أصبحت أساليب العمل عن بُعد وتلك الهجينة تحتل مراكز الصدارة في العالم بعد جائحة كورونا. ومع ذلك، لا زالت مهام مدير التوظيف تشكل تحديًا وتتطلب جهدًا.
يتفق جميع خبراء التوظيف بأن العثور على الكفاءات المناسبة هي عملية صعبة، كما أن التوظيف عن بُعد يجعل هذه العملية أكثر صعوبة.
ومن أهم التحديات التي تواجه مدير التوظيف هي دمج الموظف الجديد مع بيئة العمل، فمن الصعب على الموظف الشعور بالحماس والاندفاع في العمل عند التحديق في شاشة طوال اليوم، محاولًا تعلم استخدام منصة الشركة الجديدة والتكيف معها. وهنا يأتي دور التكنولوجيا لإنقاذ الموقف.
في الواقع، يمكن لموظفي الموارد البشرية استخدام طرق مبتكرة للترحيب بالموظفين الجدد وتهيئتهم، إذ تضمن عملية التأهيل المخطط لها جيدًا أن يشعر الموظفون الجدد بأنهم جزء لا يتجزأ من الفريق.
ويمكنك بناء عملية تأهيل ناجحة للموظفين من خلال التخطيط، والتكنولوجيا، والالتزام. إليك أهم الطرق التي يمكنك من خلالها التأثير بشكل إيجابي على موظفيك الجدد.
التوظيف الإلكتروني هو المعيار الجديد
سواءً أحببت الأمر أم كرهته - فيتعين على موظفي الموارد البشرية في عصرنا هذا الاعتماد على التوظيف الإلكتروني. فوفقًا لاستبيان "ممارسات التوظيف في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا" الذي أجراه بيت.كوم، صرّح 85٪ من المشاركين أن شركاتهم تتبع أو تخطط لاتباع نهج توظيف إلكتروني بالكامل في عام 2022.
ومن ناحية أخرى، صرّح أقل من 10٪ عكس ذلك، والباقي كانوا غير متأكدين.
ينشأ هذا الارتباك بسبب عدم مواكبة تقنيات التوظيف عالية الجودة، حيث يحتاج خبراء الموارد البشرية إلى التكيف مع تقنيات جديدة أثناء العمل عن بُعد.
ضع هذه الجوانب في عين الاعتبار:
خطوات فعّالة لدمج الموظفين الجدد في بيئة العمل
يجب على خبراء التوظيف اتباع هذه النصائح بدءًا من عملية العثور على مجموعة الكفاءات المناسبة وحتى عمليات المقابلات والتأهيل، من أجل الحصول على أفضل النتائج.
1. قدّم تجربة إيجابية للمرشّحين
تبدأ الخطوة الأولى لعملية تأهيل مخطط لها جيدًا باتباع نهج حماسي، فاحرص على تقييم أساليب التواصل في شركتك، وركز على الوضوح والتجانس.
وتأكد من اتباع نهج شفاف وواضح ومتجانس مع المرشحين، وزودهم بالتفاصيل الأساسية المتعلقة بالوظيفة، والتي تتضمن فكرة واضحة عن الراتب، والمسؤوليات، والجدول الزمني، وما إلى ذلك.
وأثناء قيامك بجميع هذه الأمور التقنية، ابقَ مبتسمًا ومتفائلًا، حيث يساعد ذلك على دمج الموظفين الجدد مع بيئة العمل بنجاح.
2. ابدأ بالمهام الصغيرة
بعد تعيين الموظف الجدد في الشركة، من الضروري تعزيز شعوره بالراحة، فاحرص على تعريفه على بقية أعضاء الفريق والترحيب به.
ومن المهم أيضًا توجيه الموظف الجديد وإرشاده بشكل متعمق، بالإضافة إلى تعريفه على ثقافة الشركة، وأخلاقيات العمل، والقواعد الأساسية. ولكن، سيكون التحدي الرئيسي بالنسبة لك هو تخصيص المهام، فمن الضروري تقسيم المهام الكبيرة للموظفين الجدد إلى صغيرة أو متوسطة في البداية. فهذا النهج سيعزز شعورهم بالارتياح.
بهذه الطريقة، سيحصل الموظفون الجدد على الوقت الكافي لتخطيط مهامهم وفقًا لهيكل الشركة أثناء العمل عن بُعد. وتجنب أيضًا إرهاق الموظفين عبر توكيلهم بالكثير من المهام من البداية.
3. عيّن موظفًا للاهتمام بالموظف الجديد
يمكن أن يشعر الموظفين الجدد بالتوتر عند التواصل مباشرة مع المدراء، فقد يتم ارتكاب أخطاء يمكن تجنبها بسهولة.
يعد تعيين رفيق عمل للموظف الجديد خطوة مهمة للقيام بعملية تأهيل ناجحة، ورفيق العمل هو بشكل عام موظف خبير يمكنه مساعدة الموظف الجديد.
بهذه الطريقة، سيشعر الموظفون الجدد بالترحيب، وسيتم دمجهم بسهولة في الشركة أثناء علمهم عن بُعد. وبشكل عام، يعد خلق جو ودي في بيئة العمل عن بُعد أمرًا مهمًا.
4. استخدم منصة تأهيل إلكترونية
يمكن أن تكون عملية مراقبة تقدم الموظفين الجدد عن بُعد مهمة شاقة، وفي هذه الحالة، تعد منصات التأهيل الإلكترونية حلًا مثاليًّا لموظفي الموارد البشرية ومسؤولي التوظيف الذين يسعون لتحفير الموظفين الجدد.
