمول وغيره من الأدوات التي تعلم بأنها تشتت تركيزك، إذ أن مجرد عرض التنبيهات سيدفعك بلا شك إلى تصفح مواقع التواصل الاجتماعي والرسائل الواردة.
