يتوقع من جميع القادة تركيز وقتهم باستمرار في القيام بواجبات لا يتقنها غيرهم في الفريق. فهم أشخاص قادرون على فعل المستحيل و هم قادرون كذلك على إنقاذ الإعمال من الفشل، لهذا السبب هم محتاجين إلى الإسناد. تعرف مجلة (هارفرد بزنس ريفيو) الإسناد بأنه "تحويل الواجبات من شخص إلى آخر و يتضمن هذا تحويل العمل و المسؤولية عليه كذلك". إن الإسناد هو آداة لا يمكن الإستغناء عنها في جعبة إدارة الوقت التي يمتلكها القائد لأنها تعكس القرارات المحسوبة التي يتخذها كالتي تتعلق بأي وجبات سيقوم بها بنفسه و أي وجبات سيتولاها أحد غيره. يسمح الإسناد للقائد تولي مسؤولياته بطريقة أكثر فاعلية بينما يقوم في تنمية مهارات و قدرات فريقه.
إن الإسناد الفاعل هو وسيلة مدرة للفوائد على جميع زوايا مثلث الشركة و المدير و الموظف.
تستفيد الشركة كلها من آداء المدراء الأفضل جودة و من كفاءاتهم المتزايدة عند تركيزهم على القيام بالوجبات ذات الأهمية القصوى للشركة دون العمل على الواجبات اليومية العادية، عندما يدعون الموظفين المميزين يتولون بعض المسؤوليات في عملية صنع القرار المباشر في الوجبات المماثلة لواجباتهم.
يعد الوقت سلعة مهمة للقادة و مع الإسناد الصحيح للواجبات يستطيعون التمتع بمزيد من المرونة و الوقت للتركيز على المسؤوليات الأكثر أهمية من غيرها كالتخطيط و وضع الإستراتيجيات، كما يساعدهم هذا أيضا على الخروج بافكار جديدة و جني ثمار مهارات فريقهم الجديدة.
يستفيد الموظفون من الإسناد عبر توسيعه لمداركهم و نطاق مسؤولياتهم و مجال آدائهم عبر إعطائهم مسؤوليات أكثر، الأمر الذي يساعدهم على النمو و تطوير مهارتهم. إذ يساهم ذلك بشكل عام في رفع معدلات الحافز لدى الموظفين و يرفع من روحهم المعنوية، كما يزيد ذلك أيضا رضاهم الوظيفي.
يمكن للإسناد السيئ الضير في إنتاجية شركة كاملة بشكل كلي، حيث يمكن أن يعاني من ذلك كل من الموظف و مديره. يعمل بعض المدراء على إسناد الواجبات بشكل جائر و يعملون على التخلي عن جميع مسؤولياتهم لفريقهم بعض النظر عن القدرات الممتلكة و القيود على الموارد. يعمد البعض الآخر من المدراء إلى محاولة تجنب إسناد الواجبات بأكبر قدر ممكن عبر إسناد القليل من الواجبات إلى فريقهم، حيث بفعلهم هذا يقللون حجم النافذة المقدمة لأفراد فريق للتطور و للمساهمة بشكل أكبر و مفيد للمصلحة العامة للشركة بالإضافة إلى تشكيله لعبئ عمل غير مستقر على الموظفين. يعمل نوع آخر من المدراء على إسناد الواجبات للموظفين الغير مناسبين للقيام بهذا الواجب مما ينتج عنه إرتكاب الأخطاء و تنامي شعور لوم الذات في نفوس الموظفين الذين قاموا بهذا الواجب بالإضافة إلى فقدهم الثقة في مهاراتهم و قدراتهم. نتيجة لإسناد الواجبات السيئ، تتأثر معنويات الموظفين بشكل سلبي و تنخفض الإنتاجية إلى جانب إنعدام الفوضى و الكفاءة في العمل.
يتجنب بعض القادة إسناد الواجبات لعدد من الأسباب الغير صحيحة. واحد من هذه الأسباب هو خوفهم من أن يراهم الآخرون أشخاص كسالى. و يوجد سبب آخر لهذا التردد هو خوفهم من أخذ المخاطر، حيث يظنون من أنهم هم الأشخاص الوحيدون القادرون على تنفيذ واجب معين بالطريقة الصحيحة. من الأسباب التي تدفع بعض المدراء لتجتب إسناد الواجبات هو إنعدام الطمأنينة، فهم خائفون من فقدانهم لمميزاتهم إذا أسندوا واجباتهم للمميزين في الفريق. يمكن أن تكون المعرفة سببا آخر من الأسباب، إذ في بعض الأوقات يمتلك المدير معرفة جيدة بكيفية القيام بواجب ما بالرغم من صعوبته أو سهولته مما يدفعه ذلك إلى تنفيذ ذلك الواجب بنفسه دون إسناده إلى موظف آخر لمعرفته من أن تنفيذه هذا الواجب سيضمن له النتائج الممتازة و يوفر عليه الوقت الذي سيستهلك في تفسير الأمور و الجهد. يعتبر هذا السبب ناتج عن الإستيعاب الخاطئ للأمور. في الكثير من الأحيان يتغاظى المدراء عن شرح الواجب للموظف لمرة أو مرتين حتى يوفروا الوقت، لكنهم بفعلهم هذا هم غير مدركين للفوائد التي سيجنوها من شرح الواجب للموظف لأكثر من مرة.
يوجد العديد من الأمور التي يجب أخذها بالحسبان من قبل القائد أو المدير قبل لجوئه إلى عملية الإسناد. وهذه الأمور هي:
يقدم بيت.كوم لكم بعض الإرشادات التي تساعدكم على الإسناد بنجاح و فاعلية:
قال (وليام نايت) الكاتب الصحفي في جريدة (الغاردين) الإنجليزية "كلما نمت أعمالنا، زادت حاجتنا لإسناد الواجبات و المسؤوليات و زادت أيضا حاجتنا إلى تشجيع الرجال و النساء على أخذ المبادرات. سترتكب الأخطاء. لكن إذا كان الفرد بالضرورة هو المناسب للقيام بواجب ما، ستكون الأخطاء التي يرتكبها قليلة الأهمية في المدى الطويل بالمقارنة مع الأخطاء التي ترتكبها الإدارة إذا إختارت أن تملي على هؤلاء الذين لديهم السلطة كيفية القيام بوظائفهم بحذافيرها كافة". يترتب على الإسناد السيئ للواجبات نتائج غير حميدة. لهذا السبب تنصح الشركات بتدريب مدرائها على مهارت إسناد الواجبات الفعالة و تجنب الأخطاء الشائعة و غيرها من هفوات.