تحتوي منصات التأهيل الإلكترونية بشكل عام على البيانات أو الميّزات التالية:
وتعد منصة AfterHire من أهم منصات التأهيل الإلكترونية، إذ يمكن لهذه المنصة توفير وقت وجهد موظفي الموارد البشرية من خلال تيسير وتنسيق سير العمل.
كما يمكن لموظفي الموارد البشرية إرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائية، وتتبع تقدم الموظف، وحماية البيانات السرية، بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية الإجمالية.
5. اطلب ملاحظات دورية
إن التواصل بفعالية هو أهم ما يميّز بيئة العمل الجيدة، إذ يدرك خبراء التوظيف والموارد البشرية أهمية التواصل في الوقت المناسب، خاصةً أثناء عمل الموظفين عن بُعد.
ويعد طلب الملاحظات من الجوانب الأساسية التي تعزز الاندماج والمشاركة، فاحرص على طلب ملاحظات وتعليقات الموظفين الجدد حول عملية التأهيل.
ويمكن القيام بهذه المهمة من غير جهد يذكر من خلال منصة تأهيل إلكترونية، ويتمثل الهدف من ذلك في تقييم خطة التأهيل الحالية في شركتك.
ويمكنك تحقيق الأهداف التالية من خلال الملاحظات التي يشاركها الموظف:
التعلم المستمر والتقدم هما المفتاحان لتطوير عملية تأهيل متميزة.
6. قم بعقد اجتماعات منتظمة
هل جربت القيام باجتماعات للاطمئنان على الموظفين وأخذ آرائهم؟ عادة ما تكون هذه المحادثات فردية بين الموظف والمدير.
في الواقع، تؤدي الاجتماعات التي تركز على الاطمئنان على الموظف إلى تحفيزه وتعزيز شعوره بالانتماء إلى الشركة. ويمكن أن يكون التواصل مع جميع المرؤوسين أمرًا صعبًا أثناء العمل عن بُعد، وهنا تكمن أهمية هذه الاجتماعات.
فيما يلي بعض الفوائد لإجراء اجتماعات منتظمة مع الموظفين:
قم بالاستفسار عن حالة موظفيك وآرائهم باستمرار، وستلاحظ حتمًا زيادة في مستويات رضاهم.
لمَ ينبغي عليك التركيز على استخدام التكنولوجيا
أصبحت التكنولوجيا تشكل عنصرًا أساسيًّا لبناء عملية تأهيل متميزة، فإن كنت تستخدم الأدوات الحديثة بكفاءة، ستحتفظ على الأرجح بأفضل الكفاءات لأطول وقت ممكن.
ولجعل الموظفين يشعرون بالترحيب، فإنك تحتاج إلى استخدام المنصات التي تخلق تجربة سلسة عبر الإنترنت.
وهذا هو الوقت المثالي للاستفادة من منصات التأهيل الإلكترونية! إليك أهم الأسباب التي تدفعك لاستخدام التكنولوجيا.
إنشاء بيئة عمل مناسبة
يشعر الموظفون عن بُعد بالعزلة بعد الانضمام إلى شركة جديدة. لذلك، تحتوي منصات التأهيل الإلكترونية على لوحة تحكم تسمح لموظفي الموارد البشرية بمراقبة كل موظف.
يسمح ذلك لمسؤولي التوظيف والمدراء بتكوين فريق عمل عن بُعد بسلاسة، حيث يمكن للموظفين الجدد التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين من خلال هذا الأداة.
وبناءً عليه، فإن التكنولوجيا تجعل عملية دمج فريق العمل عن بُعد سهلة وسريعة.
تعزيز المرونة
المرونة هي واحدة من أهم فوائد العمل عن بُعد، حيث يفضل الأفراد الموهوبون العمل وفقًا لجدول زمني مريح.
ويمكن أن تساعد التكنولوجيا في إنشاء جداول تدريب مخصصة للموظفين الجدد، بحيث يمكنك تنظيم برامج التدريب والتطوير التي توفر المرونة لهم.
وبالتالي، يمكن للموظفين التعلم والعمل بإنتاجية أكبر والنمو مهنيًّا.
الحفاظ على أمن المعلومات
لا داعي بعد الآن لأن يخاطر الموظفون بصحتهم لتوقيع ورقة قبول الوظيفة، فبفضل التكنولوجيا الحديثة، يمكن لخبراء الموارد البشرية توفير خيار التوقيع الإلكتروني لإكمال الإجراءات الشكلية.
وتحتوي منصات التأهيل الإلكترونية على ميزات إدارة الملفات والتوقيع الرقمي. وبالتالي، يمكن للموظفين الجدد البدء بالعمل بأريحية من منازلهم.
بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك التكنولوجيا القيام بإجراءات بسيطة تجعل الموظف الجديد يشعر براحة أكبر.
الخلاصة
يمكن أن يساعد استخدام التكنولوجيا على تنفيذ عملية تأهيل ناجحة.
باختصار، يعد التواصل والحماس والاستخدام الصحيح لمنصات التأهيل الإلكترونية أمرًا ضروريًّا لإتمام هذه العملية بنجاح.
ويمكن للمنصات الإلكترونية مثل AfterHire تغطية احتياجاتك التقنية المتعلقة بعملية التأهيل، وبالتالي زيادة إشراك الموظفين. حيث ستلاحظ زيادة في الإنتاجية باستخدام هذه الأدوات والاستراتيجيات المصممة للعمل عن بُعد.
ومن الضروري أيضًا أن تحافظ على الحماس والإيجاز والشفافية أثناء التواصل مع الموظفين الجدد، ففهي نهاية المطاف، تقع على عاتق خبراء الموارد البشرية والتوظيف مسؤولية تسويق ثقافة الشركة للموظفين عن بُعد.
